Por que você deveria parar de escrever manuais do usuário com o Microsoft Word

Você ainda escreve seus manuais do usuário com processadores de texto como o Microsoft Word ou gasta muito tempo procurando modelos de manuais do usuário? Então você provavelmente deveria ler este artigo de 7 minutos antes de baixar seus modelos do Word. Garantimos que este artigo economizará muito tempo e energia, que equivalem a dinheiro no mundo dos negócios.

 

 

As empresas estão constantemente procurando maneiras de economizar tempo e dinheiro e, ao mesmo tempo, melhorar a eficiência. No entanto, perdem muito para novas soluções e tecnologias ao resistirem às mudanças e aderirem aos velhos métodos convencionais. Há muitos motivos pelos quais você deve esquecer os modelos do Word e parar de escrever seus manuais com o Microsoft Word. Aqui discutimos alguns dos benefícios mais importantes de migrar para uma ferramenta online moderna e especializada para criar documentação do usuário. A tabela abaixo mostra uma breve comparação.

 

Microsoft Word versus ferramentas de documentação online

	Microsoft Word	Ferramentas de documentação on-line
Acessibilidade	Somente através de compartilhamento/transferência manual de seus documentos	Acessível em qualquer lugar e através de todos os dispositivos
Espaço compartilhado para colaborar	❌	✅
Criação de conteúdo rico	Possível	Muito facil
Tradução automática	❌	✅
Coleta de comentários	❌	✅
Melhorando o SEO	❌	✅
Publicação Direta	❌	✅

Mas há muito mais detalhes sobre os fabricantes manuais online. Leia o artigo completo para uma comparação completa entre ferramentas de documentação online e Microsoft Word para escrever manuais do usuário.

 

1. Retomando onde quer que você esteja

Você pode continuar trabalhando em seu manual em diferentes locais e computadores, até mesmo usando o Microsoft Word. No entanto, lembrar de levar sua versão mais recente com você para qualquer lugar é bastante frustrante. As ferramentas baseadas em nuvem, no entanto, tornaram isso muito mais fácil. Acesse sua conta e retome sua documentação de qualquer lugar e em qualquer dispositivo. Não apenas a versão mais recente, mas toda a história da sua escrita está sempre com você onde quer que esteja.

 

2. Desfrutando de uma plataforma compartilhada centralizada

Ao contrário do Microsoft Word, uma ferramenta de documentação online fornece à sua equipe uma plataforma centralizada para gerenciar a documentação do usuário, o que pode ser benéfico de várias maneiras:

 

A. Trabalho em equipe e colaboração eficientes

• Economizando tempo por meio da colaboração em tempo real

Não há necessidade de perder tempo compartilhando cada documento do Word separadamente e aguardando feedback, comentários ou revisões. Este espaço compartilhado ajuda sua equipe a colaborar de forma eficaz na redação de manuais em tempo real, onde você também pode acompanhar todos os detalhes, como quem fez que tipo de alterações.

• Escrita mais rápida, divertida e cooperativa.

Escrever às vezes pode ser um desafio, principalmente quando ocorrem aquelas longas pausas de indecisão. Às vezes você não sabe por onde começar, o que e como escrever. Um breve começo de um de seus colegas ou às vezes até mesmo uma única frase de outra pessoa pode lhe dar uma boa ideia do que fazer e inspirá-lo a continuar escrevendo. Trabalhar com uma equipe de redatores em um ambiente colaborativo que facilite o brainstorming pode estimular a inovação e a criatividade.

• Eliminando a tomada de decisões verbais

A capacidade de comentar e editar em uma plataforma compartilhada diminui a tomada de decisões verbais, ao mesmo tempo que mantém o controle das alterações e das decisões escritas em um só lugar para referência futura.

• Seja notificado de cada etapa

Não tenha pressa para realizar outras tarefas – não há necessidade de fazer acompanhamento e verificar constantemente se há revisões em seus documentos. Você será notificado sobre novas alterações, comentários, revisões e aprovações.

 

B. Todos os manuais em um só lugar

Você cria um espaço especializado separado para seus manuais de instruções para encontrar e gerenciar seus manuais e acessar pessoas relevantes recrutadas para colaborar.

 

 

 

 

 

C. Integração de novos membros

A integração de novos membros é muito mais fácil quando você os leva direto para onde precisam estar. Fornece-lhes todos os materiais necessários para se integrarem na organização e familiarizá-los com os seus produtos/serviços e documentação do utilizador.

 

3. Criação fácil de conteúdo rico

Inserir vídeos e clipes de som de diferentes fontes é muito mais fácil usando um software de escrita manual online do que o Microsoft Word.

 

4. Gerenciando variantes

Criar e gerenciar diversas variantes de um único documento é outra vantagem das plataformas online em relação ao Microsoft Word. Ajuda a adicionar novas versões de manuais, guias de diferentes produtos em uma série, etc., como múltiplas variantes do arquivo original, em vez de criar um arquivo separado.

 

5. Traduções mais fáceis, baratas e ainda mais precisas

 

• Tradução automática

Sonat se beneficia da integração de ferramentas de tradução poderosas que traduzem automaticamente todo o seu conteúdo para os idiomas selecionados em um piscar de olhos. Com certeza você economiza muito tempo e dinheiro.

• Entregando tradução completa e precisa

Ao contrário do Microsoft Word, onde sua tradução pode vir em um arquivo completamente diferente, você pode adicionar traduções como outras dimensões ao seu documento original usando criadores de manuais do usuário online. Portanto, todos os tópicos são criados automaticamente em sua versão traduzida, impossibilitando a perda de um case. Ajuda você a fornecer uma tradução mais precisa do seu manual do usuário.

• Facilitando a colaboração entre os redatores técnicos originais e os tradutores

Os tradutores podem trabalhar no documento no mesmo local que os redatores técnicos, o que ajuda na comunicação e colaboração direta entre redatores e tradutores.

 

6. Coleta de feedback bem-sucedida

Você provavelmente está ciente da importância do feedback sobre os manuais do usuário. Os fabricantes muitas vezes dedicam uma seção ao feedback em seus manuais para coletar as opiniões dos usuários e as experiências dos clientes sobre o produto e sua documentação. O processo de envio de feedback é uma grande chatice para muitos usuários, e eles muitas vezes o ignoram, mesmo que estejam dispostos a fazê-lo. Ferramentas online como o Sonat oferecem esta opção para permitir feedback sobre sua publicação. Portanto, avaliar e enviar feedback seria muito fácil, e é mais provável que os usuários façam isso dessa maneira.

 

 

7. Impulsionando o seu negócio

As ferramentas online fornecem um processo manual automatizado. A medição automática das métricas de SEO do seu conteúdo é outro recurso avançado que as ferramentas online podem fornecer sem a necessidade de software de terceiros. Ele ajuda você a monitorar e melhorar esses parâmetros sem esforço, resultando em marketing e negócios aprimorados.

 

8. Publicação Direta

 

• Fácil atualização e publicação

Usar uma ferramenta online completa onde você pode escrever e publicar cria dois mundos separados para você no mesmo lugar. Você pode publicar imediatamente vários tópicos em seu domínio personalizado com um único clique assim que terminar de escrever. Em comparação, a publicação direta não é possível no Microsoft Word.

• Publicação supervisionada

Alguém precisa aprovar o manual antes de publicar? A revisão por alguns supervisores é obrigatória? Ao usar um criador de manuais do usuário online gratuito como o Sonat, você pode definir diferentes regras e pré-requisitos para publicação, como métricas que definem a qualidade do texto, parâmetros de SEO ou aprovações de revisores e supervisores. Dessa forma, seu manual do usuário não será publicado até que atenda a todos os requisitos definidos e que todos cumpram seu dever.

 

9. Acesso em vários dispositivos e plataformas

Ao substituir o Microsoft Word por soluções online modernas, você pode garantir que sua documentação tenha uma boa aparência em diferentes dispositivos e que seus usuários acessem seus manuais por meio de diversas plataformas. Além disso, você sempre pode conferir uma prévia dos manuais do usuário antes de publicá-los.

 

Conclusão

Considerando todas as vantagens das ferramentas de documentação online em relação ao Microsoft Word, acreditamos que é hora de migrar para uma ferramenta especializada para documentar seus manuais. Sonat é uma ferramenta de documentação moderna e gratuita para criar e gerenciar manuais de usuário, guias de usuário, bases de conhecimento, instruções e tutoriais online. É uma ferramenta poderosa que oferece tudo que você precisa em um só lugar para criar e publicar um manual profissional. Comece a escrever seu guia do usuário usando os modelos gratuitos de manual do usuário da Sonat sem pausa e hesitação. Os modelos gratuitos do Sonat são classificados em sete categorias para ajudá-lo a escolher a melhor combinação e escrever um manual perfeito no menor tempo possível.