As 13 principais regras simples, mas poderosas para a criação de manuais do usuário

Um manual do usuário é criado principalmente para apoiar os usuários sobre como usar um produto e resolver problemas. Guias do usuário e suporte ao cliente perfeitos são essenciais em muitas compras, e é por isso que criar um manual do usuário não é uma tarefa única.

Muito pelo contrário, é um projeto contínuo enquanto existir um produto. Portanto, manuais e guias de usuário interativos atualizados e de fácil acesso são essenciais para qualquer negócio. Discutiremos o ciclo de vida do manual do usuário em um artigo separado, mas neste artigo falaremos sobre os fatores que afetam a utilidade e a popularidade da documentação técnica , o que pode levar à crescente fama de seus serviços e produtos.

Aqui estão as 13 principais dicas simples, mas poderosas que qualquer redator técnico deve considerar ao criar um guia do usuário. Também aprenderemos como a Sonat nos ajuda a fazer uma grande diferença e a criar um guia do usuário online que se destaca e proporciona aos nossos clientes uma ótima experiência de usuário.

1. Certifique-se de conhecer completamente o seu produto

É imprescindível ter conhecimento abrangente do assunto sobre o qual você está escrevendo.

Você não pode instruir as pessoas sobre como usar um produto e resolver seus problemas, a menos que conheça perfeitamente esse produto.

Embora você sempre possa consultar os especialistas para obter um conhecimento mais aprofundado, você deve garantir que conhece bem o produto e tem experiência prática para ensinar e dar instruções claras.

Você não pode instruir as pessoas sobre como usar um produto, a menos que o conheça perfeitamente.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a escrever instruções de usuário fáceis de entender:

• Execute o procedimento sobre o qual você está escrevendo passo a passo.
• Ensinar uma matéria é uma maneira inteligente de dominá-la. Tente ensinar o procedimento, peça feedback e, em seguida, faça melhorias e elimine ambigüidades com base nas informações fornecidas.
• Não hesite em procurar a opinião de um especialista se houver peças sobre as quais você não tenha 100% de certeza.

2. Identifique o seu público-alvo

Identificar o seu público-alvo e adaptar-se às suas necessidades é fundamental antes de elaborar um guia de instruções do usuário. Você deve determinar cuidadosamente a quem está se dirigindo. Considere sua formação, conhecimento, nível de profissionalismo e o motivo pelo qual eles consultam o seu guia.

Seus usuários podem ser:

• Um usuário iniciante; não está familiarizado com seu produto.
• Clientes existentes que não estão familiarizados com alguns recursos.
• Usuários profissionais que ocasionalmente encontram alguns problemas inesperados ou esquecem como usar alguns recursos específicos.

Portanto, você precisa se colocar no lugar dos usuários para descobrir o que eles podem precisar e como você pode atender melhor às suas necessidades. Também ajudaria você a ter uma escolha sábia de palavras.

Ao escrever para um usuário comum, você precisa minimizar o uso de terminologia técnica, siglas e jargões para não confundir e intimidar seus clientes. Fornecer um glossário seria útil se o uso de terminologia técnica fosse inevitável.

Não se esqueça de que você está escrevendo para usuários que procuram um botão para obter seu produto, não para desenvolvedores ou especialistas. E, novamente, lembre-se de que você não está criando um manual do usuário para impressionar as pessoas usando palavras complicadas; isso é para informar seus usuários. Portanto, você deve torná-lo o mais compreensível possível.

Algumas coisas podem ser óbvias para você e outros especialistas, mas constituem um ponto de interrogação para seus usuários. Observar um usuário real usando seu produto pode lhe dar uma boa ideia de coisas específicas que você ignorou.

Identifique o seu público, crie uma persona, coloque-se no lugar dele e pense como ele.

Aqui estão algumas dicas a serem consideradas ao definir seu público:

• Pense nas especificações dos usuários, em suas necessidades e nas dúvidas que eles possam ter.
• Se o seu público não for técnico, minimize o uso de termos técnicos e explique se for necessário usar algum.
• Escreva instruções passo a passo em linguagem simples.

3. Use um estilo de escrita adequado e consistente

Escolha um estilo de escrita apropriado. Geralmente, um estilo semiformal ou formal seguindo um padrão estabelecido pode ajudá-lo a compartilhar as informações de maneira eficaz em seu manual.

Lembre-se de que este é um guia prático cujo objetivo principal é informar os leitores e ajudá-los a resolver os problemas que possam encontrar. Não é um bom momento para usar tom humorístico ou informalidade excessiva, o que pode fazer com que o ponto principal se perca.

Escrever com voz ativa e focar nos leitores é um fator essencial que você deve considerar, pois é muito mais fácil de entender. Como a voz ativa especifica o assunto com mais clareza, minimiza a confusão, principalmente quando uma ação deve ser realizada pelos próprios usuários.

Estabelecer padrões pode ajudá-lo a se preocupar menos com o que decidir quando existem diferentes maneiras de usar palavras ou apresentar ilustrações e diagramas.

4. Dê instruções diretas e precisas usando uma linguagem simples

Você escreve um manual de instruções para ajudar os usuários a responder facilmente às suas perguntas, resolver um problema ou aprender como usar o produto de maneira adequada e segura. Dê instruções claras e precisas usando uma linguagem simples.

Aqui estão algumas dicas:

• Seja conciso. Evite encher suas frases com detalhes inúteis excessivos e declarações repetitivas.
• Use palavras claras e simples.
• Divida um processo complicado em partes menores e forneça instruções passo a passo fáceis de seguir.

5. Estruture e projete seu guia

O layout e o design do manual do usuário têm um grande efeito em sua funcionalidade. Formate seu manual de uma forma que ajude os usuários a encontrar o que desejam com bastante facilidade. Você pode atingir esse objetivo inserindo um índice abordando todos os títulos e subtítulos na primeira página do seu manual.

Sonat é um criador de manual do usuário online gratuito . Ele gera automaticamente uma versão em PDF do seu manual do usuário com um índice.

Use um layout consistente em todo o texto. Projetar e usar um modelo pode ajudar a seguir o mesmo padrão.

Evite apresentar um manual intimidador e confuso com textos abarrotados e chatos. Use diferentes cores, fontes, ilustrações e designs visuais para ajudar seus usuários a seguir as etapas e distinguir entre diversos procedimentos, a importância de outros assuntos, avisos e assim por diante.

Afinal, o formato e o design do seu manual devem proporcionar-lhe uma aparência fácil de usar, para que os seus clientes o considerem fácil de seguir e apelativo à vista.

Usar um modelo de manual do usuário padrão pode fornecer um formato e design preparados para garantir que você esteja no caminho certo e não perca um título importante. Isso pode economizar muito tempo e energia.

Sonat também oferece várias opções para criar um design interativo para seu manual do usuário. Você pode ter tópicos hierárquicos ilimitados. Você pode escolher entre fontes, estilos, cores, blocos de cotação, blocos de código e muito mais. Os usuários têm a opção de ver o manual no modo escuro ou no modo claro.

Quanto à marca, com o Sonat você pode selecionar um tema, cor da marca e logotipo específicos para cada manual do usuário. Você pode começar a usar o Sonat para escrever gratuitamente a documentação do produto, um manual do usuário ou um tutorial para o seu público.

6. Use recursos visuais para mais esclarecimentos

Apresente seus manuais com recursos visuais claros. Normalmente, as instruções de conteúdo visual, incluindo ilustrações, fotos, capturas de tela, símbolos e pequenos vídeos tutoriais, são muito mais fáceis de seguir e absorver. Somente manuais baseados em texto podem entediar ou intimidar os usuários.

Além disso, os designs visuais também poderiam servir como uma medida de redução de custos, uma vez que reduzem o trabalho de tradução.

Aqui estão algumas dicas para lembrar ao adicionar recursos visuais:

• Use fotos de alta qualidade.
• Use ilustrações simples em vez de imagens complexas.
• Insira vídeos curtos.
• Adicione legendas aos seus vídeos para indexação e pesquisa.

Você pode inserir e editar todos os tipos de recursos visuais usando o Sonat. Ele também permite incorporar facilmente vídeos do YouTube, Vimeo e DailyMotion em seu guia do usuário.

7. Reescreva, edite e revise seu manual

Na maioria das vezes, você precisa ler, reescrever, editar e revisar qualquer conteúdo criado antes de publicar. os manuais do usuário não são uma exceção.

A edição e a revisão podem ser necessárias em diferentes aspectos do estilo e do idioma, incluindo gramática, ortografia e pontuação.

Normalmente, uma equipe de redatores técnicos trabalha em conjunto para criar um ótimo guia do usuário, enquanto busca constantemente a opinião de especialistas. Além disso, um grupo de tradutores também poderá ser adicionado à equipe. Quando tal grupo está trabalhando em um projeto, não há nada mais importante do que compartilhar diferentes tipos de documentação com a equipe para revisão e edição. Para que todos os membros possam cooperar para melhorar o texto simultaneamente.

Ao usar o Sonat, você pode desfrutar de uma plataforma compartilhada centralizada para trabalhar, ler, editar e colaborar em documentos. Iremos equipá-lo com uma verificação ortográfica e gramatical em 18 idiomas.

Ainda está em dúvida? Leia O que exatamente é um manual do usuário e por que ele é tão importante? É o segredo principal para satisfazer seus usuários!

Sonat oferece dois mundos diferentes; O “mundo do rascunho” fica na verdade nos bastidores, onde apenas você e sua equipe têm acesso, e todos vocês podem editar e editar quantas vezes forem necessárias antes de publicar seu trabalho.

E depois há o “mundo da publicação” exposto aos seus usuários e é o que o seu público finalmente vê. No entanto, como publicar as suas atualizações manuais pela Sonat é tão fácil como clicar no botão publicar, você pode editar, atualizar e publicar as suas novas versões. Você sempre pode acessar o mundo do rascunho, onde o recurso de histórico ajuda a acompanhar todas as alterações.

8. Considere a tradução e a localização do idioma

Para expandir seus negócios, você definitivamente adoraria impressionar seus clientes em qualquer lugar do mundo e atender às suas expectativas. Portanto, você decide principalmente traduzir seu manual de instruções para outros idiomas.

Sonat oferece a oportunidade de apresentar até 184 idiomas em um único manual.

O manual criado pela Sonat seria exibido aos seus usuários com base no idioma local no navegador. No entanto, se você não forneceu traduções nesse idioma específico, o idioma padrão do seu manual será exibido para seus usuários.

Aqui está uma observação a ser lembrada ao tentar fornecer uma tradução do seu conteúdo:

Não se esqueça de cuidar da localização do idioma para se comunicar de forma eficaz. A localização de idiomas é mais do que uma mera tradução, pois envolve um conhecimento profundo da cultura alvo para que o produto se adapte efetivamente às necessidades locais. Isto poderia ser feito como uma etapa separada após a tradução. No entanto, recrutar tradutores profissionais com um excelente conhecimento da língua e da cultura alvo, em primeiro lugar, de preferência falantes nativos, tornaria sempre este processo muito mais fácil.

9. Inclua referências e forneça links para outros recursos

Uma etapa crucial é fornecer links para os recursos da sua organização para que os usuários possam acessar facilmente informações relevantes. Isso pode ser fornecido em manuais on-line, o que facilita a busca de informações. Sonat permite que você crie facilmente links internos e externos em seu manual online.

10. Peça feedback

Você escreve um manual do usuário para ajudar os clientes a usar seu produto com facilidade. É por isso que você não pode criar um guia prático perfeito antes de obter feedback das pessoas que usam seu produto.

Antes de publicar

Antes de seu guia do usuário se tornar público, teste o manual com alguns usuários reais de sua organização, testadores beta ou até mesmo funcionários com menos familiaridade com seu produto e peça feedback. Ajuda você a descobrir suas doenças e atender às necessidades delas.

Observe as partes em que eles podem ter dificuldades em seguir seu guia. Ajudaria se você também pedisse feedback de especialistas e desenvolvedores. Eles conhecem melhor o produto e podem lhe dar dicas valiosas do ponto de vista de um profissional.

Este é outro momento em que o Sonat pode ser uma ferramenta de ouro para você. Lembre-se dos dois mundos separados no Sonat que discutimos antes; Rascunhe e publique. O mundo do rascunho poderia permitir que uma equipe de redatores editasse e melhorasse inúmeras vezes. Bem, este mundo não se limita a escritores e editores técnicos. Você pode conceder acesso a um grupo de testadores beta e pedir feedback antes de publicar seu trabalho.

Depois de publicar

você receberá feedback após publicar seu manual. Os usuários podem comentar cada caso e compartilhar suas experiências com seu produto. Ajuda você a monitorar constantemente as opiniões dos usuários, reconhecer seus contras e melhorar imediatamente a parte relevante.

11. Torne-o acessível

Depois de terminar de criar seu manual do usuário, é hora de apresentá-lo aos usuários finais. O melhor método para distribuir seu manual de instruções é publicá-lo online. Embora você também possa oferecer uma versão impressa, os manuais on-line têm muitas vantagens em relação aos guias somente impressos.

Para citar alguns, muitas pessoas usam a pesquisa online em busca de informações. Sem dúvida, os manuais online também são mais fáceis de atualizar e compartilhar. Além disso, seria melhor considerar a acessibilidade para os seus clientes com deficiência; as versões eletrônicas oferecem melhor disponibilidade para usuários com deficiências, como deficiência visual ou fraca capacidade de manipulação manual.

Você deve fornecer opções de pesquisa em seu manual, aplicar uma interface de usuário (IU) amigável e garantir que fique bem em tablets e telefones celulares. Sonat pode fornecer todos esses recursos, ao mesmo tempo que oferece aos usuários a oportunidade de baixar uma versão em PDF e salvá-la para mais tarde. Portanto, seus usuários poderão acessar o manual, mesmo que não tenham acesso à internet.

12. Mantenha o manual atualizado

Mantenha o conteúdo do seu manual atualizado. Incentive seus usuários a compartilhar suas experiências, recomendações e ideias. Use comentários e sugestões úteis para melhorar seu conteúdo e melhor compreensão. Mostra aos seus usuários que você está constantemente melhorando seus produtos e, mais importante, cuidando e respeitando suas ideias.

Os manuais online apresentam um benefício notável nesse sentido, considerando que versões atualizadas podem estar disponíveis para todos com um clique.

13. Não subestime o seu potencial de marketing

Embora o objetivo principal da instrução do usuário seja compartilhar informações úteis, não negligencie seu potencial de marketing. É claro que informações de marketing direto e vendas devem ser evitadas nos manuais, mas um ótimo suporte ao usuário levará a mais compras.

Seus manuais online e documentação de produto podem ser uma das principais ferramentas para melhorar a classificação de pesquisa e gerar leads para seu site.

Sonat pode atender aos seus objetivos de marketing com recursos robustos de SEO, incluindo, mas não se limitando a:

• Integração do Google Search Console
• Integração do Bing Search Console
• Metatag de descrição
• URL amigável para documentos, variantes de documentos e tópicos
• Usando títulos
• Integração do Google Analytics
• CDN, Sonat utiliza uma poderosa Rede de Distribuição de Conteúdo que reduz o tempo de carregamento do conteúdo e terá um melhor efeito nos motores de busca, resultando, portanto, em uma melhor classificação de busca.
• Utilize seu manual online como uma ferramenta valiosa para atender aos seus objetivos de marketing.
• Melhore sua classificação de pesquisa e gere leads para seu site usando o manual do usuário.

Qual é o próximo passo?

Pronto para começar a escrever seu manual? Vamos nos aprofundar e aprender sobre suas seções, títulos, componentes e conteúdo. Leia aqui: Como criar um manual do usuário profissional.

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