Почему вам следует прекратить писать руководства пользователя с помощью Microsoft Word

Вы все еще пишете свои руководства пользователя с помощью текстовых процессоров, таких как Microsoft Word, или тратите много времени на поиск шаблонов руководств пользователя Word? Тогда вам, вероятно, следует прочитать эту 7-минутную статью, прежде чем загружать шаблоны слов. Мы гарантируем, что эта статья сэкономит вам много времени и энергии, которые в деловом мире приравниваются к деньгам.

 

 

Компании постоянно ищут способы сэкономить время и деньги, одновременно повышая эффективность. Однако они многое теряют из-за новых решений и технологий, сопротивляясь переменам и придерживаясь старых традиционных методов. Есть много причин, по которым вам следует забыть о шаблонах слов и перестать писать руководства с помощью Microsoft Word. Здесь мы обсудим некоторые из наиболее важных преимуществ перехода на современный специализированный онлайн-инструмент для создания пользовательской документации. В таблице ниже показано краткое сравнение.

 

Microsoft Word против инструментов онлайн-документации

	Microsoft Word	Инструменты онлайн-документации
Доступность	Только посредством совместного использования/передачи ваших документов вручную	Доступно везде и с любого устройства
Общее пространство для совместной работы	❌	✅
Создание богатого контента	Возможный	Намного легче
Автоматический перевод	❌	✅
Сбор отзывов	❌	✅
Улучшение SEO	❌	✅
Прямая публикация	❌	✅

Но об онлайн-руководствах есть гораздо больше подробностей. Прочтите всю статью, чтобы получить полное сравнение инструментов онлайн-документации и Microsoft Word для написания руководств пользователя.

 

1. Возобновление работы, где бы вы ни находились

Вы можете продолжать работу над руководством из разных мест и компьютеров, даже используя Microsoft Word. Тем не менее, постоянно носить с собой последнюю версию — это довольно неприятно. Однако облачные инструменты значительно упростили задачу. Получите доступ к своей учетной записи и возобновите документацию из любого места и на любом устройстве. Не только последняя версия, но и вся история вашего творчества всегда с вами, где бы вы ни находились.

 

2. Использование централизованной общей платформы

В отличие от Microsoft Word, инструмент онлайн-документации предоставляет вашей команде централизованную платформу для управления пользовательской документацией, которая может быть полезна по нескольким причинам:

 

А. Эффективная командная работа и сотрудничество

• Экономия времени благодаря совместной работе в режиме реального времени

Нет необходимости тратить время на совместное использование каждого документа Word отдельно и ожидание отзывов, комментариев или исправлений. Это общее пространство помогает вашей команде эффективно сотрудничать при написании руководств в режиме реального времени, где вы также можете отслеживать все детали, например, кто какие изменения внес.

• Быстрее, веселее и совместное написание.

Иногда письмо может быть трудным, особенно когда случаются длительные паузы в нерешительности. Иногда не знаешь, с чего начать, что и как писать. Краткое начало одного из ваших коллег или иногда даже одно предложение кого-то другого может дать вам хорошее представление о том, что делать, и вдохновить вас продолжать писать. Работа с командой писателей в атмосфере сотрудничества, способствующей мозговому штурму, может стимулировать инновации и творчество.

• Устранение вербального принятия решений

Возможность комментировать и редактировать на общей платформе снижает необходимость принятия устных решений, сохраняя при этом изменения и письменные решения в одном месте для дальнейшего использования.

• Получайте уведомления о каждом шаге

Не торопитесь, выполняя другие задачи — не нужно следить и постоянно проверять документы на наличие изменений. Вы будете получать уведомления о новых изменениях, комментариях, отзывах и одобрениях.

 

Б. Все руководства в одном месте

Вы создаете отдельное специализированное пространство для своих руководств по эксплуатации, чтобы находить и управлять своими руководствами, а также получать доступ к нужным людям, привлеченным для совместной работы.

 

 

 

 

 

C. Привлечение новых участников

Привлекать новых участников намного проще, если вы доставляете их прямо туда, где им нужно. Он предоставляет им все материалы, необходимые для интеграции в организацию и ознакомления с вашими продуктами/услугами и пользовательской документацией.

 

3. Легко создавать богатый контент

Вставлять видео и аудиоклипы из разных источников гораздо проще с помощью онлайн-программы для написания руководств, чем с помощью Microsoft Word.

 

4. Управление вариантами

Создание и управление несколькими вариантами одного документа — еще одно преимущество онлайн-платформ перед Microsoft Word. Это поможет вам добавлять новые версии руководств, руководства для различных продуктов в серии и т. д. в виде нескольких вариантов исходного файла вместо создания отдельного файла.

 

5. Более простые, дешевые и точные переводы

 

• Автоперевод

Преимущества Sonat заключаются в интеграции мощных инструментов перевода, которые автоматически переводят весь ваш контент на выбранные вами языки в мгновение ока. Это наверняка сэкономит вам много времени и денег.

• Обеспечение полного и точного перевода

В отличие от Microsoft Word, где ваш перевод может быть представлен в совершенно другом файле, вы можете добавлять переводы в других измерениях к исходному документу с помощью онлайн-создателей руководств пользователя. Поэтому все темы автоматически создаются в вашей переведенной версии, что исключает возможность пропустить случай. Это поможет вам выполнить более точный перевод руководства пользователя.

• Содействие сотрудничеству между оригинальными техническими авторами и переводчиками

Переводчики могут работать над документом там же, где и технические писатели, что облегчает общение и сотрудничество между авторами и переводчиками.

 

6. Успешный сбор обратной связи

Вы, вероятно, знаете о важности отзывов о руководствах пользователя. Производители часто посвящают раздел отзывам в своих руководствах, чтобы собрать мнения пользователей и впечатления клиентов о продукте и его документации. Процесс отправки отзывов является большим обломом для многих пользователей, и они часто игнорируют его, даже если готовы это сделать. Онлайн-инструменты, такие как Sonat, дают вам возможность оставить отзыв о вашей публикации. Таким образом, оценивать и отправлять отзывы будет проще простого, и пользователи с большей вероятностью сделают это таким образом.

 

 

7. Развитие вашего бизнеса

Онлайн-инструменты позволяют автоматизировать ручной процесс. Автоматическое измерение показателей SEO вашего контента — это еще одна расширенная функция, которую онлайн-инструменты могут предоставить без необходимости использования стороннего программного обеспечения. Это помогает вам без усилий отслеживать и улучшать эти параметры, что приводит к улучшению маркетинга и бизнеса.

 

8. Публикация напрямую

 

• Простое обновление и публикация

Использование универсального онлайн-инструмента, с помощью которого вы можете писать и публиковать, создает для вас два отдельных мира в одном и том же месте. Вы можете сразу опубликовать несколько тем в своем личном домене одним щелчком мыши, как только закончите писать. Для сравнения: в Microsoft Word прямая публикация невозможна.

• Контролируемая публикация

Нужно ли кому-либо утверждать руководство перед публикацией? Является ли проверка со стороны некоторых руководителей обязательной? Используя бесплатный онлайн-создатель руководств пользователя, такой как Sonat, вы можете установить различные правила и предварительные условия для публикации, такие как показатели, определяющие качество текста, параметры SEO или одобрения рецензентов и руководителей. Таким образом, ваше руководство пользователя не будет опубликовано до тех пор, пока оно не будет соответствовать всем определенным вами требованиям и пока каждый не выполнит свои обязанности.

 

9. Доступ на нескольких устройствах и платформах

Заменив Microsoft Word современными онлайн-решениями, вы можете гарантировать, что ваша документация будет хорошо выглядеть на разных устройствах и что ваши пользователи получат доступ к вашим руководствам через различные платформы. Более того, вы всегда можете предварительно просмотреть свои руководства пользователя перед публикацией.

 

Заключение

Учитывая все преимущества инструментов онлайн-документирования перед Microsoft Word, мы считаем, что пришло время перейти к специализированному инструменту для документирования ваших руководств. Sonat — это бесплатный современный инструмент документации для создания и управления онлайн-руководствами пользователя, руководствами пользователя, базами знаний, инструкциями и учебными пособиями. Это мощный инструмент, который предоставляет вам все необходимое в одном месте для создания и публикации профессионального руководства. Начните писать руководство пользователя, используя бесплатные шаблоны руководств пользователя Sonat, без пауз и колебаний. Бесплатные шаблоны Sonat разделены на семь категорий, что поможет вам выбрать наиболее подходящий и написать идеальное руководство в кратчайшие сроки.