Dlaczego powinieneś przestać pisać instrukcje obsługi w programie Microsoft Word
Czy nadal piszesz instrukcje obsługi w edytorach tekstu, takich jak Microsoft Word, lub spędzasz dużo czasu na wyszukiwaniu szablonów instrukcji obsługi w formacie Word? Zatem prawdopodobnie powinieneś przeczytać ten 7-minutowy artykuł przed pobraniem szablonów słów. Gwarantujemy, że ten artykuł pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu i energii, które w świecie biznesu równają się pieniądzom.
Firmy nieustannie szukają sposobów na zaoszczędzenie czasu i pieniędzy przy jednoczesnej poprawie wydajności. Jednak wiele tracą na rzecz nowych rozwiązań i technologii, opierając się zmianom i trzymając się starych, konwencjonalnych metod. Jest wiele powodów, dla których powinieneś zapomnieć o szablonach tekstowych i przestać pisać podręczniki w programie Microsoft Word. W tym miejscu omawiamy niektóre z najważniejszych korzyści płynących z przejścia na nowoczesne i wyspecjalizowane narzędzie online do tworzenia dokumentacji użytkownika. Poniższa tabela przedstawia krótkie porównanie.
Microsoft Word a narzędzia dokumentacji online
Microsoft Word | Narzędzia dokumentacji online | |
|---|---|---|
| Dostępność | Tylko poprzez ręczne udostępnianie/przesyłanie dokumentów | Dostępny wszędzie i na każdym urządzeniu |
| Wspólna przestrzeń do współpracy | ❌ | ✅ |
| Tworzenie bogatej treści | Możliwy | Dużo łatwiej |
| Automatyczne tłumaczenie | ❌ | ✅ |
| Zbiór opinii | ❌ | ✅ |
| Poprawa SEO | ❌ | ✅ |
| Publikacja bezpośrednia | ❌ | ✅ |
Ale istnieje znacznie więcej szczegółów na temat ręcznych twórców online. Przeczytaj cały artykuł, aby uzyskać pełne porównanie narzędzi dokumentacji online z programem Microsoft Word do pisania instrukcji obsługi.
1. Wznawianie gdziekolwiek jesteś
Możesz kontynuować pracę nad podręcznikiem z różnych miejsc i komputerów, nawet używając programu Microsoft Word. Jednak pamiętanie o noszeniu ze sobą najnowszej wersji wszędzie jest dość frustrujące. Narzędzia oparte na chmurze znacznie to ułatwiły. Uzyskaj dostęp do swojego konta i wznów swoją dokumentację z dowolnego miejsca i na dowolnym urządzeniu. Nie tylko najnowsza wersja, ale cała historia Twojego pisania jest zawsze z Tobą, gdziekolwiek jesteś.
2. Korzystanie ze scentralizowanej wspólnej platformy
W przeciwieństwie do programu Microsoft Word narzędzie dokumentacji online zapewnia Twojemu zespołowi scentralizowaną platformę do zarządzania dokumentacją użytkownika, co może być korzystne z kilku powodów:
A. Efektywna praca zespołowa i współpraca
- Oszczędność czasu dzięki współpracy w czasie rzeczywistym
Nie ma potrzeby tracić czasu na udostępnianie każdego dokumentu programu Word osobno i oczekiwanie na opinie, komentarze lub poprawki. Ta wspólna przestrzeń pomaga Twojemu zespołowi efektywnie współpracować przy pisaniu podręczników w czasie rzeczywistym, gdzie możesz także śledzić wszystkie szczegóły, takie jak kto wprowadził jakie zmiany.
Szybsze, przyjemniejsze i oparte na współpracy pisanie.
Pisanie może czasami być wyzwaniem, głównie wtedy, gdy występują długie przerwy niezdecydowania. Czasem nie wiadomo od czego zacząć, co i jak napisać. Krótki początek jednego z Twoich kolegów, a czasem nawet jedno zdanie kogoś innego może dać ci dobry pomysł, co robić i zainspirować do dalszego pisania. Praca z zespołem pisarzy w środowisku współpracy ułatwiającym burzę mózgów może pobudzić innowacje i kreatywność.
Eliminacja werbalnego podejmowania decyzji
Możliwość komentowania i edytowania na wspólnej platformie ogranicza konieczność podejmowania decyzji werbalnych, a jednocześnie umożliwia śledzenie zmian i decyzji pisemnych w jednym miejscu do wykorzystania w przyszłości.
- Otrzymuj powiadomienia o każdym kroku
Nie spiesz się, zajmując się innymi zadaniami — nie musisz śledzić i stale sprawdzać dokumentów pod kątem poprawek. Będziesz otrzymywać powiadomienia o nowych zmianach, komentarzach, recenzjach i zatwierdzeniach.
B. Wszystkie instrukcje w jednym miejscu 
Tworzysz oddzielną, wyspecjalizowaną przestrzeń dla swoich instrukcji obsługi, aby wyszukiwać instrukcje i zarządzać nimi, a także uzyskać dostęp do odpowiednich osób zatrudnionych do współpracy.
C. Wdrażanie nowych członków
Wdrażanie nowych członków jest znacznie łatwiejsze, gdy kierujesz ich bezpośrednio tam, gdzie powinni. Dostarcza im wszelkich materiałów niezbędnych do integracji z organizacją i zapoznania się z Twoimi produktami/usługami oraz dokumentacją użytkownika.
3. Łatwe tworzenie bogatej zawartości
Wstawianie filmów i plików dźwiękowych z różnych źródeł jest znacznie łatwiejsze przy użyciu oprogramowania do ręcznego pisania online niż programu Microsoft Word.
4. Zarządzanie wariantami
Tworzenie i zarządzanie kilkoma wariantami jednego dokumentu to kolejna przewaga platform internetowych nad Microsoft Word. Pomaga dodawać nowe wersje instrukcji, przewodniki po różnych produktach z serii itp. jako wiele wariantów oryginalnego pliku, zamiast tworzyć oddzielny plik.
5. Łatwiejsze, tańsze i jeszcze dokładniejsze tłumaczenia
Automatyczne tłumaczenie
Sonat czerpie korzyści z integracji potężnych narzędzi do tłumaczenia, które w mgnieniu oka automatycznie tłumaczą całą zawartość na wybrane języki. Z pewnością pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu i pieniędzy.
Dostarczanie pełnego i precyzyjnego tłumaczenia
W przeciwieństwie do programu Microsoft Word, w którym tłumaczenie może znajdować się w zupełnie innym pliku, możesz dodać tłumaczenia do oryginalnego dokumentu w innych wymiarach, korzystając z internetowych kreatorów instrukcji obsługi. Dlatego wszystkie tematy są automatycznie tworzone w Twojej przetłumaczonej wersji, dzięki czemu nie można przegapić żadnej sprawy. Pomaga w dostarczeniu bardziej precyzyjnego tłumaczenia instrukcji obsługi.
Ułatwianie współpracy między autorami tekstów technicznych a tłumaczami
Tłumacze mogą pracować nad dokumentem w tym samym miejscu, co autorzy tekstów technicznych, co ułatwia bezpośrednią komunikację i współpracę między autorami i tłumaczami.
6. Skuteczne zbieranie opinii
Prawdopodobnie zdajesz sobie sprawę ze znaczenia opinii na temat instrukcji obsługi. Producenci często poświęcają w swoich instrukcjach sekcję poświęconą opiniom, aby zebrać opinie użytkowników i doświadczenia klientów na temat produktu i jego dokumentacji. Proces przesyłania opinii jest dla wielu użytkowników dużym kłopotem i często go ignorują, nawet jeśli chcą to zrobić. Narzędzia internetowe, takie jak Sonat, umożliwiają wyrażenie opinii na temat Twojej publikacji. Dlatego ocenianie i przesyłanie opinii byłoby dziecinnie proste, a użytkownicy chętniej robią to w ten sposób.
7. Rozwój Twojej firmy
Narzędzia online zapewniają zautomatyzowany, ręczny proces. Automatyczny pomiar wskaźników SEO treści to kolejna zaawansowana funkcja, którą mogą zapewnić narzędzia online bez konieczności stosowania oprogramowania innych firm. Pomaga monitorować i ulepszać te parametry bez wysiłku, co skutkuje ulepszeniem marketingu i biznesu.
8. Publikowanie bezpośrednio
Łatwa aktualizacja i publikowanie
Korzystanie z wszechstronnego narzędzia online, w którym możesz zarówno pisać, jak i publikować, tworzy dla Ciebie dwa odrębne światy w tym samym miejscu. Możesz natychmiast opublikować wiele tematów w swojej domenie niestandardowej za pomocą jednego kliknięcia, gdy tylko skończysz pisać. Dla porównania, bezpośrednia publikacja nie jest możliwa w programie Microsoft Word.
Publikacja nadzorowana
Czy ktoś musi zatwierdzić podręcznik przed publikacją? Czy przeglądy przez niektórych przełożonych są koniecznością? Korzystając z bezpłatnego narzędzia do tworzenia instrukcji obsługi online, takiego jak Sonat, możesz ustawić różne zasady i warunki wstępne publikacji, takie jak wskaźniki definiujące jakość tekstu, parametry SEO lub zatwierdzenia przez recenzentów i przełożonych. W ten sposób Twoja instrukcja obsługi nie zostanie opublikowana, dopóki nie spełni wszystkich zdefiniowanych przez Ciebie wymagań i wszyscy nie spełnią swoich obowiązków.
9. Dostęp na wielu urządzeniach i platformach
Zastępując Microsoft Word nowoczesnymi rozwiązaniami online, możesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja będzie dobrze wyglądać na różnych urządzeniach, a użytkownicy będą mieli dostęp do Twoich podręczników za pośrednictwem różnych platform. Co więcej, zawsze możesz sprawdzić podgląd swoich instrukcji obsługi przed publikacją.
Wniosek
Biorąc pod uwagę wszystkie zalety narzędzi dokumentacji online w porównaniu z Microsoft Word, uważamy, że nadszedł czas, aby przejść na specjalistyczne narzędzie do dokumentowania podręczników. Sonat to bezpłatne, nowoczesne narzędzie do tworzenia dokumentacji umożliwiające tworzenie i zarządzanie podręcznikami użytkownika, przewodnikami użytkownika, bazami wiedzy, instrukcjami i samouczkami online. To potężne narzędzie, które w jednym miejscu zapewnia wszystko, czego potrzebujesz do stworzenia i opublikowania profesjonalnego podręcznika. Zacznij pisać swoją instrukcję obsługi, korzystając z bezpłatnych szablonów instrukcji obsługi firmy Sonat, bez przerw i wahań. Darmowe szablony Sonat są podzielone na siedem kategorii, co pomoże Ci wybrać najlepsze dopasowanie i napisać doskonały podręcznik w jak najkrótszym czasie.