Perché dovresti smettere di scrivere manuali utente con Microsoft Word

Stai ancora scrivendo i tuoi manuali utente con elaboratori di testo come Microsoft Word o passi molto tempo a cercare modelli di manuali utente in parole? Allora probabilmente dovresti leggere questo articolo di 7 minuti prima di scaricare i tuoi modelli Word. Ti garantiamo che questo articolo ti farà risparmiare molto tempo ed energia, che nel mondo degli affari equivalgono a denaro.

 

 

Le aziende sono costantemente alla ricerca di modi per risparmiare tempo e denaro migliorando al contempo l’efficienza. Tuttavia, perdono molto rispetto alle nuove soluzioni e tecnologie resistendo al cambiamento e attenendosi ai vecchi metodi convenzionali. Ci sono molte ragioni per cui dovresti dimenticare i modelli Word e smettere di scrivere i tuoi manuali con Microsoft Word. Qui discutiamo alcuni dei vantaggi più importanti derivanti dal passaggio a uno strumento online moderno e specializzato per creare documentazione per l'utente. La tabella seguente mostra un breve confronto.

 

Microsoft Word e strumenti di documentazione online

	Microsoft Word	Strumenti di documentazione in linea
Accessibilità	Solo attraverso la condivisione/trasferimento manuale dei tuoi documenti	Accessibile ovunque e attraverso ogni dispositivo
Spazio condiviso per collaborare	❌	✅
Creazione di contenuti ricchi	Possibile	Molto più facile
Traduzione automatica	❌	✅
Raccolta feedback	❌	✅
Migliorare la SEO	❌	✅
Pubblicazione diretta	❌	✅

Ma ci sono molti più dettagli sui produttori di manuali online. Leggi l'intero articolo per un confronto completo tra gli strumenti di documentazione online e Microsoft Word per la scrittura di manuali utente.

 

1. Riprendere ovunque tu sia

Puoi continuare a lavorare sul tuo manuale da luoghi e computer diversi, anche utilizzando Microsoft Word. Tuttavia, ricordarsi di portare con sé la sua ultima versione ovunque sia piuttosto frustrante. Gli strumenti basati sul cloud, tuttavia, hanno reso tutto molto più semplice. Accedi al tuo account e riprendi la tua documentazione da qualsiasi luogo e su qualsiasi dispositivo. Non solo l'ultima versione, ma l'intera storia della tua scrittura è sempre con te ovunque tu sia.

 

2. Godere di una piattaforma condivisa centralizzata

A differenza di Microsoft Word, uno strumento di documentazione online fornisce al tuo team una piattaforma centralizzata per la gestione della documentazione utente che potrebbe essere utile in diversi modi:

 

A. Lavoro di squadra e collaborazione efficienti

• Risparmiare tempo grazie alla collaborazione in tempo reale

Non è necessario perdere tempo condividendo ogni documento Word separatamente e aspettando feedback, commenti o revisioni. Questo spazio condiviso aiuta il tuo team a collaborare efficacemente alla scrittura di manuali in tempo reale, dove puoi anche tenere traccia di tutti i dettagli, ad esempio chi ha apportato che tipo di modifiche.

• Scrittura più veloce, più divertente e cooperativa.

Scrivere a volte può essere impegnativo, soprattutto quando si verificano lunghe pause di indecisione. A volte non sai da dove cominciare, cosa e come scrivere. Un breve inizio di uno dei tuoi colleghi o talvolta anche una singola frase di qualcun altro potrebbe darti una buona idea di cosa fare e ispirarti a continuare a scrivere. Lavorare con un team di scrittori in un ambiente collaborativo che facilita il brainstorming potrebbe stimolare l’innovazione e la creatività.

• Eliminare il processo decisionale verbale

La possibilità di commentare e modificare in una piattaforma condivisa riduce il processo decisionale verbale mantenendo traccia delle modifiche e delle decisioni scritte in un unico posto per riferimento futuro.

• Ricevi una notifica per ogni passaggio

Prenditi il ​​tuo tempo per svolgere altre attività: non è necessario seguire e controllare costantemente le revisioni dei tuoi documenti. Riceverai una notifica di nuove modifiche, commenti, revisioni e approvazioni.

 

B. Tutti i manuali in un unico posto

Crei uno spazio specializzato separato per i tuoi manuali di istruzioni per trovare e gestire i tuoi manuali e accedere a persone pertinenti reclutate per collaborare.

 

 

 

 

 

C. Inserimento di nuovi membri

L'inserimento di nuovi membri è molto più semplice quando li porti direttamente dove devono essere. Fornisce loro tutto il materiale necessario per integrarsi nell'organizzazione e familiarizzare con i tuoi prodotti/servizi e la documentazione per l'utente.

 

3. Creare facilmente contenuti ricchi

L'inserimento di video e clip audio da fonti diverse è molto più semplice utilizzando un software di scrittura manuale online rispetto a Microsoft Word.

 

4. Gestione delle varianti

Creare e gestire diverse varianti di un singolo documento è un altro vantaggio delle piattaforme online rispetto a Microsoft Word. Ti aiuta ad aggiungere nuove versioni manuali, guide di diversi prodotti in una serie, ecc., come più varianti del file originale invece di creare un file separato.

 

5. Traduzioni più facili, più economiche e ancora più precise

 

• Traduzione automatica

Sonat trae vantaggio dall'integrazione di potenti strumenti di traduzione che traducono automaticamente tutti i tuoi contenuti nelle lingue selezionate in un batter d'occhio. Sicuramente ti farà risparmiare una grande quantità di tempo e denaro.

• Fornire traduzioni complete e precise

A differenza di Microsoft Word, dove la tua traduzione potrebbe arrivare in un file completamente diverso, puoi aggiungere traduzioni come altre dimensioni al tuo documento originale utilizzando i creatori di manuali utente online. Pertanto, tutti gli argomenti vengono creati automaticamente nella versione tradotta, rendendo impossibile perdere un caso. Ti aiuta a fornire una traduzione più precisa del tuo manuale utente.

• Facilitare la collaborazione tra gli autori tecnici originali e i traduttori

I traduttori potrebbero lavorare sul documento nello stesso posto degli autori tecnici, il che aiuta con una comunicazione e una collaborazione semplici tra autori e traduttori.

 

6. Raccolta di feedback di successo

Probabilmente sei consapevole dell'importanza del feedback sui manuali utente. I produttori spesso dedicano una sezione al feedback nel loro manuale per raccogliere le opinioni degli utenti e le esperienze dei clienti sul prodotto e sulla sua documentazione. Il processo di invio del feedback è un grosso problema per molti utenti e spesso lo ignorano anche se sono disposti a farlo. Strumenti online come Sonat ti offrono questa opzione per abilitare il feedback sulla tua pubblicazione. Pertanto, valutare e inviare feedback sarebbe facilissimo e gli utenti sono più propensi a farlo in questo modo.

 

 

7. Potenziare il tuo business

Gli strumenti online forniscono un processo manuale automatizzato. La misurazione automatica delle metriche SEO dei tuoi contenuti è un'altra funzionalità avanzata che gli strumenti online potrebbero fornire senza la necessità di software di terze parti. Ti aiuta a monitorare e migliorare tali parametri senza sforzo, con conseguente miglioramento del marketing e del business.

 

8. Pubblicazione diretta

 

• Aggiornamento e pubblicazione facili

Utilizzando uno strumento online tutto in uno in cui puoi sia scrivere che pubblicare, crei per te due mondi separati nello stesso posto. Puoi pubblicare immediatamente più argomenti sul tuo dominio personalizzato con un solo clic non appena finisci di scrivere. In confronto, la pubblicazione diretta non è possibile su Microsoft Word.

• Pubblicazione supervisionata

Qualcuno deve approvare il manuale prima della pubblicazione? La revisione da parte di alcuni supervisori è obbligatoria? Utilizzando un creatore di manuali utente online gratuito come Sonat, puoi impostare diverse regole e prerequisiti per la pubblicazione, come metriche che definiscono la qualità del testo, parametri SEO o approvazioni da parte di revisori e supervisori. In questo modo, il tuo manuale utente non verrà pubblicato finché non soddisferà tutti i requisiti che hai definito e finché ognuno non farà il proprio dovere.

 

9. Accesso su più dispositivi e piattaforme

Sostituendo Microsoft Word con moderne soluzioni online, puoi garantire che la tua documentazione abbia un bell'aspetto su diversi dispositivi e che i tuoi utenti accedano ai tuoi manuali attraverso varie piattaforme. Inoltre, puoi sempre controllare un'anteprima dei tuoi manuali utente prima della pubblicazione.

 

Conclusione

Considerando tutti i vantaggi degli strumenti di documentazione in linea rispetto a Microsoft Word, riteniamo che sia giunto il momento di passare a uno strumento specializzato per documentare i manuali. Sonat è uno strumento di documentazione moderno e gratuito per creare e gestire manuali utente online, guide per l'utente, basi di conoscenza, istruzioni ed esercitazioni. È uno strumento potente che ti fornisce tutto ciò di cui hai bisogno in un unico posto per creare e pubblicare un manuale professionale. Inizia a scrivere la tua guida per l'utente utilizzando i modelli di manuali per l'utente gratuiti di Sonat senza pause ed esitazioni. I template gratuiti di Sonat sono classificati in sette categorie per aiutarti a scegliere quello più adatto e scrivere un manuale perfetto nel più breve tempo possibile.