Documentación interna, externa, de producto, de proceso, técnica y de usuario

¿Siempre has necesitado aclaraciones con muchos términos referentes a diferentes tipos de documentación? Eche un vistazo a las siguientes preguntas.

¿Qué significa el manual y la documentación del usuario? ¿Qué es un manual de usuario? ¿Escribir un manual de usuario se considera documentación técnica? ¿Cuáles son las diferencias entre un manual de formación y un manual de instrucciones? ¿Documentación externa e interna? ¿Documentación de productos y procesos?

Aquí clasificaremos y definiremos todos estos términos relacionados de la manera que tenga más sentido, para que aprenda en qué se parecen o se diferencian. Sin embargo, los términos de documentación podrían usarse indistintamente; Nosotros también los cubriremos. Entonces, comencemos por definir el término más general en este tema:

Documentación

La documentación es material comunicable que proporciona formalmente información para introducción, descripción, capacitación e instrucción sobre un sistema, producto, servicio, organización, procedimiento o proceso técnico. En muchos casos, estos documentos formales e informativos también se conocen como Manuales.

Pasemos al siguiente nivel.

A la hora de hablar de un producto o servicio, una buena clasificación puede dividir la documentación o manuales en dos grupos principales; Documentación Técnica y Documentación de Usuario . Otra categoría puede dividir los documentos en Documentación de producto y Documentación de proceso, similar a la primera categoría. Otro método razonable para clasificar la documentación, especialmente en lo que respecta a entornos organizacionales, es organizar la documentación según sea interna o externa.

Los discutiremos todos y comenzaremos con el más amplio.

Documentación externa

Como se puede adivinar por su nombre, la documentación externa está destinada a ser compartida con personas ajenas a una organización (empresa, unidad de negocio, etc.) para proporcionar información y guías sobre un producto o servicio. Por tanto, la documentación externa también podría denominarse Documentación de Producto. La documentación externa/de producto de una empresa se podría dividir en Documentación del usuario y Documentación del sistema .

A. Documentación del usuario

La documentación del usuario, también conocida como documentación del usuario final, está dirigida a los usuarios finales para proporcionar información completa sobre un producto o servicio. Los documentos de este grupo también pueden denominarse Asistencia al usuario. Su objetivo principal es ayudar a los usuarios con información útil sobre un producto, como una introducción general, una descripción de sus características e instrucciones sobre su instalación, uso y mantenimiento.

Los manuales de este grupo enseñan las materias mediante alguna explicación técnica. Aún así, dado que el objetivo son los usuarios finales, deben limitar la información técnica detallada y utilizar un lenguaje sencillo con términos y expresiones estándar en lugar de jerga técnica. Por lo tanto, proporcionan guías fáciles de usar e instrucciones paso a paso para un uso práctico. En consecuencia, aunque la documentación del usuario pertenece al ámbito de un redactor técnico (alguien que utiliza la información técnica, la comprende y la traduce en contenido más breve y simple para los usuarios finales), no siempre se considera documentación técnica. Ya que no suelen dirigirse a expertos y personas profesionales. Analizaremos la documentación técnica más adelante en este artículo.

Repasemos diferentes formas de documentación de usuario:

• Manual de instalación y configuración
  • El Manual de instalación y configuración incluye información detallada sobre la instalación, configuración e inicio de un producto.
• Manual de instrucciones
  • Un manual que instruye a los usuarios cómo utilizar el producto adecuadamente.
• Manual de solución de problemas

  • Un manual que aborda cómo solucionar problemas comunes del producto.

• Manual de usuario
  • Un manual de usuario típico suele incluir todas las guías mencionadas anteriormente en un solo lugar. Los manuales de usuario se centran en diferentes usuarios, incluidos los expertos y no cualificados, y brindan instrucciones sobre la configuración, el funcionamiento y el mantenimiento del producto. Presentan el producto a los usuarios y describen su funcionalidad estándar y sus diferentes características y aplicaciones. Por lo general, incluyen precauciones sobre el uso del producto y también pueden incluir preguntas frecuentes básicas y solución de problemas.

B. Documentación del sistema

La documentación del sistema puede venir como un Manual de servicio o un Manual de reparación . La documentación del sistema incluye una descripción general de los sistemas subyacentes, información técnica más detallada e instrucciones de reparación para ayudar a los mecánicos, ingenieros y otros usuarios avanzados a reparar el producto.

Documentación interna

La documentación interna no está destinada a compartirse externamente. Incluye detalles técnicos y políticas organizativas, procedimientos, etc., que son innecesarios o productivos para los usuarios. Generalmente, los documentos de este grupo funcionan como referencia para que los empleados, equipos técnicos, gerentes u otros trabajadores de oficina realicen su trabajo de manera más eficiente. Como se mencionó anteriormente, la documentación interna se puede dividir en documentación técnica/de proceso y documentación de soporte a la organización .

A. Documentación técnica

Cuando utilizamos el término documentación técnica , nos referimos a aquellos documentos internos distribuidos principalmente entre el equipo técnico de una organización. Cubren temas como planes de prueba, procesos de desarrollo, especificaciones de diseño, planes de proyecto, mantenimiento y mejora del sistema, etc., y muchos términos técnicos. El término Documentación de Proceso casi se refiere al mismo tipo de documentos. La documentación técnica y de proceso pueden usarse indistintamente.

B. Documentación de apoyo a la organización

En cualquier organización existen diferentes manuales y documentación para formar a los empleados y definir directrices organizativas internas, y la mayoría de estos documentos son del ámbito de RRHH . Analicemos algunos de los términos relacionados con manuales más comunes que encontrará en una organización:

1. Manual de operación:

Este manual incluye estándares y pautas de una empresa que describe qué y cómo se debe hacer. Por tanto, ayuda al personal a realizar su trabajo de forma más correcta y eficiente, especialmente en lo que respecta a la calidad y seguridad de los bienes y servicios.

2. Manual de Gestión de Crisis:

Es un manual para instruir a los empleados sobre cómo responder a las crisis en el lugar de trabajo.

3. Manual de Auditoría:

Describe las políticas y procedimientos de auditoría de una empresa.

4. Manual de formación:

Un manual de capacitación está diseñado principalmente para mejorar las tareas realizadas y podría incluir instrucciones para capacitar a los empleados. Los manuales de capacitación se pueden utilizar como guías de referencia tanto para principiantes como para empleados familiarizados/experimentados.

5. Manual de Políticas:

Un manual de políticas o un manual de políticas y procedimientos suele ser una buena referencia para que los gerentes y supervisores los ayuden a tomar decisiones y administrar el negocio de manera efectiva. Contiene todas las pautas, reglas y políticas de la empresa, así como los procedimientos exactos para seguir esas políticas y estándares.

6. Manual Organizacional:

Define la estructura organizacional e incluye toda la información sobre los puestos, tareas, deberes, descripciones de puestos, responsabilidades, relaciones y jerarquías de una organización. Por lo tanto, ayuda a los empleados a conocer y desempeñar mejor su puesto de trabajo.

Guías

Ahora bien, ¿qué es una guía?

En comparación con los términos del manual que analizamos, una guía es un término más general que se refiere a cualquier manual con guías y ayuda. Una guía no trata necesariamente sobre el uso de un producto. Una guía del usuario no tiene por qué ser completa y puede ser tan simple como una tarjeta y brindar a los usuarios algunas instrucciones útiles.  

Conclusión

La documentación de una organización podría clasificarse en diferentes métodos. Un método consiste en decidir qué documentos se compartirán externamente y cuáles no. Las políticas y procedimientos técnicos y de la empresa detallados no están destinados a ser distribuidos entre personas externas. Por otro lado, la documentación del sistema y del usuario puede ayudar a los usuarios a conocer el producto de una empresa según sea necesario. Entonces, hagamos un repaso rápido de los puntos principales:

La documentación del usuario consta principalmente de lo siguiente:

• Manual de instrucciones
• Manual de instalación
• Manual de solución de problemas
• Manual de usuario

El objetivo de la documentación del usuario es:

Ayude a los usuarios a aprender sobre un producto y cómo:

• Instalar
• Funcionar
• Solucionar problemas
• Mantenga a los usuarios alejados de posibles peligros.

La documentación técnica cubre principalmente:

• Planes de prueba
• Especificaciones técnicas de diseño.
• Planes de proyecto

El objetivo de la documentación técnica es:

Mantener registros del proceso técnico y la incorporación de técnicos de una organización para:

• desarrollo
• Pruebas
• Mantenimiento
• Mejora