Hoe u een professionele gebruikershandleiding maakt

Een gebruikershandleiding combineert tekstuele en visuele informatie om gebruikers te helpen een product correct te begrijpen en te gebruiken. Daarom reageren de gebruikershandleidingen voornamelijk op HOE-vragen of procedurele informatie, zoals hoe u het programma aan de slag kunt krijgen, hoe u het veilig kunt gebruiken, hoe u de verschillende functies kunt laten werken en hoe u de problemen kunt oplossen. Bovendien behandelt het WAT-vragen en biedt het conceptuele informatie, zoals wat is het product, wat zijn de belangrijkste kenmerken en functies, wat is het primaire doel, wat zijn de risico's, wat zijn de mogelijke problemen, enzovoort. Dienovereenkomstig moet een goede handleiding procedurele en conceptuele informatie behandelen in duidelijke en niet-technische taal en met een passende toon voor de gebruikers. Bovendien moet de handleiding to-the-point zijn en alleen relevante informatie bevatten voor de beoogde gebruikers.

Wat zijn de drie belangrijkste elementen van een gebruikershandleiding?

Over het algemeen moet u rekening houden met drie hoofdaspecten van een gebruikershandleiding om deze zo begrijpelijk en nuttig mogelijk te maken: structuur en stijl, componenten en inhoud.

1. Structuur en stijl van een gebruikershandleiding

Formaat en structuur zijn essentiële elementen bij het schrijven van een professionele gebruikershandleiding waarmee gebruikers snel de informatie kunnen vinden en volgen die ze nodig hebben. Gezien het feit dat het primaire doel van een gebruikershandleiding het geven van instructies is, is het noodzakelijk om een ​​goede schrijfstijl aan te nemen en de handleiding zo duidelijk en gemakkelijk te volgen mogelijk te maken, met het juiste gebruik van alle elementen die in de instructies worden gebruikt, inclusief kopjes, speciale mededelingen en hoogtepunten, lijsten, tabellen en afbeeldingen. De volgende zijn essentiële elementen waarmee u rekening moet houden met betrekking tot de stijl en structuur van een gebruikershandleiding:

• Koppen: Plan en organiseer titels op de juiste manier om cruciale informatie te markeren en gebruikers te helpen deze gemakkelijk te vinden
• Lijsten: Cijfers en lijsten met opsommingstekens zijn perfecte manieren om gebruikers te helpen informatie snel te scannen.
• Tabellen: Organiseer relevante statistische informatie of andere gedetailleerde referenties in de vorm van tabellen die gemakkelijk toegankelijk zijn.
• Speciale mededelingen: u kunt speciale mededelingen gebruiken om de aandacht van gebruikers te vestigen op specifieke punten, zoals waarschuwingen en andere opmerkingen, om gebruikers bewust te maken van mogelijke problemen of gevaren.
• Hoogtepunten: Om een ​​opmerkelijk punt te benadrukken, past u een standaard en consistente methode toe voor het markeren van de hele tekst, die kan worden gekenmerkt door functies zoals het vet, cursief of onderstreept maken van de tekst of het gebruik van alternatieve lettertypen, kleuren, enzovoort)
• Instructiepatroon: Gebruik het standaardontwerp en de schets van de instructies. Het verwees voornamelijk naar taakgerichte kopjes en secties en genummerde verticale lijsten die de stappen specificeerden voor elke actie die de gebruikers moesten volgen.
• Visuals: Gebruik een standaard en consistente manier om visuals te presenteren om belangrijke componenten of activiteiten te verduidelijken.

2. Onderdelen van een gebruikershandleiding

Hier is een lijst met de meest voorkomende componenten bij het maken van een professionele handleiding. Afhankelijk van het producttype kan een gebruikershandleiding alle of enkele van de volgende secties bevatten. Er is geen strikte standaard en verschillende bedrijven kunnen andere bestellingen voor hun producten gebruiken:

1. Omslagpagina's (inclusief zowel voor- als achteromslag)
2. Titelpagina
3. Copyrightpagina of editiekennisgeving
4. Algemene voorwaarden/disclaimers
5. Handelsmerken
6. Garanties/garanties
7. Licentieovereenkomsten
8. Inhoudsopgave (inclusief een lijst met figuren en tabellen)
9. Veiligheidsoverwegingen
10. Inleiding/voorwoord
11. Overzicht
12. Informatie over het product
13. Onderdelenlijsten/accessoires
14. Technische beschrijving
15. Instructies
16. Bijlagen
17. Woordenlijst
18. Inhoudsopgave
19. Feedbacksectie
20. Veelgestelde vragen (FAQ)
21. Probleemoplossen
22. Bedrijfs-/zakelijke contactgegevens

3. Inhoud van een gebruikershandleiding

De volgende lijst toont de belangrijkste inhoud van een gebruikershandleiding:

• Instructies: Instructie is een essentieel doel, waarbij wordt verwezen naar de stapsgewijze handleidingen waarin wordt uitgelegd hoe verder te gaan met het monteren of installeren, bedienen en oplossen van problemen met een product. In sommige gevallen kan een handleiding ook instructies bevatten over het onderhoud, de reparatie en de verwijdering van een product. Instructies moeten een opeenvolgend formaat volgen en taakgericht zijn, waarbij elke stap wordt aangegeven in een genummerde regel of met opsommingstekens, waarbij de bijbehorende instructies in hoofdstukken zijn gegroepeerd.  
• Veiligheidswaarschuwingen: Door middel van veiligheids- en voorzorgsinformatie maakt het bedrijf de gebruikers bewust van mogelijke gevaren in geval van misbruik van het product door middel van waarschuwingen en waarschuwingen en neemt het zijn aansprakelijkheid weg.
• Referentie- en statistische informatie: Gebruikershandleidingen bevatten meestal veel referentie-informatie die het beste in tabellen kan worden georganiseerd. Als deze verwijzingen echter uitgebreid zijn, wilt u ze wellicht in bijlagen of in een afzonderlijk document bij uw gebruikershandleiding voegen.
• Basisinformatie: Af en toe kunnen sommige tutorials gebruikers vertrouwd maken met het product.
• Over het product: Gebruikershandleidingen bieden een korte productbeschrijving, inclusief de naam, het modelnummer, het doel, de belangrijkste kenmerken en functies, en de belangrijkste elementen.
• Technische achtergrond: Sommige Gebruikershandleidingen bieden ook technische specificaties over hoe het product werkt en enkele fysieke of chemische elementen die nodig zijn voor de werking ervan.

Het is intimiderend om vanuit het niets een professionele gebruikershandleiding te maken, dus het gebruik van sjablonen is enorm tijdbesparend en nuttig. Hier bij Sonat staan ​​we naast u om uw reis door het schrijven van een fantastische handleiding korter, soepeler en leuker te maken. Begin met het maken van uw gebruikershandleiding met behulp van de gratis gebruikershandleidingsjabloon van Sonat en de gespecialiseerde documentatietool.