Quelle est la meilleure approche pour créer des manuels d’utilisation ?

Les manuels d'utilisation guident l'assemblage, l'installation et l'utilisation d'un produit. Les manuels d'utilisation peuvent se présenter sous différentes formes, telles que des instructions d'utilisation, des guides d'utilisation, des guides de démarrage rapide, des guides de démarrage ou de la documentation technique.

Qui est impliqué dans la rédaction technique et comment se déroule-t-il ?

Il existe généralement trois manières pour les entreprises de produire des écrits techniques , notamment des manuels d'utilisation et d'instructions. Voyons quelle approche est la meilleure et comment vous pouvez tirer le meilleur parti de chaque méthode.

1. Demandez au personnel technique de rédiger le manuel d'utilisation

De nombreuses entreprises ont tendance à affecter un ou une équipe de techniciens pour effectuer le travail de rédaction. Cela peut sembler une idée intelligente.

Cette équipe comprend des ingénieurs produits, des développeurs et des concepteurs. Ce sont les pères, les créateurs. Ainsi, ils savent tout (sinon chacun individuellement, mais peut-être globalement). En un mot, ce sont eux les experts en la matière. Et s’il y a un bug ou une erreur, ils constituent aussi la meilleure référence.

Après tout, pourquoi s’embêter à recruter et à payer un employé supplémentaire alors que les meilleures ressources sont là ? Ce n’est pas la meilleure idée, ni la plus économique. Si le personnel technique constitue l’une des références pour un manuel, il ne constitue pas nécessairement la meilleure personne pour créer un manuel de formation. Voici pourquoi:

Tout d’abord, sont-ils de bons écrivains ? De nombreux techniciens dont la tâche principale consiste à concevoir et développer un produit ne sont pas intéressés par l'écriture et la documentation ; pour la même raison, ils n’ont pas poursuivi l’écriture professionnelle. Ils pourraient penser qu’ils ont d’autres choses urgentes à faire, ce qui est vrai compte tenu de leurs tâches et responsabilités principales. Par conséquent, ils ne sont peut-être pas des écrivains compétents et ne souhaitent pas acquérir ces compétences. Cependant, si vos techniciens sont de bons rédacteurs ou s'intéressent à l'écriture, vous avez de la chance. Pourtant, ce n’est pas tout.

Deuxièmement, les personnes impliquées dans le développement technique d’un produit ont des points de vue différents sur celui-ci. Ils ont tendance à supposer que de nombreuses informations sont évidentes, alors qu'un nouvel utilisateur a certainement besoin de clarifications. Ils sont susceptibles de tomber dans ce piège de la rédaction technique, en fournissant des informations techniques détaillées qu'ils jugent essentielles mais inutiles pour l'utilisateur.

Certains détails sont cruciaux pour les ingénieurs mais n'aident pas l'utilisateur moyen. Ce qui compte pour les utilisateurs, ce sont les résultats du processus technique et la manière dont il répond à leurs besoins, et non ce qui se cache derrière le processus.

Les manuels doivent être concis et réservés dans les détails techniques tout en donnant généreusement des instructions et des avertissements. Les experts en la matière sont également susceptibles d'utiliser des mots et du jargon techniques et de penser que ce n'est pas grave. Ils pourraient même expliquer la terminologie en faisant référence à un autre vocabulaire, ce qui crée de la confusion.

Conseils pour faire fonctionner cette méthode :

Si vous souhaitez demander à votre équipe technique actuelle de rédiger le manuel, impliquez toute l’équipe. De cette façon, vous pouvez garantir que différentes perspectives sont appliquées.

2. Demandez au personnel technique de rédiger le manuel et de le faire relire par un éditeur/rédacteur.

Voici comment ça se passe. Les techniciens rédigent un brouillon et le remettent à un éditeur/rédacteur technique. De cette façon, les normes d’écriture ont plus de chances d’être respectées. L'écrivain simplifiera certaines parties, remplacera le jargon par des mots plus courants, unifiera l'ensemble du style, appliquera quelques astuces et le rendra plus attrayant.

Cette méthode semble bien meilleure. Mais pouvez-vous garantir que les éditeurs combleront les lacunes créées par le personnel technique en premier lieu ? Ils ne peuvent probablement pas deviner toutes les pièces manquantes et améliorer ce qu'ils ont reçu.

Conseils pour tirer le meilleur parti de cette méthode :

• Une bonne collaboration pourrait aboutir à la création d’un professionnel. Assurez-vous de mettre en relation les experts en la matière (votre équipe technique) avec le rédacteur/éditeur et ne demandez pas simplement à des rédacteurs aléatoires de modifier un document sans aucune information de base.
• Assurez-vous que le rédacteur peut fréquemment contacter l'équipe technique pour discuter de différentes parties ou lorsqu'il y a une question. Et demandez également à l’équipe technique d’examiner le document édité pour garantir que le contenu technique a été perçu et communiqué correctement.

3. Faire travailler un rédacteur technique en étroite collaboration avec l'équipe technique

L'embauche d'un rédacteur technique semble être la méthode idéale. Avoir un rédacteur technique qui crée le manuel dès le début tout en ayant la possibilité de collaborer étroitement avec l'équipe technique, d'utiliser, de tester et d'étudier le produit est l'ingrédient manquant pour un manuel d'utilisation parfaitement rédigé. Il est fortement recommandé de recruter un rédacteur technique pour rédiger le manuel. Les experts en la matière peuvent réviser, commenter, expliquer et modifier tout en discutant des fonctions et caractéristiques du produit.

L'écriture collaborative est le tour de magie.

Dans les trois approches, la collaboration est la clé d’une écriture mieux conçue. Des outils de documentation axés sur le travail d’équipe et offrant un espace de collaboration efficace pourraient faciliter ce processus. De nombreux outils en ligne tentent de faciliter les choses. Le renforcement de la coopération ne se limite pas à la simple capacité de partager, de commenter et de discuter de différentes parties.

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