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Documentazione interna, esterna, di prodotto, di processo, tecnica e per l'utente

<h1>Documentazione interna, esterna, di prodotto, di processo, tecnica e per l'utente</h1>Hai sempre avuto bisogno di chiarimenti con molti termini riferiti a diversi tipi di documentazione? Dai un'occhiata alle seguenti domande.Cosa significa manuale e documentazione per l'utente? Cos'è un manuale utente? Scrivere un manuale utente è considerato documentazione tecnica? Quali sono le differenze tra un manuale di formazione e un manuale di istruzioni? Documentazione esterna e interna? Documentazione di prodotto e di processo?Qui classificheremo e definiremo tutti questi termini correlati nel modo che abbia più senso, così imparerai come sono simili o diversi. Tuttavia, i termini della documentazione potrebbero essere usati in modo intercambiabile; Copriremo anche loro. Quindi, iniziamo con la definizione del termine più generale in questo argomento:<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Ottieni maggiori informazioni sull'importanza <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/what-exactly-is-a-user-manual-and-why-is-it-so-important-?lang=en">di un manuale utente</a> per la tua azienda.</div></aside>&nbsp;<h2 id="documentazione">Documentazione</h2>&nbsp;La documentazione è materiale comunicabile che fornisce formalmente informazioni per l'introduzione, la descrizione, la formazione e l'istruzione relative a un sistema, prodotto, servizio, organizzazione, procedura o processo tecnico. In molti casi, questi documenti formali e informativi sono noti anche come Manuali.Andiamo al livello successivo.Quando si parla di un prodotto o servizio, una buona classificazione può dividere la documentazione o i manuali in due gruppi principali; Documentazione tecnica e documentazione per l'utente . Un'altra categoria può dividere i documenti in Documentazione di prodotto e Documentazione di processo, simile alla prima categoria. Un altro metodo ragionevole per classificare la documentazione, soprattutto per quanto riguarda i contesti organizzativi, è organizzare la documentazione in base all'essere Interna o Esterna.Li discuteremo tutti e inizieremo con quello più ampio.<h3>Documentazione esterna <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp" alt="Documentazione esterna" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=350 350w" sizes="100vw" width="350"></h3>Come si può intuire dal nome, la documentazione esterna è destinata ad essere condivisa con persone esterne a un'organizzazione (azienda, business unit, ecc.) per fornire informazioni e guide riguardanti un prodotto o servizio. Pertanto, la documentazione esterna potrebbe anche essere chiamata Documentazione del prodotto. La documentazione esterna/di prodotto di un'azienda può essere suddivisa in Documentazione utente e Documentazione di sistema .<h4 style="text-align:justify;">A. Documentazione per l'utente</h4>La documentazione per l'utente, nota anche come documentazione per l'utente finale, si rivolge agli utenti finali per fornire informazioni complete su un prodotto o un servizio. I documenti di questo gruppo possono anche essere definiti Assistenza utente. Il loro scopo principale è aiutare gli utenti con informazioni utili su un prodotto, come un'introduzione generale, la descrizione delle sue funzionalità e le istruzioni sull'installazione, l'utilizzo e la manutenzione.I manuali di questo gruppo insegnano le materie attraverso alcune spiegazioni tecniche. Tuttavia, poiché il target sono gli utenti finali, devono limitare le informazioni tecniche dettagliate e utilizzare un linguaggio semplice con termini ed espressioni standard invece del gergo tecnico. Pertanto, forniscono guide intuitive e istruzioni passo passo per l'uso pratico. Di conseguenza, sebbene la documentazione per l'utente rientri nell'ambito di un <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">redattore tecnico</a> (colui che utilizza le informazioni tecniche, le comprende e le traduce in contenuti più brevi e semplici per gli utenti finali), non è sempre considerata documentazione tecnica. Poiché di solito non si rivolgono a esperti e professionisti. Discuteremo la documentazione tecnica più avanti in questo articolo.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Un modo sorprendentemente semplice per creare il tuo manuale utente con <a href="https://sonat.com/features/">i modelli gratuiti di manuale utente di Sonat</a> .</div></aside>Esaminiamo le diverse forme di documentazione per l'utente:<ul><li>Manuale di installazione e configurazione<ul><li>Il Manuale di installazione e configurazione include informazioni dettagliate sull'installazione, la configurazione e l'avvio di un prodotto.</li></ul></li><li>Manuale di istruzioni<ul><li>Un manuale che istruisce gli utenti su come utilizzare il prodotto in modo appropriato.</li></ul></li><li>Manuale di risoluzione dei problemi<ul><li>Un manuale che spiega come risolvere i problemi comuni del prodotto.</li></ul></li><li>Manuale d'uso<ul><li>Un tipico manuale utente spesso include tutte le guide sopra menzionate in un unico posto. I manuali utente si concentrano su diversi utenti, inclusi quelli esperti e non qualificati, e forniscono istruzioni sulla configurazione, il funzionamento e la manutenzione del prodotto. Presentano il prodotto agli utenti e ne descrivono le funzionalità standard e le sue diverse caratteristiche e applicazioni. Di solito includono precauzioni relative all'utilizzo del prodotto e potrebbero anche includere domande frequenti di base e risoluzione dei problemi.</li></ul></li></ul>&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Documentazione del sistema <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp" alt="Documentazione del sistema" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=400 400w" sizes="100vw" width="400"></h4>La documentazione del sistema potrebbe essere fornita come Manuale di servizio o Manuale di riparazione . La documentazione del sistema include una panoramica dei sistemi sottostanti, informazioni tecniche più dettagliate e istruzioni di riparazione per aiutare meccanici, ingegneri e altri utenti avanzati a riparare il prodotto.<h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">Documentazione interna</h3>La documentazione interna non è destinata ad essere condivisa esternamente. Include dettagli tecnici e politiche organizzative, procedure, ecc., che non sono necessari o produttivi per gli utenti. In genere, i documenti di questo gruppo fungono da riferimento per dipendenti, team tecnici, manager o altri impiegati, per svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente. Come accennato in precedenza, la documentazione interna può essere suddivisa in documentazione tecnica/di processo e documentazione di supporto all'organizzazione .&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">A. Documentazione tecnica</h4>Quando usiamo il termine <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">documentazione tecnica</a> , intendiamo quei documenti interni distribuiti principalmente tra il team tecnico di un'organizzazione. Coprono argomenti come piani di test, processi di sviluppo, specifiche di progettazione, piani di progetto, manutenzione e miglioramento del sistema, ecc., e molti termini tecnici. Il termine Documentazione di processo si riferisce quasi allo stesso tipo di documenti. La documentazione tecnica e quella di processo potrebbero essere utilizzate in modo intercambiabile.&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Documentazione di supporto all'organizzazione</h4>In qualsiasi organizzazione, esistono diversi manuali e documentazione per la formazione dei dipendenti e la definizione delle linee guida organizzative interne, e la maggior parte di questi documenti rientra nell'ambito <a href="https://resources.workable.com/hr-manager-job-description">delle risorse umane</a> . Parliamo di alcuni dei termini più comuni relativi ai manuali che incontri in un'organizzazione:1. Manuale operativo:Questo manuale include standard e linee guida di un'azienda che delineano cosa e come dovrebbe essere fatto. Aiuta quindi il personale a svolgere il proprio lavoro in modo più corretto ed efficiente, soprattutto per quanto riguarda la qualità e la sicurezza di beni e servizi.2. Manuale di gestione delle crisi:È un manuale istruire i dipendenti su come rispondere alle crisi sul posto di lavoro.3. Manuale di audit:Descrive le politiche e le procedure di audit di una società.4. Manuale di formazione:Un manuale di formazione è progettato principalmente per migliorare le attività eseguite e potrebbe includere istruzioni per la formazione dei dipendenti. I manuali di formazione possono essere utilizzati come guide di riferimento sia per i principianti che per i dipendenti esperti/esperti.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Leggi <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/top-13-rules-to-create-a-user-manual?lang=en">13 regole comprovate per creare facilmente il tuo manuale utente</a> .</div></aside>5. Manuale delle politiche:Un manuale delle politiche o un manuale delle politiche e delle procedure è solitamente un buon riferimento per manager e supervisori per assisterli nel prendere decisioni e gestire l'azienda in modo efficace. Contiene tutte le linee guida, le regole e le politiche aziendali, nonché le procedure esatte per seguire tali politiche e standard.6. Manuale Organizzativo:Definisce la struttura organizzativa e include tutte le informazioni riguardanti posizioni, compiti, doveri, descrizioni del lavoro, responsabilità, relazioni e gerarchie di un'organizzazione. Pertanto, aiuta i dipendenti a conoscere e svolgere meglio la propria posizione lavorativa.&nbsp;<h2 id="guide">Guide</h2>&nbsp;Ora, cos’è una guida?Rispetto ai termini manuali di cui abbiamo parlato, guida è un termine più generale, che si riferisce a qualsiasi manuale con guide e aiuti. Una guida non riguarda necessariamente l'utilizzo di un prodotto. Una guida per l'utente non deve essere completa e potrebbe essere semplice come una scheda, che fornisce agli utenti alcune istruzioni utili.&nbsp;&nbsp;<aside class="template-box note-template-box" variant="note"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">I termini guida per l'utente, istruzioni per l'utente, manuale di istruzioni per l'utente e manuale per l'utente sono spesso usati in modo intercambiabile poiché il loro obiettivo principale è aiutare a utilizzare correttamente un prodotto.</div></aside>&nbsp;<h2 id="conclusione">Conclusione</h2>&nbsp;La documentazione di un'organizzazione potrebbe essere classificata in diversi metodi. Un metodo consiste nel decidere quali documenti verranno condivisi esternamente e quali no. Le politiche e le procedure tecniche e aziendali dettagliate non sono destinate ad essere distribuite a soggetti esterni. D'altro canto, la documentazione di sistema e dell'utente può aiutare gli utenti a conoscere il prodotto di un'azienda secondo necessità. Quindi, facciamo un rapido ripasso dei punti principali:<figure class="image"><img src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp" alt="Classificazione della documentazione" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=640 640w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=800 800w" sizes="100vw" width="800"></figure>&nbsp;<figure class="table"><table><thead><tr><th colspan="4">Documentazione: I documenti formali descrittivo-informativi</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="2">Documentazione interna : si rivolge alle persone all'interno di un'organizzazione, compreso il personale tecnico e d'ufficio.</td><td colspan="2">Documentazione esterna/di prodotto : si rivolge a utenti ed esterni</td></tr><tr><td>Documentazione tecnica/di processo : include piani di progetto e test, progettazioni e sviluppo condivisi internamente con il team tecnico.</td><td>Documentazione di supporto all'organizzazione: politiche, procedure, standard, organigrammi e materiali di formazione di un'azienda.</td><td>Documentazione per l'utente: si rivolge agli utenti finali; la forma più comune è un manuale utente.</td><td>Documentazione di sistema: rivolta agli utenti avanzati (ingegneri e personale di manutenzione)</td></tr></tbody></table></figure>La documentazione per l'utente è costituita principalmente da:<ul><li>Manuale di istruzioni</li><li>Manuale di installazione</li><li>Manuale di risoluzione dei problemi</li><li>Manuale d'uso</li></ul>L'obiettivo della documentazione per l'utente è:Aiuta gli utenti a conoscere un prodotto e come:<ul><li>Installare</li><li>Operare</li><li>Risoluzione dei problemi</li><li>Tenere gli utenti lontani da possibili pericoli</li></ul>La documentazione tecnica riguarda principalmente:<ul><li>Piani di prova</li><li>Specifica tecnica di progettazione</li><li>Piani di progetto</li></ul>L'obiettivo della documentazione tecnica è:Conservare i registri del processo tecnico e dei tecnici di inserimento di un'organizzazione per:<ul><li>sviluppo</li><li>Test</li><li>Manutenzione</li><li>Miglioramento</li></ul><aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">I modelli di manuale utente gratuiti e garantiti al 100% ti aiuteranno a scrivere il tuo manuale da zero. <a href="https://editor.sonat.com/auth/signup">Iscrizione</a>&nbsp;&nbsp; e <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/free-user-manual-template?lang=en">scrivere un manuale professionale utilizzando modelli di manuali utente gratuiti</a> .</div></aside>

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