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Documentación interna, externa, de producto, de proceso, técnica y de usuario

<h1>Documentación interna, externa, de producto, de proceso, técnica y de usuario</h1>¿Siempre has necesitado aclaraciones con muchos términos referentes a diferentes tipos de documentación? Eche un vistazo a las siguientes preguntas.¿Qué significa el manual y la documentación del usuario? ¿Qué es un manual de usuario? ¿Escribir un manual de usuario se considera documentación técnica? ¿Cuáles son las diferencias entre un manual de formación y un manual de instrucciones? ¿Documentación externa e interna? ¿Documentación de productos y procesos?Aquí clasificaremos y definiremos todos estos términos relacionados de la manera que tenga más sentido, para que aprenda en qué se parecen o se diferencian. Sin embargo, los términos de documentación podrían usarse indistintamente; Nosotros también los cubriremos. Entonces, comencemos por definir el término más general en este tema:<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Obtenga más información sobre <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/what-exactly-is-a-user-manual-and-why-is-it-so-important-?lang=en">la importancia de un manual de usuario</a> para su empresa.</div></aside>&nbsp;<h2 id="documentaci-n">Documentación</h2>&nbsp;La documentación es material comunicable que proporciona formalmente información para introducción, descripción, capacitación e instrucción sobre un sistema, producto, servicio, organización, procedimiento o proceso técnico. En muchos casos, estos documentos formales e informativos también se conocen como Manuales.Pasemos al siguiente nivel.A la hora de hablar de un producto o servicio, una buena clasificación puede dividir la documentación o manuales en dos grupos principales; Documentación Técnica y Documentación de Usuario . Otra categoría puede dividir los documentos en Documentación de producto y Documentación de proceso, similar a la primera categoría. Otro método razonable para clasificar la documentación, especialmente en lo que respecta a entornos organizacionales, es organizar la documentación según sea interna o externa.Los discutiremos todos y comenzaremos con el más amplio.<h3>Documentación externa <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp" alt="Documentación externa" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=350 350w" sizes="100vw" width="350"></h3>Como se puede adivinar por su nombre, la documentación externa está destinada a ser compartida con personas ajenas a una organización (empresa, unidad de negocio, etc.) para proporcionar información y guías sobre un producto o servicio. Por tanto, la documentación externa también podría denominarse Documentación de Producto. La documentación externa/de producto de una empresa se podría dividir en Documentación del usuario y Documentación del sistema .<h4 style="text-align:justify;">A. Documentación del usuario</h4>La documentación del usuario, también conocida como documentación del usuario final, está dirigida a los usuarios finales para proporcionar información completa sobre un producto o servicio. Los documentos de este grupo también pueden denominarse Asistencia al usuario. Su objetivo principal es ayudar a los usuarios con información útil sobre un producto, como una introducción general, una descripción de sus características e instrucciones sobre su instalación, uso y mantenimiento.Los manuales de este grupo enseñan las materias mediante alguna explicación técnica. Aún así, dado que el objetivo son los usuarios finales, deben limitar la información técnica detallada y utilizar un lenguaje sencillo con términos y expresiones estándar en lugar de jerga técnica. Por lo tanto, proporcionan guías fáciles de usar e instrucciones paso a paso para un uso práctico. En consecuencia, aunque la documentación del usuario pertenece al ámbito de un <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">redactor técnico</a> (alguien que utiliza la información técnica, la comprende y la traduce en contenido más breve y simple para los usuarios finales), no siempre se considera documentación técnica. Ya que no suelen dirigirse a expertos y personas profesionales. Analizaremos la documentación técnica más adelante en este artículo.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Una forma sorprendentemente sencilla de crear su manual de usuario con <a href="https://sonat.com/features/">las plantillas de manuales de usuario gratuitas de Sonat</a> .</div></aside>Repasemos diferentes formas de documentación de usuario:<ul><li>Manual de instalación y configuración<ul><li>El Manual de instalación y configuración incluye información detallada sobre la instalación, configuración e inicio de un producto.</li></ul></li><li>Manual de instrucciones<ul><li>Un manual que instruye a los usuarios cómo utilizar el producto adecuadamente.</li></ul></li><li>Manual de solución de problemas<ul><li>Un manual que aborda cómo solucionar problemas comunes del producto.</li></ul></li><li>Manual de usuario<ul><li>Un manual de usuario típico suele incluir todas las guías mencionadas anteriormente en un solo lugar. Los manuales de usuario se centran en diferentes usuarios, incluidos los expertos y no cualificados, y brindan instrucciones sobre la configuración, el funcionamiento y el mantenimiento del producto. Presentan el producto a los usuarios y describen su funcionalidad estándar y sus diferentes características y aplicaciones. Por lo general, incluyen precauciones sobre el uso del producto y también pueden incluir preguntas frecuentes básicas y solución de problemas.</li></ul></li></ul>&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Documentación del sistema <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp" alt="Documentación del sistema" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=400 400w" sizes="100vw" width="400"></h4>La documentación del sistema puede venir como un Manual de servicio o un Manual de reparación . La documentación del sistema incluye una descripción general de los sistemas subyacentes, información técnica más detallada e instrucciones de reparación para ayudar a los mecánicos, ingenieros y otros usuarios avanzados a reparar el producto.<h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">Documentación interna</h3>La documentación interna no está destinada a compartirse externamente. Incluye detalles técnicos y políticas organizativas, procedimientos, etc., que son innecesarios o productivos para los usuarios. Generalmente, los documentos de este grupo funcionan como referencia para que los empleados, equipos técnicos, gerentes u otros trabajadores de oficina realicen su trabajo de manera más eficiente. Como se mencionó anteriormente, la documentación interna se puede dividir en documentación técnica/de proceso y documentación de soporte a la organización .&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">A. Documentación técnica</h4>Cuando utilizamos el término <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">documentación técnica</a> , nos referimos a aquellos documentos internos distribuidos principalmente entre el equipo técnico de una organización. Cubren temas como planes de prueba, procesos de desarrollo, especificaciones de diseño, planes de proyecto, mantenimiento y mejora del sistema, etc., y muchos términos técnicos. El término Documentación de Proceso casi se refiere al mismo tipo de documentos. La documentación técnica y de proceso pueden usarse indistintamente.&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Documentación de apoyo a la organización</h4>En cualquier organización existen diferentes manuales y documentación para formar a los empleados y definir directrices organizativas internas, y la mayoría de estos documentos son del <a href="https://resources.workable.com/hr-manager-job-description">ámbito de RRHH</a> . Analicemos algunos de los términos relacionados con manuales más comunes que encontrará en una organización:1. Manual de operación:Este manual incluye estándares y pautas de una empresa que describe qué y cómo se debe hacer. Por tanto, ayuda al personal a realizar su trabajo de forma más correcta y eficiente, especialmente en lo que respecta a la calidad y seguridad de los bienes y servicios.2. Manual de Gestión de Crisis:Es un manual para instruir a los empleados sobre cómo responder a las crisis en el lugar de trabajo.3. Manual de Auditoría:Describe las políticas y procedimientos de auditoría de una empresa.4. Manual de formación:Un manual de capacitación está diseñado principalmente para mejorar las tareas realizadas y podría incluir instrucciones para capacitar a los empleados. Los manuales de capacitación se pueden utilizar como guías de referencia tanto para principiantes como para empleados familiarizados/experimentados.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Lea <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/top-13-rules-to-create-a-user-manual?lang=en">13 reglas comprobadas para crear su manual de usuario</a> fácilmente.</div></aside>5. Manual de Políticas:Un manual de políticas o un manual de políticas y procedimientos suele ser una buena referencia para que los gerentes y supervisores los ayuden a tomar decisiones y administrar el negocio de manera efectiva. Contiene todas las pautas, reglas y políticas de la empresa, así como los procedimientos exactos para seguir esas políticas y estándares.6. Manual Organizacional:Define la estructura organizacional e incluye toda la información sobre los puestos, tareas, deberes, descripciones de puestos, responsabilidades, relaciones y jerarquías de una organización. Por lo tanto, ayuda a los empleados a conocer y desempeñar mejor su puesto de trabajo.&nbsp;<h2 id="gu-as">Guías</h2>&nbsp;Ahora bien, ¿qué es una guía?En comparación con los términos del manual que analizamos, una guía es un término más general que se refiere a cualquier manual con guías y ayuda. Una guía no trata necesariamente sobre el uso de un producto. Una guía del usuario no tiene por qué ser completa y puede ser tan simple como una tarjeta y brindar a los usuarios algunas instrucciones útiles.&nbsp;&nbsp;<aside class="template-box note-template-box" variant="note"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Los términos guía del usuario, instrucción del usuario, manual de instrucciones del usuario y manual del usuario a menudo se usan indistintamente ya que su objetivo principal es ayudar a utilizar correctamente un producto.</div></aside>&nbsp;<h2 id="conclusi-n">Conclusión</h2>&nbsp;La documentación de una organización podría clasificarse en diferentes métodos. Un método consiste en decidir qué documentos se compartirán externamente y cuáles no. Las políticas y procedimientos técnicos y de la empresa detallados no están destinados a ser distribuidos entre personas externas. Por otro lado, la documentación del sistema y del usuario puede ayudar a los usuarios a conocer el producto de una empresa según sea necesario. Entonces, hagamos un repaso rápido de los puntos principales:<figure class="image"><img src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp" alt="Clasificación de documentación" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=640 640w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=800 800w" sizes="100vw" width="800"></figure>&nbsp;<figure class="table"><table><thead><tr><th colspan="4">Documentación: Los documentos formales descriptivo-informativos</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="2">Documentación interna : está dirigida a personas dentro de una organización, incluido el personal técnico y de oficina.</td><td colspan="2">Documentación externa/de producto : dirigida a usuarios y personas externas</td></tr><tr><td>Documentación técnica/de proceso : Incluye planes de proyecto y prueba, diseños y desarrollo compartidos internamente con el equipo técnico.</td><td>Documentación de soporte a la organización: Política, procedimientos, estándares, organigramas y materiales de capacitación de una empresa.</td><td>Documentación del usuario: está dirigida a los usuarios finales; la forma más común es un manual de usuario.</td><td>Documentación del sistema: dirigida a usuarios avanzados (ingenieros y personal de mantenimiento)</td></tr></tbody></table></figure>La documentación del usuario consta principalmente de lo siguiente:<ul><li>Manual de instrucciones</li><li>Manual de instalación</li><li>Manual de solución de problemas</li><li>Manual de usuario</li></ul>El objetivo de la documentación del usuario es:Ayude a los usuarios a aprender sobre un producto y cómo:<ul><li>Instalar</li><li>Funcionar</li><li>Solucionar problemas</li><li>Mantenga a los usuarios alejados de posibles peligros.</li></ul>La documentación técnica cubre principalmente:<ul><li>Planes de prueba</li><li>Especificaciones técnicas de diseño.</li><li>Planes de proyecto</li></ul>El objetivo de la documentación técnica es:Mantener registros del proceso técnico y la incorporación de técnicos de una organización para:<ul><li>desarrollo</li><li>Pruebas</li><li>Mantenimiento</li><li>Mejora</li></ul><aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Las plantillas de manuales de usuario 100 % garantizadas y 100 % gratuitas le ayudarán a escribir su manual desde cero. <a href="https://editor.sonat.com/auth/signup">Inscribirse</a>&nbsp;&nbsp; y <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/free-user-manual-template?lang=en">escriba un manual profesional utilizando plantillas de manuales de usuario gratuitas</a> .</div></aside>

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