Varför du ska sluta skriva användarmanualer med Microsoft Word

Skriver du fortfarande dina användarmanualer med ordbehandlare som Microsoft Word eller spenderar du mycket tid på att söka efter mallar för Word-användarmanualer? Då bör du nog läsa den här 7-minutersartikeln innan du laddar ner dina ordmallar. Vi garanterar att den här artikeln kommer att spara mycket tid och energi, vilket alla är lika med pengar i affärsvärlden.

Företag letar ständigt efter sätt att spara tid och pengar och samtidigt förbättra effektiviteten. De förlorar dock mycket på nya lösningar och teknologier genom att stå emot förändringar och hålla sig till gamla konventionella metoder. Det finns många anledningar till varför du bör glömma ordmallar och sluta skriva dina manualer med Microsoft Word. Här diskuterar vi några av de viktigaste fördelarna med att gå över till ett modernt och specialiserat onlineverktyg för att skapa användardokumentation. Tabellen nedan visar en kort jämförelse.

Microsoft Word vs. Onlinedokumentationsverktyg

Men det finns mycket mer information om online-manuella tillverkare. Läs hela artikeln för en fullständig jämförelse av onlinedokumentationsverktyg kontra Microsoft Word för att skriva användarmanualer.

1. Återuppta var du än är

Du kan fortsätta arbeta med din manual från olika platser och datorer, även med Microsoft Word. Ändå är det ganska frustrerande att komma ihåg att bära med sig den senaste versionen överallt. Molnbaserade verktyg har dock gjort det mycket enklare. Få åtkomst till ditt konto och återuppta din dokumentation var som helst och på vilken enhet som helst. Inte bara den senaste versionen utan hela historien om ditt skrivande är alltid med dig var du än är.

2. Njut av en centraliserad delad plattform

Till skillnad från Microsoft Word ger ett onlinedokumentationsverktyg ditt team en centraliserad plattform för att hantera din användardokumentation, vilket kan vara fördelaktigt på flera sätt:

A. Effektivt lagarbete och samarbete

• Spara tid genom realtidssamarbete

Det finns ingen anledning att slösa tid på att dela varje Word-dokument separat och vänta på feedback, kommentarer eller revisioner. Detta delade utrymme hjälper ditt team att effektivt samarbeta för att skriva manualer i realtid, där du också kan hålla reda på alla detaljer, som vem som gjort vilken typ av ändringar.

• Snabbare, roligare och mer samarbetsvilligt skrivande.

Att skriva kan ibland vara utmanande, främst när de där långa pauserna av obeslutsamhet inträffar. Ibland vet du inte var du ska börja, vad och hur du ska skriva. En kort start av en av dina kollegor eller ibland till och med en enda mening av någon annan kan ge dig en bra uppfattning om vad du ska göra och inspirera dig att fortsätta skriva. Att arbeta med ett team av skribenter i en samarbetsmiljö som underlättar brainstorming kan stimulera innovation och kreativitet.

• Eliminera verbalt beslutsfattande

Möjligheten att kommentera och redigera i en delad plattform minskar verbalt beslutsfattande samtidigt som man håller reda på ändringar och skriftliga beslut på ett ställe för framtida referens.

• Bli meddelad om varje steg

Ta dig tid att göra andra uppgifter – du behöver inte följa upp och kontrollera ständigt dina dokument för revisioner. Du kommer att meddelas om nya ändringar, kommentarer, recensioner och godkännanden.

B. Alla manualer på ett ställe

Du skapar ett separat specialiserat utrymme för dina bruksanvisningar för att hitta och hantera dina manualer och komma åt relevanta personer som rekryterats för att samarbeta.

C. Introduktion av nya medlemmar

Det är mycket lättare att ta in nya medlemmar när du får dem direkt dit de behöver vara. Den förser dem med allt material som behövs för att integreras i organisationen och bekanta dem med dina produkter/tjänster och användardokumentation.

3. Skapa rikt innehåll enkelt

Att infoga videor och ljudklipp från olika källor är mycket enklare med online manuell skrivprogram än Microsoft Word.

4. Hantera varianter

Att skapa och hantera flera varianter av ett enda dokument är en annan fördel med onlineplattformar jämfört med Microsoft Word. Det hjälper dig att lägga till nya manuella versioner, guider för olika produkter i en serie, etc., som flera varianter av originalfilen istället för att skapa en separat fil.

5. Enklare, billigare, men mer exakta översättningar

• Automatisk översättning

Sonat drar nytta av att integrera kraftfulla översättningsverktyg som automatiskt översätter allt ditt innehåll till dina valda språk på ett ögonblick. Det sparar dig säkert mycket tid och pengar.

• Levererar fullständig och exakt översättning

Till skillnad från Microsoft Word, där din översättning kan komma i en helt annan fil, kan du lägga till översättningar som andra dimensioner till ditt originaldokument med hjälp av skapande av användarmanualer online. Därför skapas alla ämnen automatiskt i din översatta version, vilket gör det omöjligt att missa ett ärende. Det hjälper dig att leverera en mer exakt översättning av din användarmanual.

• Underlätta samarbetet mellan de ursprungliga tekniska skribenterna och översättarna

Översättare skulle kunna arbeta med dokumentet på samma plats som tekniska skribenter, vilket hjälper till med enkel kommunikation och samarbete mellan skribenter och översättare.

6. Framgångsrik feedbackinsamling

Du är förmodligen medveten om vikten av feedback på användarmanualer. Tillverkare ägnar ofta ett avsnitt åt feedbacken i sin manual för att samla in användarnas åsikter och kundupplevelser om produkten och dess dokumentation. Processen att skicka feedback är ett stort problem för många användare, och de ignorerar det ofta även om de är villiga att göra det. Onlineverktyg som Sonat ger dig det här alternativet för att aktivera feedback på din publikation. Därför skulle det vara lätt som en plätt att betygsätta och skicka feedback, och användare är mer benägna att göra det på detta sätt.

7. Boosta ditt företag

Onlineverktyg ger dig en automatiserad manuell process. Automatisk mätning av SEO-mått för ditt innehåll är en annan avancerad funktion som onlineverktyg kan tillhandahålla utan att behöva programvara från tredje part. Det hjälper dig att övervaka och förbättra dessa parametrar utan ansträngning, vilket resulterar i förbättrad marknadsföring och affärer.

8. Publicera direkt

• Enkel uppdatering och publicering

Att använda ett allt-i-ett onlineverktyg där du både kan skriva och publicera skapar två separata världar för dig på samma plats. Du kan omedelbart publicera flera ämnen på din anpassade domän genom ett enda klick så fort du har skrivit klart. Som jämförelse är direktpublicering inte möjlig på Microsoft Word.

• Övervakad publicering

Behöver någon godkänna manualen innan den publiceras? Är granskning av vissa handledare ett måste? Genom att använda en skapande online gratis användarmanual som Sonat kan du ställa in olika regler och förutsättningar för publicering, till exempel mätvärden som definierar textkvalitet, SEO-parametrar eller godkännanden av granskare och handledare. På så sätt kommer din användarmanual inte att publiceras förrän den uppfyller alla krav du har definierat och alla gör sin plikt.

9. Åtkomst på flera enheter och plattformar

Genom att ersätta Microsoft Word med moderna onlinelösningar kan du säkerställa att din dokumentation ser bra ut på olika enheter och att dina användare kommer åt dina manualer via olika plattformar. Dessutom kan du alltid kontrollera en förhandsgranskning av dina användarmanualer innan du publicerar.

Slutsats

Med tanke på alla fördelar med onlinedokumentationsverktyg jämfört med Microsoft Word, anser vi att det är dags att gå över till ett specialiserat verktyg för att dokumentera dina manualer. Sonat är ett gratis modernt dokumentationsverktyg för att skapa och hantera onlineanvändarmanualer, användarguider, kunskapsbaser, instruktioner och handledningar. Det är ett kraftfullt verktyg som ger dig allt du behöver på ett ställe för att skapa och publicera en professionell manual. Börja skriva din användarhandbok med hjälp av Sonats gratis mallar för användarmanualer utan paus och tvekan. Sonats gratismallar är klassificerade i sju kategorier för att hjälpa dig välja den bästa matchningen och skriva en perfekt manual på kortast tid.