Interne, externe, Produkt-, Prozess-, technische und Benutzerdokumentation

Brauchten Sie schon immer Erklärungen zu den vielen Begriffen, die sich auf unterschiedliche Arten von Dokumentation beziehen? Werfen Sie einen Blick auf die folgenden Fragen.

Was bedeuten Handbuch und Benutzerdokumentation? Was ist ein Benutzerhandbuch? Gilt das Verfassen eines Benutzerhandbuchs als technische Dokumentation? Was sind die Unterschiede zwischen einem Schulungshandbuch und einer Bedienungsanleitung? Externe und interne Dokumentation? Produkt- und Prozessdokumentation?

Hier werden wir alle diese verwandten Begriffe auf eine Weise klassifizieren und definieren, die am sinnvollsten ist, sodass Sie erfahren, wie sie sich ähneln oder unterscheiden. Dokumentationsbegriffe können jedoch synonym verwendet werden. Wir werden sie auch behandeln. Beginnen wir also mit der Definition des allgemeinsten Begriffs in diesem Thema:

Dokumentation

Dokumentation ist kommunikatives Material, das formale Informationen zur Einführung, Beschreibung, Schulung und Anleitung zu einem System, Produkt, Service, einer Organisation, einem Verfahren oder einem technischen Prozess bereitstellt. In vielen Fällen werden diese formalen und informativen Dokumente auch als Handbücher bezeichnet.

Gehen wir zum nächsten Level.

Bei der Diskussion eines Produkts oder einer Dienstleistung kann eine gute Klassifizierung Dokumentationen oder Handbücher in zwei Hauptgruppen unterteilen: Technische Dokumentation und Benutzerdokumentation . Eine andere Kategorie kann Dokumente in Produktdokumentation und Prozessdokumentation unterteilen, ähnlich der ersten Kategorie. Eine weitere sinnvolle Methode zur Klassifizierung von Dokumentation, insbesondere in Bezug auf organisatorische Einstellungen, besteht darin, Dokumentationen nach internem oder externem Status zu organisieren.

Wir besprechen sie alle und beginnen mit dem umfassendsten.

Externe Dokumentation

Wie der Name vermuten lässt, ist externe Dokumentation dazu gedacht, mit Personen außerhalb einer Organisation (Firma, Geschäftseinheit usw.) geteilt zu werden, um Informationen und Anleitungen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung bereitzustellen. Daher könnte externe Dokumentation auch Produktdokumentation genannt werden. Die externe/Produktdokumentation eines Unternehmens könnte in Benutzerdokumentation und Systemdokumentation unterteilt werden.

A. Benutzerdokumentation

Benutzerdokumentation, auch Endbenutzerdokumentation genannt, richtet sich an Endbenutzer und bietet umfassende Informationen zu einem Produkt oder einer Dienstleistung. Dokumente dieser Gruppe werden auch als Benutzerhilfe bezeichnet. Ihr Hauptzweck besteht darin, den Benutzern hilfreiche Informationen zu einem Produkt zu geben, beispielsweise eine allgemeine Einführung, eine Beschreibung seiner Funktionen sowie Anweisungen zur Installation, Verwendung und Wartung.

Handbücher dieser Gruppe vermitteln Themen anhand einiger technischer Erklärungen. Da sie sich jedoch an Endbenutzer richten, müssen sie detaillierte technische Informationen begrenzen und eine einfache Sprache mit Standardbegriffen und -ausdrücken anstelle von Fachjargon verwenden. Daher bieten sie benutzerfreundliche Anleitungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den praktischen Einsatz. Obwohl Benutzerdokumentation in den Zuständigkeitsbereich eines technischen Redakteurs fällt (jemand, der die technischen Informationen verwendet, versteht und in kürzere und einfachere Inhalte für die Endbenutzer übersetzt), wird sie nicht immer als technische Dokumentation betrachtet. Denn sie richtet sich normalerweise nicht an Experten und Fachleute. Wir werden technische Dokumentation später in diesem Artikel besprechen.

Lassen Sie uns verschiedene Formen der Benutzerdokumentation überprüfen:

• Installations- und Einrichtungshandbuch
  • Das Installations- und Einrichtungshandbuch enthält detaillierte Informationen zur Installation, Einrichtung und Inbetriebnahme eines Produkts.
• Bedienungsanleitung
  • Ein Handbuch, das den Benutzern die ordnungsgemäße Verwendung des Produkts erklärt.
• Manuelle Fehlerbehebung

  • Ein Handbuch mit Informationen zur Behebung gängiger Produktprobleme.

• Benutzerhandbuch
  • Ein typisches Benutzerhandbuch enthält häufig alle oben genannten Anleitungen an einem Ort. Benutzerhandbücher richten sich an unterschiedliche Benutzer, darunter erfahrene und unerfahrene, und geben Anweisungen zur Einrichtung, Bedienung und Wartung des Produkts. Sie stellen den Benutzern das Produkt vor und beschreiben seine Standardfunktionalität sowie seine verschiedenen Funktionen und Anwendungen. Sie enthalten normalerweise Vorsichtsmaßnahmen hinsichtlich der Verwendung des Produkts und können auch grundlegende häufig gestellte Fragen und Hinweise zur Fehlerbehebung enthalten.

B. Systemdokumentation

Die Systemdokumentation kann in Form eines Wartungshandbuchs oder eines Reparaturhandbuchs vorliegen. Sie enthält eine Übersicht über die zugrunde liegenden Systeme, ausführlichere technische Informationen und Reparaturanweisungen, die Mechanikern, Ingenieuren und anderen fortgeschrittenen Benutzern bei der Reparatur des Produkts helfen.

Interne Dokumentation

Interne Dokumentation ist nicht für die externe Weitergabe gedacht. Sie enthält technische Details und organisatorische Richtlinien, Verfahren usw., die für Benutzer unnötig oder produktiv sind. Im Allgemeinen dienen Dokumente dieser Gruppe als Referenz für Mitarbeiter, technische Teams, Manager oder andere Büroangestellte, damit sie ihre Arbeit effizienter erledigen können. Wie oben erwähnt, kann die interne Dokumentation in technische/prozessbezogene Dokumentation und organisationsunterstützende Dokumentation unterteilt werden.

A. Technische Dokumentation

Wenn wir den Begriff „technische Dokumentation“ verwenden, meinen wir damit jene internen Dokumente, die hauptsächlich an das technische Team einer Organisation verteilt werden. Sie behandeln Themen wie Testpläne, Entwicklungsprozesse, Design-Spezifikationen, Projektpläne, Wartung und Verbesserung des Systems usw. und viele technische Begriffe. Der Begriff „Prozessdokumentation“ bezieht sich fast auf dieselbe Art von Dokumenten. Technische und Prozessdokumentation können synonym verwendet werden.

B. Organisationsunterstützende Dokumentation

In jeder Organisation gibt es verschiedene Handbücher und Dokumentationen zur Schulung von Mitarbeitern und zur Definition interner Organisationsrichtlinien, und die meisten dieser Dokumente gehören zum Bereich der Personalabteilung . Lassen Sie uns einige der häufigsten handbuchbezogenen Begriffe besprechen, denen Sie in einer Organisation begegnen:

1. Bedienungsanleitung:

Dieses Handbuch enthält Standards und Richtlinien eines Unternehmens, die darlegen, was und wie getan werden soll. Daher hilft es den Mitarbeitern, ihre Arbeit korrekter und effizienter zu erledigen, insbesondere im Hinblick auf die Qualität und Sicherheit von Waren und Dienstleistungen.

2. Handbuch zum Krisenmanagement:

Es handelt sich um ein Handbuch, das Mitarbeitern Anweisungen gibt, wie sie auf Krisen am Arbeitsplatz reagieren sollen.

3. Audithandbuch:

Es beschreibt die Prüfungsrichtlinien und -verfahren eines Unternehmens.

4. Trainingshandbuch:

Ein Schulungshandbuch dient in erster Linie der Verbesserung der ausgeführten Aufgaben und kann Anweisungen zur Schulung von Mitarbeitern enthalten. Schulungshandbücher können sowohl für Anfänger als auch für erfahrene Mitarbeiter als Nachschlagewerke verwendet werden.

5. Richtlinienhandbuch:

Ein Richtlinienhandbuch oder ein Richtlinien- und Verfahrenshandbuch ist normalerweise eine gute Referenz für Manager und Vorgesetzte, um sie bei der Entscheidungsfindung und der effektiven Führung des Unternehmens zu unterstützen. Es enthält alle Unternehmensrichtlinien, -regeln und -vorschriften sowie die genauen Verfahren zur Einhaltung dieser Richtlinien und Standards.

6. Organisationshandbuch:

Es definiert die Organisationsstruktur und enthält alle Informationen zu den Positionen, Aufgaben, Pflichten, Stellenbeschreibungen, Verantwortlichkeiten, Beziehungen und Hierarchien einer Organisation. So hilft es den Mitarbeitern, ihre Arbeitsstelle besser zu kennen und auszuführen.

Anleitungen

Was ist nun ein Leitfaden?

Im Vergleich zu den von uns besprochenen Begriffen im Zusammenhang mit Handbüchern ist ein Leitfaden ein allgemeinerer Begriff, der sich auf jedes Handbuch mit Anleitungen und Hilfe bezieht. Ein Leitfaden muss sich nicht unbedingt auf die Verwendung eines Produkts beziehen. Ein Benutzerhandbuch muss nicht umfassend sein und kann so einfach wie eine Karte sein, die den Benutzern einige hilfreiche Anweisungen gibt.  

Abschluss

Die Dokumentation einer Organisation kann auf verschiedene Arten kategorisiert werden. Eine Methode besteht darin, zu entscheiden, welche Dokumente extern weitergegeben werden und welche nicht. Detaillierte technische und unternehmensbezogene Richtlinien und Verfahren sind nicht für die Weitergabe an Außenstehende vorgesehen. Andererseits können System- und Benutzerdokumentationen Benutzern dabei helfen, sich bei Bedarf über das Produkt eines Unternehmens zu informieren. Lassen Sie uns also einen kurzen Überblick über die wichtigsten Punkte geben:

Die Benutzerdokumentation besteht im Wesentlichen aus Folgendem:

• Bedienungsanleitung
• Installationsanleitung
• Manuelle Fehlerbehebung
• Benutzerhandbuch

Ziel der Benutzerdokumentation ist:

Helfen Sie Benutzern, mehr über ein Produkt zu erfahren und wie sie Folgendes tun können:

• Installieren
• Arbeiten
• Fehlerbehebung
• Halten Sie Benutzer von möglichen Gefahren fern

Die technische Dokumentation umfasst im Wesentlichen:

• Testpläne
• Technische Designspezifikation
• Projektpläne

Ziel der technischen Dokumentation ist:

Führen Sie Aufzeichnungen über den technischen Prozess und die Einarbeitung von Technikern einer Organisation für:

• Entwicklung
• Testen
• Wartung
• Verbesserung