Warum Sie Benutzerhandbücher nicht mehr mit Microsoft Word schreiben sollten

Schreiben Sie Ihre Benutzerhandbücher immer noch mit Textverarbeitungsprogrammen wie Microsoft Word oder verbringen Sie viel Zeit mit der Suche nach Word-Benutzerhandbuchvorlagen? Dann sollten Sie diesen 7-minütigen Artikel lesen, bevor Sie Ihre Word-Vorlagen herunterladen. Wir garantieren, dass dieser Artikel Ihnen viel Zeit und Energie spart, was in der Geschäftswelt bares Geld bedeutet.

 

 

Unternehmen suchen ständig nach Möglichkeiten, Zeit und Geld zu sparen und gleichzeitig die Effizienz zu verbessern. Sie verlieren jedoch viel an neue Lösungen und Technologien, indem sie sich gegen Veränderungen sträuben und an alten konventionellen Methoden festhalten. Es gibt viele Gründe, warum Sie Word-Vorlagen vergessen und Ihre Handbücher nicht mehr mit Microsoft Word schreiben sollten. Hier besprechen wir einige der wichtigsten Vorteile der Umstellung auf ein modernes und spezialisiertes Online-Tool zur Erstellung von Benutzerdokumentationen. Die folgende Tabelle zeigt einen kurzen Vergleich.

 

Microsoft Word vs. Online-Dokumentationstools

	Microsoft Word	Online-Dokumentationstools
Barrierefreiheit	Nur durch manuelles Teilen/Übertragen Ihrer Dokumente	Überall und von jedem Gerät aus zugänglich
Gemeinsamer Raum zur Zusammenarbeit	❌	✅
Erstellung von Rich Content	Möglich	Viel einfacher
Automatische Übersetzung	❌	✅
Feedback-Sammlung	❌	✅
SEO verbessern	❌	✅
Direktveröffentlichung	❌	✅

Es gibt aber noch viel mehr Details zu Online-Handbucherstellern. Lesen Sie den gesamten Artikel für einen vollständigen Vergleich von Online-Dokumentationstools und Microsoft Word zum Schreiben von Benutzerhandbüchern.

 

1. Fortsetzen, wo immer Sie sind

Sie können von verschiedenen Orten und Computern aus weiter an Ihrem Handbuch arbeiten, sogar mit Microsoft Word. Allerdings ist es ziemlich frustrierend, daran denken zu müssen, immer die neueste Version dabei zu haben. Cloudbasierte Tools haben es jedoch viel einfacher gemacht. Greifen Sie von überall und auf jedem Gerät auf Ihr Konto zu und setzen Sie Ihre Dokumentation fort. Nicht nur die neueste Version, sondern der gesamte Verlauf Ihrer Arbeit ist immer und überall dabei.

 

2. Eine zentralisierte, gemeinsame Plattform nutzen

Im Gegensatz zu Microsoft Word bietet ein Online-Dokumentationstool Ihrem Team eine zentrale Plattform zur Verwaltung Ihrer Benutzerdokumentation, was in vielerlei Hinsicht von Vorteil sein kann:

 

A. Effiziente Teamarbeit und Zusammenarbeit

• Zeitersparnis durch Zusammenarbeit in Echtzeit

Sie müssen keine Zeit damit verschwenden, jedes Word-Dokument einzeln freizugeben und auf Feedback, Kommentare oder Überarbeitungen zu warten. Dieser gemeinsame Bereich hilft Ihrem Team dabei, effektiv in Echtzeit an der Erstellung von Handbüchern zusammenzuarbeiten. Dabei behalten Sie auch alle Details im Auge, z. B. wer welche Änderungen vorgenommen hat.

• Schnelleres, unterhaltsameres und kooperatives Schreiben.

Schreiben kann manchmal eine Herausforderung sein, vor allem, wenn es zu langen Unentschlossenheitsphasen kommt. Manchmal weiß man nicht, wo man anfangen soll, was und wie man schreiben soll. Ein kurzer Anfang von einem Ihrer Kollegen oder manchmal sogar ein einziger Satz von jemand anderem kann Ihnen eine gute Idee geben, was Sie tun sollen, und Sie zum Weiterschreiben inspirieren. Die Arbeit mit einem Team von Autoren in einer kollaborativen Umgebung, die Brainstorming erleichtert, kann Innovation und Kreativität fördern.

• Verbale Entscheidungsfindung vermeiden

Durch die Möglichkeit, auf einer gemeinsam genutzten Plattform Kommentare und Änderungen vorzunehmen, müssen weniger mündliche Entscheidungen gefällt werden. Gleichzeitig bleiben Änderungen und schriftliche Entscheidungen zur späteren Bezugnahme an einem Ort erhalten.

• Lassen Sie sich über jeden Schritt benachrichtigen

Nehmen Sie sich Zeit für andere Aufgaben – Sie müssen Ihre Dokumente nicht ständig nachverfolgen und auf Überarbeitungen prüfen. Sie werden über neue Änderungen, Kommentare, Überprüfungen und Genehmigungen benachrichtigt.

 

B. Alle Handbücher an einem Ort

Sie erstellen einen separaten, spezialisierten Bereich für Ihre Bedienungsanleitungen, um diese zu finden und zu verwalten und auf die für die Zusammenarbeit rekrutierten relevanten Personen zuzugreifen.

 

 

 

 

 

C. Onboarding neuer Mitglieder

Die Einarbeitung neuer Mitglieder ist viel einfacher, wenn Sie sie direkt dorthin bringen, wo sie hin müssen. Sie erhalten alle Materialien, die sie für die Integration in die Organisation benötigen, und werden mit Ihren Produkten/Diensten und der Benutzerdokumentation vertraut gemacht.

 

3. Erstellen Sie ganz einfach umfangreiche Inhalte

Das Einfügen von Videos und Soundclips aus verschiedenen Quellen ist mit einer Online-Software zum Verfassen von Handbüchern viel einfacher als mit Microsoft Word.

 

4. Varianten verwalten

Das Erstellen und Verwalten mehrerer Varianten eines einzelnen Dokuments ist ein weiterer Vorteil von Online-Plattformen gegenüber Microsoft Word. Sie können neue Handbuchversionen, Anleitungen für verschiedene Produkte einer Serie usw. als mehrere Varianten der Originaldatei hinzufügen, anstatt eine separate Datei zu erstellen.

 

5. Einfachere, günstigere und dennoch präzisere Übersetzungen

 

• Automatische Übersetzung

Sonat profitiert von der Integration leistungsstarker Übersetzungstools, die Ihren gesamten Inhalt im Handumdrehen automatisch in die von Ihnen ausgewählten Sprachen übersetzen. Das spart Ihnen mit Sicherheit viel Zeit und Geld.

• Vollständige und präzise Übersetzungen liefern

Anders als bei Microsoft Word, wo Ihre Übersetzung in einer ganz anderen Datei vorliegen kann, können Sie mit Online-Benutzerhandbuch-Erstellern Übersetzungen als weitere Dimensionen zu Ihrem Originaldokument hinzufügen. Daher werden alle Themen automatisch in Ihrer übersetzten Version erstellt, sodass es unmöglich ist, einen Fall zu übersehen. So können Sie eine präzisere Übersetzung Ihres Benutzerhandbuchs liefern.

• Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen den ursprünglichen technischen Redakteuren und den Übersetzern

Übersetzer können am selben Ort wie technische Redakteure am Dokument arbeiten, was die unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Redakteuren und Übersetzern erleichtert.

 

6. Erfolgreiche Feedback-Sammlung

Sie sind sich wahrscheinlich der Bedeutung von Feedback zu Benutzerhandbüchern bewusst. Hersteller widmen dem Feedback in ihren Handbüchern oft einen Abschnitt, in dem sie die Meinungen und Erfahrungen der Benutzer zum Produkt und seiner Dokumentation sammeln. Der Prozess der Übermittlung von Feedback ist für viele Benutzer ein großer Frust, und sie ignorieren es oft, selbst wenn sie dazu bereit sind. Online-Tools wie Sonat bieten Ihnen diese Möglichkeit, Feedback zu Ihrer Veröffentlichung zu ermöglichen. Daher ist das Bewerten und Senden von Feedback ein Kinderspiel, und Benutzer tun dies eher auf diese Weise.

 

 

7. Ihr Geschäft ankurbeln

Online-Tools bieten Ihnen einen automatisierten manuellen Prozess. Die automatische Messung der SEO-Kennzahlen Ihres Inhalts ist eine weitere erweiterte Funktion, die Online-Tools ohne Drittanbietersoftware bieten können. Sie können diese Parameter mühelos überwachen und verbessern, was zu verbessertem Marketing und Geschäft führt.

 

8. Direkt veröffentlichen

 

• Einfaches Aktualisieren und Veröffentlichen

Die Verwendung eines All-in-One-Onlinetools, mit dem Sie sowohl schreiben als auch veröffentlichen können, schafft für Sie zwei getrennte Welten am selben Ort. Sie können mehrere Themen sofort mit einem einzigen Klick auf Ihrer benutzerdefinierten Domain veröffentlichen, sobald Sie mit dem Schreiben fertig sind. Im Vergleich dazu ist die direkte Veröffentlichung in Microsoft Word nicht möglich.

• Überwachtes Publizieren

Muss das Handbuch vor der Veröffentlichung von irgendjemandem genehmigt werden? Ist eine Überprüfung durch bestimmte Vorgesetzte ein Muss? Wenn Sie einen kostenlosen Online-Handbuch-Ersteller wie Sonat verwenden, können Sie verschiedene Regeln und Voraussetzungen für die Veröffentlichung festlegen, z. B. Metriken, die die Textqualität definieren, SEO-Parameter oder Genehmigungen durch Prüfer und Vorgesetzte. Auf diese Weise wird Ihr Benutzerhandbuch erst veröffentlicht, wenn es alle von Ihnen festgelegten Anforderungen erfüllt und alle ihre Pflicht erfüllen.

 

9. Zugriff auf mehreren Geräten und Plattformen

Indem Sie Microsoft Word durch moderne Online-Lösungen ersetzen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Dokumentation auf verschiedenen Geräten gut aussieht und dass Ihre Benutzer über verschiedene Plattformen auf Ihre Handbücher zugreifen können. Darüber hinaus können Sie vor der Veröffentlichung jederzeit eine Vorschau Ihrer Benutzerhandbücher prüfen.

 

Abschluss

Angesichts aller Vorteile von Online-Dokumentationstools gegenüber Microsoft Word glauben wir, dass es an der Zeit ist, auf ein spezialisiertes Tool für die Dokumentation Ihrer Handbücher umzusteigen. Sonat ist ein kostenloses, modernes Dokumentationstool zum Erstellen und Verwalten von Online-Benutzerhandbüchern, Benutzerhandbüchern, Wissensdatenbanken, Anweisungen und Tutorials. Es ist ein leistungsstarkes Tool, das Ihnen alles, was Sie zum Erstellen und Veröffentlichen eines professionellen Handbuchs benötigen, an einem Ort bietet. Beginnen Sie ohne zu zögern mit dem Schreiben Ihres Benutzerhandbuchs mithilfe der kostenlosen Benutzerhandbuchvorlagen von Sonat . Die kostenlosen Vorlagen von Sonat sind in sieben Kategorien unterteilt, damit Sie die beste Übereinstimmung auswählen und in kürzester Zeit ein perfektes Handbuch schreiben können.