Waarom u moet stoppen met het schrijven van gebruikershandleidingen met Microsoft Word

Schrijft u uw gebruikershandleidingen nog steeds met tekstverwerkers zoals Microsoft Word of besteedt u veel tijd aan het zoeken naar sjablonen voor gebruikershandleidingen in Word? Dan moet u waarschijnlijk dit artikel van 7 minuten lezen voordat u uw woordsjablonen downloadt. We garanderen dat dit artikel u veel tijd en energie zal besparen, wat allemaal gelijk staat aan geld in de zakenwereld.

 

 

Bedrijven zijn voortdurend op zoek naar manieren om tijd en geld te besparen en tegelijkertijd de efficiëntie te verbeteren. Ze verliezen echter veel aan nieuwe oplossingen en technologieën door zich tegen verandering te verzetten en vast te houden aan oude conventionele methoden. Er zijn veel redenen waarom u Word-sjablonen zou moeten vergeten en zou moeten stoppen met het schrijven van uw handleidingen met Microsoft Word. Hier bespreken we enkele van de belangrijkste voordelen van de overstap naar een moderne en gespecialiseerde online tool voor het maken van gebruikersdocumentatie. Onderstaande tabel toont een korte vergelijking.

 

Microsoft Word versus online documentatietools

	Microsoft Word	Online documentatiehulpmiddelen
Toegankelijkheid	Alleen via het handmatig delen/overbrengen van uw documenten	Overal en via elk device toegankelijk
Gedeelde ruimte om samen te werken	❌	✅
Creatie van rijke inhoud	Mogelijk	Veel makkelijker
Automatische vertaling	❌	✅
Feedbackverzameling	❌	✅
SEO verbeteren	❌	✅
Directe publicatie	❌	✅

Maar er zijn veel meer details over online handleidingmakers. Lees het hele artikel voor een volledige vergelijking van online documentatietools versus Microsoft Word voor het schrijven van gebruikershandleidingen.

 

1. Hervatten waar u ook bent

U kunt vanaf verschillende plaatsen en computers aan uw handleiding blijven werken, zelfs met behulp van Microsoft Word. Toch is het behoorlijk frustrerend om eraan te denken de nieuwste versie overal mee naartoe te nemen. Cloudgebaseerde tools hebben het echter een stuk eenvoudiger gemaakt. Krijg overal en op elk apparaat toegang tot uw account en hervat uw documentatie. Niet alleen de nieuwste versie, maar de hele geschiedenis van uw schrijven is altijd bij u, waar u ook bent.

 

2. Genieten van een gecentraliseerd gedeeld platform

In tegenstelling tot Microsoft Word biedt een online documentatietool uw team een ​​gecentraliseerd platform voor het beheren van uw gebruikersdocumentatie, wat op verschillende manieren nuttig kan zijn:

 

A. Efficiënt teamwerk en samenwerking

• Tijd besparen door realtime samenwerking

U hoeft geen tijd te verspillen door elk Word-document afzonderlijk te delen en te wachten op feedback, opmerkingen of herzieningen. Deze gedeelde ruimte helpt uw ​​team effectief samen te werken aan het schrijven van handleidingen in realtime, waar u ook alle details kunt bijhouden, zoals wie welke wijzigingen heeft aangebracht.

• Sneller, leuker en coöperatief schrijven.

Schrijven kan soms een uitdaging zijn, vooral als er lange pauzes van besluiteloosheid optreden. Soms weet je niet waar je moet beginnen, wat en hoe je moet schrijven. Een kort begin van een van je collega's of soms zelfs een enkele zin van iemand anders kan je een goed idee geven van wat je moet doen en je inspireren om verder te schrijven. Werken met een team van schrijvers in een samenwerkingsomgeving die brainstormen mogelijk maakt, kan innovatie en creativiteit stimuleren.

• Het elimineren van verbale besluitvorming

De mogelijkheid om commentaar te geven en te bewerken op een gedeeld platform vermindert de verbale besluitvorming, terwijl wijzigingen en schriftelijke beslissingen op één plek worden bijgehouden voor toekomstig gebruik.

• Ontvang een melding van elke stap

Neem de tijd voor andere taken; u hoeft uw documenten niet voortdurend op te volgen en te controleren op herzieningen. U wordt op de hoogte gehouden van nieuwe wijzigingen, opmerkingen, recensies en goedkeuringen.

 

B. Alle handleidingen op één plek

U creëert een aparte gespecialiseerde ruimte voor uw instructiehandleidingen, waar u uw handleidingen kunt vinden en beheren en toegang krijgt tot relevante mensen die zijn geworven om samen te werken.

 

 

 

 

 

C. Onboarding van nieuwe leden

Het onboarden van nieuwe leden is veel eenvoudiger als u ze rechtstreeks naar de plek brengt waar ze moeten zijn. Het biedt hen alle materialen die nodig zijn om te integreren in de organisatie en hen vertrouwd te maken met uw product/diensten en gebruikersdocumentatie.

 

3. Gemakkelijk rijke inhoud creëren

Het invoegen van video's en geluidsfragmenten uit verschillende bronnen is veel eenvoudiger met behulp van online software voor handmatig schrijven dan met Microsoft Word.

 

4. Varianten beheren

Het maken en beheren van meerdere varianten van één document is een ander voordeel van online platforms ten opzichte van Microsoft Word. Het helpt u nieuwe handleidingversies, handleidingen van verschillende producten in een serie, enz. toe te voegen als meerdere varianten van het originele bestand in plaats van een afzonderlijk bestand te maken.

 

5. Gemakkelijkere, goedkopere en toch nauwkeurigere vertalingen

 

• Automatische vertaling

Sonat profiteert van de integratie van krachtige vertaaltools die al uw inhoud in een oogwenk automatisch naar de door u geselecteerde talen vertalen. Het bespaart u zeker veel tijd en geld.

• Het leveren van volledige en nauwkeurige vertalingen

In tegenstelling tot Microsoft Word, waar uw vertaling in een heel ander bestand kan verschijnen, kunt u vertalingen als andere dimensies aan uw originele document toevoegen met behulp van online makers van gebruikershandleidingen. Daarom worden alle onderwerpen automatisch in uw vertaalde versie aangemaakt, waardoor het onmogelijk is om een ​​case te missen. Het helpt u een nauwkeurigere vertaling van uw gebruikershandleiding te leveren.

• Het faciliteren van de samenwerking tussen de oorspronkelijke technische schrijvers en de vertalers

Vertalers kunnen op dezelfde plek als technische schrijvers aan het document werken, wat helpt bij eenvoudige communicatie en samenwerking tussen schrijvers en vertalers.

 

6. Succesvolle feedbackverzameling

U bent zich waarschijnlijk bewust van het belang van feedback op gebruikershandleidingen. Fabrikanten wijden vaak een sectie aan de feedback in hun handleiding om de mening van gebruikers en klantervaringen over het product en de documentatie ervan te verzamelen. Het proces van het indienen van feedback is voor veel gebruikers een grote teleurstelling, en ze negeren het vaak, zelfs als ze bereid zijn het te doen. Online tools zoals Sonat bieden u deze mogelijkheid om feedback op uw publicatie mogelijk te maken. Daarom zou het beoordelen en verzenden van feedback heel eenvoudig zijn, en de kans is groter dat gebruikers dit op deze manier doen.

 

 

7. Geef uw bedrijf een boost

Online tools bieden u een geautomatiseerd handmatig proces. Het automatisch meten van SEO-statistieken van uw inhoud is een andere geavanceerde functie die online tools kunnen bieden zonder dat u software van derden nodig heeft. Het helpt u deze parameters moeiteloos te bewaken en te verbeteren, wat resulteert in verbeterde marketing en bedrijfsvoering.

 

8. Direct publiceren

 

• Eenvoudig bijwerken en publiceren

Door een alles-in-één online tool te gebruiken waarmee je zowel kunt schrijven als publiceren, ontstaan ​​er voor jou twee aparte werelden op dezelfde plek. Zodra u klaar bent met schrijven, kunt u met één klik onmiddellijk meerdere onderwerpen op uw aangepaste domein publiceren. Ter vergelijking: de directe publicatie is niet mogelijk op Microsoft Word.

• Begeleide publicatie

Moet iemand de handleiding goedkeuren voordat deze wordt gepubliceerd? Is toetsing door sommige toezichthouders een must? Door gebruik te maken van een gratis online maker van gebruikershandleidingen zoals Sonat, kunt u verschillende regels en vereisten voor publicatie instellen, zoals statistieken die de tekstkwaliteit definiëren, SEO-parameters of goedkeuringen door reviewers en supervisors. Op deze manier wordt uw gebruikershandleiding pas gepubliceerd als deze voldoet aan alle vereisten die u heeft gedefinieerd en iedereen zijn plicht doet.

 

9. Toegang op meerdere apparaten en platforms

Door Microsoft Word te vervangen door moderne online oplossingen, zorgt u ervoor dat uw documentatie er op verschillende apparaten goed uitziet en dat uw gebruikers via verschillende platforms toegang hebben tot uw handleidingen. Bovendien kunt u altijd een voorbeeld van uw gebruikershandleidingen bekijken voordat u deze publiceert.

 

Conclusie

Gezien alle voordelen van online documentatietools ten opzichte van Microsoft Word, zijn wij van mening dat het tijd is om over te stappen op een gespecialiseerde tool voor het documenteren van uw handleidingen. Sonat is een gratis, modern documentatiehulpmiddel waarmee u online gebruikershandleidingen, gebruikershandleidingen, kennisbanken, instructies en tutorials kunt maken en beheren. Het is een krachtig hulpmiddel dat u op één plek alles biedt wat u nodig heeft om een ​​professionele handleiding te maken en te publiceren. Begin zonder pauze en aarzeling met het schrijven van uw gebruikershandleiding met behulp van de gratis gebruikershandleidingsjablonen van Sonat . De gratis sjablonen van Sonat zijn onderverdeeld in zeven categorieën, zodat u in de kortst mogelijke tijd de beste match kunt kiezen en een perfecte handleiding kunt schrijven.