Las 13 reglas principales simples pero poderosas para crear manuales de usuario
Un manual de usuario se crea principalmente para ayudar a los usuarios a utilizar un producto y resolver problemas. Las guías de usuario perfectas y la atención al cliente son esenciales en muchas compras, y es por eso que crear un manual de usuario no es un trabajo de una sola vez.
Por el contrario, es un proyecto en curso mientras exista el producto. Por lo tanto, los manuales y guías de usuario interactivas actualizados y de fácil acceso son esenciales para cualquier negocio. Analizaremos el ciclo de vida del manual de usuario en un artículo aparte, pero en este hablaremos de los factores que afectan la utilidad y popularidad de la documentación técnica , lo que podría conducir a la creciente fama de sus servicios y productos.
Estos son los 13 consejos principales, simples pero poderosos, que cualquier redactor técnico debe considerar al crear una guía de usuario. También aprenderemos cómo Sonat nos ayuda a marcar una gran diferencia y a crear una guía de usuario en línea que se destaca y brinda a nuestros clientes una excelente experiencia de usuario.
1.Asegúrate de conocer completamente tu producto
Es imprescindible tener un conocimiento amplio del tema sobre el que estás escribiendo.
No puedes instruir a las personas sobre cómo utilizar un producto y resolver sus problemas a menos que conozcas perfectamente ese producto.
Aunque siempre puedes consultar a los expertos para obtener conocimientos más profundos, debes asegurarte de conocer bien el producto y tener experiencia práctica para enseñar y dar instrucciones claras.
No puedes instruir a la gente sobre cómo utilizar un producto a menos que lo conozcas perfectamente.
A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a redactar instrucciones de usuario fáciles de entender:
- Realiza paso a paso el procedimiento sobre el que estás escribiendo.
- Enseñar una materia es una forma inteligente de dominarla. Intente enseñar el procedimiento, solicite comentarios y luego realice mejoras y elimine ambigüedades en función de las aportaciones.
- No dudes en buscar la opinión de un experto si hay piezas de las que no estás 100% seguro.
2. Identifique su público objetivo
Identificar a tu público objetivo y adaptarte a sus necesidades es fundamental antes de redactar una guía de instrucciones de usuario. Debe determinar cuidadosamente a quién se dirige. Considere sus antecedentes, conocimientos, nivel de profesionalidad y el motivo por el que recurren a su guía.
Tus usuarios podrían ser:
- Un usuario nuevo; no está familiarizado con su producto.
- Clientes existentes que no están familiarizados con algunas funciones.
- Usuarios profesionales que ocasionalmente encuentran problemas inesperados u olvidan cómo utilizar algunas funciones específicas.
Por lo tanto, debe ponerse en el lugar de sus usuarios para descubrir qué pueden necesitar y cómo abordar mejor sus necesidades. También le ayudaría a elegir sabiamente las palabras.
Cuando escribe para un usuario general, debe minimizar el uso de terminología técnica, acrónimos y jerga para no confundir ni intimidar a sus clientes. Proporcionar un glosario sería útil si el uso de terminología técnica es inevitable.
No olvide que está escribiendo para los usuarios que buscan un botón para obtener su producto, no para los desarrolladores o expertos. Y nuevamente, recuerde que no está creando un manual de usuario para impresionar a la gente usando palabras grandilocuentes; esto es para informar a sus usuarios. Por lo tanto, debes hacerlo lo más comprensible posible.
Algunas cosas pueden resultar obvias para usted y para otros expertos, pero pueden ser un signo de interrogación para sus usuarios. Observar a un usuario real usando su producto podría darle una buena idea de cosas específicas que ha ignorado.
Identifica a tu audiencia, crea una personalidad, ponte en su lugar y piensa como ellos.
A continuación se ofrecen algunos consejos que debe considerar al definir su audiencia:
- Piense en las especificaciones de los usuarios, sus necesidades y las preguntas que puedan tener.
- Si su audiencia no es técnica, minimice el uso de términos técnicos y explíqueles si tiene que utilizar alguno.
- Escriba instrucciones paso a paso en lenguaje sencillo.
3. Utilice un estilo de escritura adecuado y coherente.
Elija un estilo de escritura apropiado. Generalmente, un estilo semiformal o formal siguiendo un estándar establecido podría ayudarte a compartir la información de tu manual de manera efectiva.
Recuerde, esta es una guía práctica cuyo objetivo principal es informar a los lectores y ayudarlos a solucionar los problemas que puedan encontrar. No es buen momento para utilizar un tono humorístico o una excesiva informalidad, que puede hacer que se pierda el punto principal.
Escribir con voz activa y centrarse en tus lectores es un factor esencial que debes considerar ya que es mucho más fácil de entender. Como una voz activa especifica el tema más claramente, minimiza la confusión, especialmente cuando una acción debe ser realizada por los propios usuarios.
Establecer estándares puede ayudarle a preocuparse menos sobre qué decidir cuando existen diferentes formas de usar palabras o presentar ilustraciones y diagramas.
4. Dé instrucciones directas y precisas utilizando un lenguaje sencillo.
Usted escribe un manual de instrucciones para ayudar a los usuarios a responder fácilmente sus preguntas, solucionar un problema o aprender a utilizar el producto de forma adecuada y segura. Dar instrucciones claras y precisas utilizando un lenguaje sencillo.
A continuación se ofrecen algunos consejos:
- Sea conciso. Evite llenar sus oraciones con excesivos detalles inútiles y declaraciones repetitivas.
- Utilice palabras claras y sencillas.
- Divida un proceso complicado en partes más pequeñas y brinde instrucciones paso a paso fáciles de seguir.
5. Estructura y diseña tu guía
La disposición y el diseño de su manual de usuario tienen un efecto enorme en su funcionalidad. Formatee su manual de manera que ayude a los usuarios a encontrar lo que buscan con bastante facilidad. Puede alcanzar este objetivo insertando una tabla de contenido que aborde todos los títulos y subtítulos en la primera página de su manual.
Sonat es un creador de manuales de usuario en línea gratuito . Genera automáticamente una versión PDF de su manual de usuario con una tabla de contenido.
Utilice un diseño coherente en todo el texto. Diseñar y utilizar una plantilla podría ayudar a seguir el mismo estándar.
Evite presentar un manual intimidante y confuso con texto aburrido y abarrotado. Utilice diferentes colores, fuentes, ilustraciones y diseños visuales para ayudar a sus usuarios a seguir los pasos y distinguir entre varios procedimientos, la importancia de otros temas, advertencias, etc.
Después de todo, el formato y el diseño de su manual deben darle una apariencia fácil de usar para que sus clientes lo encuentren fácil de seguir y atractivo a la vista.
El uso de una plantilla de manual de usuario estándar podría brindarle un formato y un diseño preparados para garantizar que está en el camino correcto y no perderá ningún título importante. Podría ahorrarle mucho tiempo y energía.
Sonat también te ofrece varias opciones para realizar un diseño interactivo para tu manual de usuario. Puedes tener temas jerárquicos ilimitados. Puedes elegir entre fuentes, estilos, colores, bloques de comillas, bloques de código y muchos más. Los usuarios tienen la opción de ver el manual en modo oscuro o en modo claro.
En cuanto a la marca, con Sonat puedes seleccionar un tema, color de marca y logotipo específicos para cada manual de usuario. Puede comenzar a utilizar Sonat para escribir documentación de producto, un manual de usuario o un tutorial para su audiencia de forma gratuita.
6. Utilice imágenes para obtener más aclaraciones.
Presente sus manuales con imágenes claras. Por lo general, las instrucciones de contenido visual, incluidas ilustraciones, fotografías, capturas de pantalla, símbolos y videos tutoriales breves, son mucho más fáciles de seguir y asimilar. Sólo los manuales basados en texto pueden aburrir o intimidar a los usuarios.
Además, los diseños visuales también podrían servir como medida de reducción de costes, ya que reducen el trabajo de traducción.
Aquí hay algunos consejos para recordar al agregar imágenes:
- Utilice fotografías de alta calidad.
- Utilice ilustraciones simples en lugar de imágenes complejas.
- Insertar vídeos cortos.
- Agregue subtítulos a sus videos para indexarlos y buscarlos.
Enriquece tu contenido con imágenes.
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Puedes insertar y editar todo tipo de imágenes usando Sonat. También le permite insertar fácilmente vídeos de YouTube, Vimeo y DailyMotion en su guía de usuario.
7. Reescribe, edita y revisa tu manual.
La mayoría de las veces, necesitarás leer, reescribir, editar y corregir cualquier contenido que crees antes de publicarlo. Los manuales de usuario no son una excepción.
Podría ser necesario editar y revisar diferentes aspectos del estilo y el lenguaje, incluida la gramática, la ortografía y la puntuación.
Por lo general, un equipo de redactores técnicos trabaja en conjunto para crear una excelente guía del usuario mientras busca constantemente las opiniones de los expertos. Además, también se podrá añadir un grupo de traductores al equipo. Cuando un grupo de este tipo está trabajando en un proyecto, no hay nada más importante que compartir diferentes tipos de documentación con el equipo para su revisión y edición. Para que todos los miembros puedan cooperar para mejorar el texto simultáneamente.
Al utilizar Sonat, puede disfrutar de una plataforma compartida centralizada para trabajar, leer, editar y colaborar en documentos. Lo equiparemos con una revisión ortográfica y gramatical en 18 idiomas.
 | ¿Aún tienes dudas? Lea ¿Qué es exactamente un manual de usuario y por qué es tan importante? ¡Es el secreto clave para satisfacer a sus usuarios! |
Sonat te ofrece dos mundos diferentes; El "mundo del borrador" está en realidad detrás de escena, donde solo usted y su equipo tienen acceso, y todos pueden editar y editar tantas veces como sea necesario antes de publicar su trabajo.
Y luego está el "mundo editorial" expuesto a sus usuarios y es lo que finalmente ve su audiencia. Sin embargo, debido a que publicar sus actualizaciones manuales mediante Sonat es tan fácil como hacer clic en el botón publicar, puede editar, actualizar y publicar sus nuevas versiones. Siempre puedes acceder al mundo borrador, donde la función de historial te ayuda a realizar un seguimiento de todos los cambios.
8. Considere la traducción y la localización del idioma.
Para hacer crecer su negocio, definitivamente le encantaría impresionar a sus clientes en cualquier parte del mundo y cumplir con sus expectativas. Por lo tanto, la mayoría de las veces decide traducir su manual de instrucciones a otros idiomas.
Sonat te brinda la oportunidad de introducir hasta 184 idiomas en un solo manual.
El manual creado por Sonat se mostrará a los usuarios según el idioma local de su navegador. Sin embargo, si no ha proporcionado traducciones en ese idioma específico, el idioma predeterminado de su manual se mostrará a sus usuarios.
Aquí hay una nota que debe recordar cuando intente proporcionar una traducción de su contenido:
No olvides cuidar la localización del idioma para comunicarte de forma eficaz. La localización de idiomas es más que una mera traducción, ya que implica un conocimiento profundo de la cultura de destino para que el producto se adapte eficazmente a las necesidades locales. Esto podría hacerse como un paso separado después de la traducción. Sin embargo, contratar traductores profesionales con un excelente conocimiento de la lengua y la cultura de destino, preferiblemente hablantes nativos, siempre facilitaría mucho este proceso.
9. Incluya referencias y proporcione enlaces a otros recursos.
Un paso crucial es proporcionar enlaces a los recursos de su organización para que sus usuarios puedan acceder fácilmente a información relevante. Esto podría proporcionarse en manuales en línea, lo que facilita la búsqueda de información. Sonat le permite crear fácilmente enlaces internos y externos en su manual en línea.
10. Solicite comentarios
Escribe un manual de usuario para ayudar a los clientes a utilizar su producto fácilmente. Es por eso que no puede crear una guía práctica perfecta antes de recibir comentarios de las personas que usan su producto.
Antes de publicar
Antes de que su guía del usuario se haga pública, pruebe el manual con algunos usuarios reales de su organización, probadores beta o incluso empleados con menos familiaridad con su producto y solicite comentarios. Le ayuda a descubrir sus enfermedades al abordar sus necesidades.
Tome nota de las partes en las que podrían tener dificultades para seguir su guía. Sería útil si también solicitara comentarios de expertos y desarrolladores. Ellos son los que mejor conocen el producto y pueden brindarle valiosos consejos desde la perspectiva de un profesional.
Aquí hay otro momento en el que Sonat puede ser una herramienta de oro para usted. Recuerde los dos mundos separados en Sonat que comentamos antes; Redactar y publicar. El mundo borrador podría permitir que un equipo de escritores edite y mejore innumerables veces. Bueno, este mundo no se limita a redactores y editores técnicos. Podrías dar acceso a un grupo de probadores beta y solicitar comentarios antes de publicar tu trabajo.
Después de publicar
Recibirá comentarios después de publicar su manual. Los usuarios pueden aportar comentarios sobre cada caso, y compartir sus experiencias con su producto. Le ayuda a monitorear constantemente las opiniones de los usuarios, reconocer sus desventajas y mejorar la parte relevante de inmediato.
11.Hazlo accesible
Una vez que haya terminado de crear su manual de usuario, es hora de presentarlo a sus usuarios finales. El mejor método para distribuir su manual de instrucciones es publicarlo en línea. Aunque también puedes ofrecer una versión impresa, los manuales en línea tienen muchas ventajas sobre las guías impresas. 
Por nombrar algunos, muchas personas utilizan la búsqueda en línea para buscar información. Sin duda, los manuales online también son más fáciles de actualizar y compartir. Además, sería mejor considerar la accesibilidad para sus clientes discapacitados; Las versiones electrónicas brindan una mejor disponibilidad para usuarios con discapacidades, como problemas de visión o habilidades débiles de manipulación con la mano.
Debe proporcionar opciones de búsqueda dentro de su manual, aplicar una interfaz de usuario (UI) amigable y asegurarse de que se vea bien en tabletas y teléfonos celulares. Sonat podría brindarle todas estas funciones y al mismo tiempo ofrece a los usuarios la oportunidad de descargar una versión en PDF y guardarla para más adelante. Por lo tanto, sus usuarios podrían acceder al manual, incluso si no tienen acceso a Internet.
12. Mantener el manual actualizado
Mantenga actualizado el contenido de su manual. Anime a sus usuarios a compartir sus experiencias, recomendaciones e ideas. Utilice comentarios y sugerencias útiles para mejorar su contenido y lograr una mejor comprensión. Muestra a tus usuarios que estás mejorando constantemente tus productos y, más importante aún, cuidando y respetando sus ideas.
Los manuales en línea tienen un beneficio notable en este sentido, considerando que las versiones actualizadas podrían estar disponibles para todos con un solo clic.
13. No subestimes su potencial de marketing.
Si bien el objetivo principal de la instrucción al usuario es compartir información útil, no descuide su potencial de marketing. Por supuesto, se debe evitar la información de ventas y marketing directo en los manuales, pero una excelente atención al usuario generará más compras.
Sus manuales en línea y documentación de productos podrían ser una de las principales herramientas para mejorar el ranking de búsqueda y generar clientes potenciales para su sitio web.
Sonat puede cumplir sus objetivos de marketing con sólidas funciones de SEO que incluyen, entre otras:
- Integración de la consola de búsqueda de Google
- Integración de la consola de búsqueda de Bing
- Metaetiqueta de descripción
- URL amigable para documentos, variantes de documentos y temas
- Usando encabezados
- Integración de análisis de Google
- CDN, Sonat utiliza una poderosa red de entrega de contenido que reduce el tiempo de carga del contenido y generará un mejor efecto en los motores de búsqueda, lo que resultará en una mejor clasificación de búsqueda.
- Utilice su manual en línea como una herramienta valiosa para alcanzar sus objetivos de marketing.
- Mejore su ranking de búsqueda y genere clientes potenciales para su sitio web utilizando su manual de usuario.
¿Cuál es el próximo paso?
¿Listo para empezar a escribir tu manual? Profundicemos y conozcamos sus secciones, títulos, componentes y contenido. Lea aquí: Cómo crear un manual de usuario profesional.
¿Tienes miedo de escribir desde cero? Las plantillas hacen maravillas. Inscribirse y escriba un manual profesional utilizando plantillas de manuales de usuario gratuitas .