Manuales privados de la organización.

Si todos o la mayoría de los manuales que cree van a ser privados, debe configurar sus manuales privados a nivel de organización. Sin embargo, siempre puede cambiar la configuración de cada documento para que sea diferente de la configuración predeterminada.

Configure los manuales de su organización como privados/públicos

1. En la página de inicio de su organización, abra el menú principal en la parte superior izquierda.
2. Haga clic en Manual privado .
   • 
3. Abra la pestaña Configuración .
4. Marque/desmarque la casilla del manual privado.

Configuración de acceso privado

Puede restringir el acceso a sus manuales privados a personas u organizaciones específicas.

Restringir el acceso a usuarios específicos

1. En la página de inicio de su organización, abra el menú principal en la parte superior izquierda.
2. Haga clic en Manual privado .
3. Abra la pestaña Accesos privados .
4. En la pestaña Usuarios, escriba/pegue la dirección de correo electrónico de un usuario específico.
5. Haga clic en el botón Más a la derecha para agregar un nuevo miembro.

El nuevo miembro se mostrará debajo de los miembros existentes. Puedes repetir esta acción para agregar tantos usuarios como quieras.

Restringir el acceso al personal de una organización específica

Puede utilizar dominios de correo electrónico organizacionales para asegurarse de que solo las personas dentro de una organización específica puedan acceder a sus manuales. Esto podría resultar especialmente útil al crear una base de conocimientos o manuales internos para su propia organización o para otras organizaciones. Para hacerlo:

1. En la página de inicio de su organización, abra el menú principal en la parte superior izquierda.
2. Haga clic en Manual privado .
3. Abra la pestaña Accesos privados .
4. En la pestaña Dominios, escriba/pegue el dominio de correo electrónico de la organización deseado (ejemplo: @sonat.com).
5. Haga clic en el botón Más a la derecha para permitir que las personas dentro de este dominio accedan a sus manuales privados.

El dominio recién agregado se mostrará en dominios existentes. Puede repetir esta acción para proporcionar acceso privado a más organizaciones.

Al hacer esto, todos los usuarios de ese dominio (en este ejemplo: sonat.com) tendrán acceso a documentos privados.

Restringir el acceso a los usuarios provistos de una URL privada

Puede utilizar tokens para crear URL privadas para otorgar acceso a documentos específicos de su organización. Dado que puede administrar tokens por separado, puede utilizar diferentes tokens para ajustar los niveles de acceso para diferentes grupos de usuarios. Puede desactivar todas las URL de un token a la vez para restringir el acceso de un grupo específico mientras mantiene activos a otros. Para crear un nuevo token:

1. En la página de inicio de su organización, abra el menú principal en la parte superior izquierda.
2. Haga clic en Manual privado .
3. Abra la pestaña Administrar URL privadas .
4. Agregue un título para crear un nuevo token.
   • Este título es para tu propio uso y te ayuda a gestionar y categorizar los accesos privados.
5. Haga clic en el botón Más a la derecha para agregar un nuevo token.

El nuevo token se mostrará debajo de los tokens existentes. Puedes repetir esta acción para agregar tantos tokens como quieras.

Luego puede utilizar este token para proporcionar URL privadas a su organización.

1. En la página del manual privado, abra la pestaña Acceso privado .
2. En la pestaña URL privadas, escriba el título del token que desea utilizar.
3. Haga clic en el botón Más a la derecha para agregar el token.
4. En la lista de tokens existentes, haga clic en el icono de copiar junto al título del token para copiar la URL generada.

Puede utilizar esta URL para proporcionar a los usuarios previstos una clave de acceso privada .