Documentazione interna, esterna, di prodotto, di processo, tecnica e per l'utente

Hai sempre avuto bisogno di chiarimenti con molti termini riferiti a diversi tipi di documentazione? Dai un'occhiata alle seguenti domande.

Cosa significa manuale e documentazione per l'utente? Cos'è un manuale utente? Scrivere un manuale utente è considerato documentazione tecnica? Quali sono le differenze tra un manuale di formazione e un manuale di istruzioni? Documentazione esterna e interna? Documentazione di prodotto e di processo?

Qui classificheremo e definiremo tutti questi termini correlati nel modo che abbia più senso, così imparerai come sono simili o diversi. Tuttavia, i termini della documentazione potrebbero essere usati in modo intercambiabile; Copriremo anche loro. Quindi, iniziamo con la definizione del termine più generale in questo argomento:

Documentazione

La documentazione è materiale comunicabile che fornisce formalmente informazioni per l'introduzione, la descrizione, la formazione e l'istruzione relative a un sistema, prodotto, servizio, organizzazione, procedura o processo tecnico. In molti casi, questi documenti formali e informativi sono noti anche come Manuali.

Andiamo al livello successivo.

Quando si parla di un prodotto o servizio, una buona classificazione può dividere la documentazione o i manuali in due gruppi principali; Documentazione tecnica e documentazione per l'utente . Un'altra categoria può dividere i documenti in Documentazione di prodotto e Documentazione di processo, simile alla prima categoria. Un altro metodo ragionevole per classificare la documentazione, soprattutto per quanto riguarda i contesti organizzativi, è organizzare la documentazione in base all'essere Interna o Esterna.

Li discuteremo tutti e inizieremo con quello più ampio.

Documentazione esterna

Come si può intuire dal nome, la documentazione esterna è destinata ad essere condivisa con persone esterne a un'organizzazione (azienda, business unit, ecc.) per fornire informazioni e guide riguardanti un prodotto o servizio. Pertanto, la documentazione esterna potrebbe anche essere chiamata Documentazione del prodotto. La documentazione esterna/di prodotto di un'azienda può essere suddivisa in Documentazione utente e Documentazione di sistema .

A. Documentazione per l'utente

La documentazione per l'utente, nota anche come documentazione per l'utente finale, si rivolge agli utenti finali per fornire informazioni complete su un prodotto o un servizio. I documenti di questo gruppo possono anche essere definiti Assistenza utente. Il loro scopo principale è aiutare gli utenti con informazioni utili su un prodotto, come un'introduzione generale, la descrizione delle sue funzionalità e le istruzioni sull'installazione, l'utilizzo e la manutenzione.

I manuali di questo gruppo insegnano le materie attraverso alcune spiegazioni tecniche. Tuttavia, poiché il target sono gli utenti finali, devono limitare le informazioni tecniche dettagliate e utilizzare un linguaggio semplice con termini ed espressioni standard invece del gergo tecnico. Pertanto, forniscono guide intuitive e istruzioni passo passo per l'uso pratico. Di conseguenza, sebbene la documentazione per l'utente rientri nell'ambito di un redattore tecnico (colui che utilizza le informazioni tecniche, le comprende e le traduce in contenuti più brevi e semplici per gli utenti finali), non è sempre considerata documentazione tecnica. Poiché di solito non si rivolgono a esperti e professionisti. Discuteremo la documentazione tecnica più avanti in questo articolo.

Esaminiamo le diverse forme di documentazione per l'utente:

• Manuale di installazione e configurazione
  • Il Manuale di installazione e configurazione include informazioni dettagliate sull'installazione, la configurazione e l'avvio di un prodotto.
• Manuale di istruzioni
  • Un manuale che istruisce gli utenti su come utilizzare il prodotto in modo appropriato.
• Manuale di risoluzione dei problemi

  • Un manuale che spiega come risolvere i problemi comuni del prodotto.

• Manuale d'uso
  • Un tipico manuale utente spesso include tutte le guide sopra menzionate in un unico posto. I manuali utente si concentrano su diversi utenti, inclusi quelli esperti e non qualificati, e forniscono istruzioni sulla configurazione, il funzionamento e la manutenzione del prodotto. Presentano il prodotto agli utenti e ne descrivono le funzionalità standard e le sue diverse caratteristiche e applicazioni. Di solito includono precauzioni relative all'utilizzo del prodotto e potrebbero anche includere domande frequenti di base e risoluzione dei problemi.

B. Documentazione del sistema

La documentazione del sistema potrebbe essere fornita come Manuale di servizio o Manuale di riparazione . La documentazione del sistema include una panoramica dei sistemi sottostanti, informazioni tecniche più dettagliate e istruzioni di riparazione per aiutare meccanici, ingegneri e altri utenti avanzati a riparare il prodotto.

Documentazione interna

La documentazione interna non è destinata ad essere condivisa esternamente. Include dettagli tecnici e politiche organizzative, procedure, ecc., che non sono necessari o produttivi per gli utenti. In genere, i documenti di questo gruppo fungono da riferimento per dipendenti, team tecnici, manager o altri impiegati, per svolgere il proprio lavoro in modo più efficiente. Come accennato in precedenza, la documentazione interna può essere suddivisa in documentazione tecnica/di processo e documentazione di supporto all'organizzazione .

A. Documentazione tecnica

Quando usiamo il termine documentazione tecnica , intendiamo quei documenti interni distribuiti principalmente tra il team tecnico di un'organizzazione. Coprono argomenti come piani di test, processi di sviluppo, specifiche di progettazione, piani di progetto, manutenzione e miglioramento del sistema, ecc., e molti termini tecnici. Il termine Documentazione di processo si riferisce quasi allo stesso tipo di documenti. La documentazione tecnica e quella di processo potrebbero essere utilizzate in modo intercambiabile.

B. Documentazione di supporto all'organizzazione

In qualsiasi organizzazione, esistono diversi manuali e documentazione per la formazione dei dipendenti e la definizione delle linee guida organizzative interne, e la maggior parte di questi documenti rientra nell'ambito delle risorse umane . Parliamo di alcuni dei termini più comuni relativi ai manuali che incontri in un'organizzazione:

1. Manuale operativo:

Questo manuale include standard e linee guida di un'azienda che delineano cosa e come dovrebbe essere fatto. Aiuta quindi il personale a svolgere il proprio lavoro in modo più corretto ed efficiente, soprattutto per quanto riguarda la qualità e la sicurezza di beni e servizi.

2. Manuale di gestione delle crisi:

È un manuale istruire i dipendenti su come rispondere alle crisi sul posto di lavoro.

3. Manuale di audit:

Descrive le politiche e le procedure di audit di una società.

4. Manuale di formazione:

Un manuale di formazione è progettato principalmente per migliorare le attività eseguite e potrebbe includere istruzioni per la formazione dei dipendenti. I manuali di formazione possono essere utilizzati come guide di riferimento sia per i principianti che per i dipendenti esperti/esperti.

5. Manuale delle politiche:

Un manuale delle politiche o un manuale delle politiche e delle procedure è solitamente un buon riferimento per manager e supervisori per assisterli nel prendere decisioni e gestire l'azienda in modo efficace. Contiene tutte le linee guida, le regole e le politiche aziendali, nonché le procedure esatte per seguire tali politiche e standard.

6. Manuale Organizzativo:

Definisce la struttura organizzativa e include tutte le informazioni riguardanti posizioni, compiti, doveri, descrizioni del lavoro, responsabilità, relazioni e gerarchie di un'organizzazione. Pertanto, aiuta i dipendenti a conoscere e svolgere meglio la propria posizione lavorativa.

Guide

Ora, cos’è una guida?

Rispetto ai termini manuali di cui abbiamo parlato, guida è un termine più generale, che si riferisce a qualsiasi manuale con guide e aiuti. Una guida non riguarda necessariamente l'utilizzo di un prodotto. Una guida per l'utente non deve essere completa e potrebbe essere semplice come una scheda, che fornisce agli utenti alcune istruzioni utili.  

Conclusione

La documentazione di un'organizzazione potrebbe essere classificata in diversi metodi. Un metodo consiste nel decidere quali documenti verranno condivisi esternamente e quali no. Le politiche e le procedure tecniche e aziendali dettagliate non sono destinate ad essere distribuite a soggetti esterni. D'altro canto, la documentazione di sistema e dell'utente può aiutare gli utenti a conoscere il prodotto di un'azienda secondo necessità. Quindi, facciamo un rapido ripasso dei punti principali:

La documentazione per l'utente è costituita principalmente da:

• Manuale di istruzioni
• Manuale di installazione
• Manuale di risoluzione dei problemi
• Manuale d'uso

L'obiettivo della documentazione per l'utente è:

Aiuta gli utenti a conoscere un prodotto e come:

• Installare
• Operare
• Risoluzione dei problemi
• Tenere gli utenti lontani da possibili pericoli

La documentazione tecnica riguarda principalmente:

• Piani di prova
• Specifica tecnica di progettazione
• Piani di progetto

L'obiettivo della documentazione tecnica è:

Conservare i registri del processo tecnico e dei tecnici di inserimento di un'organizzazione per:

• sviluppo
• Test
• Manutenzione
• Miglioramento