Qual è l'approccio migliore per creare manuali utente?

I manuali utente guidano l'assemblaggio, l'installazione e l'utilizzo di un prodotto. I manuali per l'utente possono avere forme diverse, ad esempio istruzioni per l'utente, guide per l'utente, guide di avvio rapido, guide introduttive o documentazione tecnica.

Chi è coinvolto nella scrittura tecnica e come viene eseguita?

Di solito esistono tre modi in cui le aziende producono testi tecnici , inclusi manuali utente e di istruzioni. Vediamo quale approccio è il migliore e come puoi sfruttare al meglio ciascun metodo.

1. Chiedere al personale tecnico di scrivere il manuale utente

Molte aziende tendono ad incaricare uno o un team di tecnici di svolgere il lavoro di scrittura. Potrebbe sembrare un'idea intelligente.

Questo team comprende ingegneri di prodotto, sviluppatori e designer. Sono i padri, i creatori. Quindi sanno tutto (se non ciascuno individualmente, ma forse del tutto). In una parola, sono gli esperti in materia. E se c'è un bug o un errore, sono anche il miglior riferimento.

Dopo tutto, perché preoccuparsi di assumere e pagare un dipendente in più quando le migliori risorse sono proprio lì? Questa non è l’idea migliore, né quella più economica. Sebbene lo staff tecnico sia uno dei riferimenti per un manuale, non è necessariamente la persona più adatta per creare un manuale di formazione. Ecco perché:

Prima di tutto, sono bravi scrittori? Molti tecnici il cui compito principale è progettare e sviluppare un prodotto non sono interessati a scrivere e documentare; per lo stesso motivo non hanno intrapreso la scrittura professionale. Potrebbero pensare di avere altre cose urgenti da fare, il che è vero, considerando i loro compiti e responsabilità primari. Pertanto, potrebbero non essere scrittori abili e non essere disposti ad acquisire tali competenze. Tuttavia, se i tuoi tecnici sono bravi scrittori o sono interessati a scrivere, sei fortunato. Ma non è tutto.

In secondo luogo, le persone coinvolte nello sviluppo tecnico di un prodotto ne hanno visioni diverse. Sono inclini a dare per scontato che molte informazioni siano ovvie, mentre un utente alle prime armi ha sicuramente bisogno di chiarimenti. È probabile che cadano nella trappola della scrittura tecnica, fornendo informazioni tecniche dettagliate che ritengono essenziali ma non utili per l'utente.

Alcuni dettagli sono cruciali per gli ingegneri ma non aiutano l'utente medio. Ciò che conta per gli utenti sono i risultati del processo tecnico e il modo in cui soddisfa le loro esigenze, non ciò che sta dietro al processo.

I manuali devono essere concisi e riservati nei dettagli tecnici ma generosi nel dare istruzioni e avvertenze. È probabile che anche gli esperti in materia utilizzino parole e gergo tecnici e pensino che sia OK. Potrebbero anche spiegare la terminologia facendo riferimento ad altri vocaboli, il che crea confusione.

Suggerimenti per far funzionare questo metodo:

Se vuoi chiedere al tuo attuale staff tecnico di scrivere il manuale, coinvolgi tutto il team. In questo modo è possibile garantire l'applicazione di prospettive diverse.

2. Chiedere allo staff tecnico di scrivere il manuale e di farlo correggere da un editor/scrittore.

Le cose stanno così. I tecnici scrivono una bozza e la consegnano a un editor/scrittore tecnico. In questo modo è più probabile che gli standard di scrittura vengano rispettati. Lo scrittore semplificherà alcune parti, sostituirà il gergo con parole più comuni, unificherà l'intero stile, applicherà alcuni trucchi e lo renderà più attraente.

Questo metodo suona molto meglio. Ma si può garantire che gli editori colmino le lacune create in primo luogo dallo staff tecnico? Probabilmente non riescono a indovinare tutte le parti mancanti e a migliorare ciò che hanno ricevuto.

Suggerimenti per ottenere il massimo da questo metodo:

• Una buona collaborazione potrebbe portare alla creazione di un professionista. Assicurati di collegare gli esperti in materia (il tuo team tecnico) con lo scrittore/editore e non chiedere semplicemente a scrittori casuali di modificare un documento senza informazioni di base.
• Assicurati che chi scrive possa rivolgersi frequentemente al team tecnico per discutere parti diverse o quando c'è una domanda. Inoltre, chiedi al team tecnico di rivedere il documento modificato per garantire che il contenuto tecnico sia stato percepito e comunicato correttamente.

3. Chiedi a uno scrittore tecnico di svolgere il lavoro in stretta collaborazione con il team tecnico

Assumere uno scrittore tecnico sembra il metodo ideale. Avere uno scrittore tecnico che crea il manuale fin dall'inizio e allo stesso tempo avere l'opportunità di collaborare a stretto contatto con il team tecnico, utilizzare, testare e studiare il prodotto è l'ingrediente mancante per un manuale utente perfettamente realizzato. Si consiglia vivamente di assumere uno scrittore tecnico per scrivere il manuale. Gli esperti in materia possono rivedere, commentare, spiegare e modificare mentre discutono le funzioni e le caratteristiche del prodotto.

La scrittura collaborativa è il trucco magico.

In tutti e tre gli approcci, la collaborazione è la chiave per una scrittura migliore. Strumenti di documentazione incentrati sul lavoro di squadra e che forniscono uno spazio per una collaborazione efficace potrebbero facilitare questo processo. Molti strumenti online stanno cercando di renderlo più semplice. Per rafforzare la cooperazione c’è molto di più della semplice capacità di condividere, commentare e discutere parti diverse.

Sonat ha iniziato a concentrarsi sempre di più sulla promozione della scrittura collaborativa migliorando le funzionalità del flusso di lavoro in cui è possibile definire un processo automatizzato. In questo processo. Tutti i membri di un'organizzazione possono essere coinvolti ed è possibile assegnare compiti e livelli di accesso diversi applicando regole automatiche; di conseguenza, consente di risparmiare molto tempo di modifica.

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