Documentation interne, externe, produit, processus, technique et utilisateur
Avez-vous toujours eu besoin de précisions sur de nombreux termes faisant référence à différents types de documentation ? Jetez un œil aux questions suivantes.
Que signifient le manuel et la documentation utilisateur ? Qu'est-ce qu'un manuel d'utilisation ? La rédaction d’un manuel d’utilisation est-elle considérée comme une documentation technique ? Quelles sont les différences entre un manuel de formation et un manuel d’instructions ? Documentation externe et interne ? Documentation sur les produits et les processus ?
Ici, nous allons classer et définir tous ces termes associés de la manière la plus logique, afin que vous appreniez en quoi ils sont similaires ou différents. Cependant, les termes de documentation pourraient être utilisés de manière interchangeable ; Nous les couvrirons également. Commençons donc par définir le terme le plus général dans ce sujet :
Documentation
La documentation est un matériel communicable qui fournit formellement des informations à des fins d'introduction, de description, de formation et d'instruction concernant un système, un produit, un service, une organisation, une procédure ou un processus technique. Dans de nombreux cas, ces documents formels et informatifs sont également appelés manuels.
Passons au niveau suivant.
Lorsqu'on discute d'un produit ou d'un service, une bonne classification peut diviser la documentation ou les manuels en deux groupes principaux ; Documentation technique et documentation utilisateur . Une autre catégorie peut diviser les documents en documentation produit et documentation processus, similaire à la première catégorie. Une autre méthode raisonnable pour classer la documentation, notamment en ce qui concerne les paramètres organisationnels, consiste à organiser la documentation selon qu'elle est interne ou externe.
Nous les aborderons tous et commencerons par le plus large.
Documentation externe 
Comme son nom l’indique, la documentation externe est destinée à être partagée avec des personnes extérieures à une organisation (entreprise, business unit, etc.) pour fournir des informations et des guides concernant un produit ou un service. Par conséquent, la documentation externe peut également être appelée documentation produit. La documentation externe/produit d'une entreprise peut être divisée en documentation utilisateur et documentation système .
A. Documentation utilisateur
La documentation utilisateur, également connue sous le nom de documentation pour l'utilisateur final, cible les utilisateurs finaux pour fournir des informations complètes sur un produit ou un service. Les documents de ce groupe peuvent également être appelés Assistance utilisateur. Leur objectif principal est d'aider les utilisateurs avec des informations utiles sur un produit, telles qu'une introduction générale, décrivant ses fonctionnalités et des instructions sur son installation, son utilisation et sa maintenance.
Les manuels de ce groupe enseignent les sujets par des explications techniques. Néanmoins, puisque la cible est les utilisateurs finaux, ils doivent limiter les informations techniques détaillées et utiliser un langage simple avec des termes et expressions standard au lieu du jargon technique. Par conséquent, ils fournissent des guides conviviaux et des instructions étape par étape pour une utilisation pratique. Par conséquent, bien que la documentation utilisateur relève du domaine d'un rédacteur technique (celui qui utilise les informations techniques, les comprend et les traduit en un contenu plus court et plus simple pour les utilisateurs finaux), elle n'est pas toujours considérée comme de la documentation technique. Puisqu’ils ne ciblent généralement pas les experts et les professionnels. Nous discuterons de la documentation technique plus loin dans cet article.
Passons en revue différentes formes de documentation utilisateur :
- Manuel d'installation et de configuration
- Le manuel d'installation et de configuration comprend des informations détaillées sur l'installation, la configuration et le démarrage d'un produit.
- Manuel d'instructions
- Un manuel qui explique aux utilisateurs comment utiliser le produit de manière appropriée.
- Manuel de dépannage
Un manuel qui explique comment résoudre les problèmes courants du produit.
- Manuel de l'Utilisateur
- Un manuel d'utilisation typique comprend souvent tous les guides mentionnés ci-dessus en un seul endroit. Les manuels d'utilisation s'adressent à différents utilisateurs, qu'ils soient qualifiés ou non, et donnent des instructions sur la configuration, le fonctionnement et la maintenance du produit. Ils présentent le produit aux utilisateurs et décrivent ses fonctionnalités standard ainsi que ses différentes fonctionnalités et applications. Ils incluent généralement des précautions concernant l'utilisation du produit et peuvent également inclure une FAQ de base et un dépannage.
B.Documentation du système 
La documentation du système peut se présenter sous la forme d'un manuel de service ou d'un manuel de réparation . La documentation du système comprend une présentation des systèmes sous-jacents, des informations techniques plus détaillées et des instructions de réparation pour aider les mécaniciens, les ingénieurs et autres utilisateurs avancés à réparer le produit.
Documentation interne
La documentation interne n’est pas destinée à être partagée en externe. Il comprend les détails techniques et la politique organisationnelle, les procédures, etc., qui sont inutiles ou productives pour les utilisateurs. Généralement, les documents de ce groupe servent de référence aux employés, aux équipes techniques, aux managers ou aux autres employés de bureau, pour faire leur travail plus efficacement. Comme mentionné ci-dessus, la documentation interne peut être divisée en documentation technique/processus et documentation de support organisationnel .
A. Documentation technique
Lorsque nous utilisons le terme documentation technique , nous entendons les documents internes distribués principalement entre l'équipe technique d'une organisation. Ils couvrent des sujets tels que les plans de test, les processus de développement, les spécifications de conception, les plans de projet, la maintenance et l'amélioration du système, etc., ainsi que de nombreux termes techniques. Le terme Documentation de Processus fait presque référence au même type de documents. La documentation technique et la documentation relative aux processus peuvent être utilisées de manière interchangeable.
B. Documentation de soutien à l'organisation
Dans toute organisation, il existe différents manuels et documents pour former les employés et définir les directives organisationnelles internes, et la plupart de ces documents relèvent du domaine des RH . Discutons de certains des termes manuels les plus courants que vous rencontrez dans une organisation :
1. Manuel d'utilisation :
Ce manuel comprend les normes et directives d'une entreprise qui décrivent ce qui doit être fait et comment. Par conséquent, cela aide le personnel à faire son travail de manière plus correcte et plus efficace, notamment en ce qui concerne la qualité et la sécurité des biens et des services.
2. Manuel de gestion de crise :
Il s'agit d'un manuel destiné à expliquer aux employés comment réagir aux crises sur le lieu de travail.
3. Manuel d'audit :
Il décrit les politiques et procédures d’audit d’une entreprise.
4. Manuel de formation :
Un manuel de formation est principalement conçu pour améliorer les tâches effectuées et pourrait inclure des instructions pour former les employés. Les manuels de formation peuvent être utilisés comme guides de référence aussi bien pour les débutants que pour les employés familiers/expérimentés.
5. Manuel des politiques :
Un manuel de politiques ou un manuel de politiques et de procédures constitue généralement une bonne référence pour les gestionnaires et les superviseurs pour les aider à prendre des décisions et à gérer efficacement l'entreprise. Il contient toutes les directives, règles et politiques de l'entreprise, ainsi que les procédures exactes pour suivre ces politiques et normes.
6. Manuel d'organisation :
Il définit la structure organisationnelle et comprend toutes les informations concernant les postes, tâches, fonctions, descriptions de poste, responsabilités, relations et hiérarchies d'une organisation. Ainsi, cela aide les employés à connaître et à mieux accomplir leur poste.
Guides
Or, qu’est-ce qu’un guide ?
Par rapport aux termes manuels dont nous avons parlé, un guide est un terme plus général, faisant référence à tout manuel contenant des guides et de l'aide. Un guide ne concerne pas nécessairement l’utilisation d’un produit. Un guide de l'utilisateur n'a pas besoin d'être exhaustif et peut être aussi simple qu'une carte, donnant aux utilisateurs des instructions utiles.
Conclusion
La documentation d'une organisation peut être classée selon différentes méthodes. Une méthode consiste à décider quels documents seront partagés en externe et lesquels ne le seront pas. Les politiques et procédures techniques et d'entreprise détaillées ne sont pas destinées à être distribuées à des tiers. D'un autre côté, la documentation système et utilisateur peut aider les utilisateurs à se renseigner sur le produit d'une entreprise, selon leurs besoins. Alors, passons en revue rapidement les principaux points :
Documentation : Les documents formels descriptifs et informatifs | |||
|---|---|---|---|
| Documentation interne : cible les personnes au sein d'une organisation, y compris le personnel technique et de bureau. | Documentation externe/produit : cible les utilisateurs et les tiers | ||
| Documentation technique/processus : comprend les plans de projet et de test, les conceptions et le développement partagés en interne avec l'équipe technique. | Documentation de soutien à l'organisation : politique, procédures, normes, organigrammes et matériel de formation d'une entreprise. | Documentation utilisateur : cible les utilisateurs finaux ; la forme la plus courante est un manuel d’utilisation. | Documentation système : cible les utilisateurs avancés (ingénieurs et personnel de maintenance) |
La documentation utilisateur comprend principalement les éléments suivants :
- Manuel d'instructions
- Installation Manuel
- Manuel de dépannage
- Manuel de l'Utilisateur
L'objectif de la documentation utilisateur est :
Aider les utilisateurs à en savoir plus sur un produit et à :
- Installer
- Fonctionner
- Dépanner
- Éloignez les utilisateurs d’un danger possible
La documentation technique couvre principalement :
- Plans de tests
- Spécification de conception technique
- Plans de projet
L'objectif de la documentation technique est :
Tenir des registres du processus technique et de l'intégration des techniciens d'une organisation pour :
- développement
- Essai
- Entretien
- Amélioration