Sonat

Here you have access to some useful articles provided by Sonat.

Articles

V1.0.0

Dokumentacja wewnętrzna, zewnętrzna, produktowa, procesowa, techniczna i użytkownika

<h1>Dokumentacja wewnętrzna, zewnętrzna, produktowa, procesowa, techniczna i użytkownika</h1>Czy zawsze potrzebowałeś wyjaśnień w przypadku wielu terminów odnoszących się do różnych rodzajów dokumentacji? Przyjrzyj się poniższym pytaniom.Co oznacza instrukcja i dokumentacja użytkownika? Co to jest instrukcja obsługi? Czy napisanie instrukcji obsługi jest dokumentacją techniczną? Jakie są różnice pomiędzy instrukcją szkoleniową a instrukcją obsługi? Dokumentacja zewnętrzna i wewnętrzna? Dokumentacja produktu i procesu?Tutaj sklasyfikowamy i zdefiniujemy wszystkie powiązane terminy w sposób, który będzie jak najbardziej sensowny, dzięki czemu dowiesz się, jakie są między nimi podobieństwa, a jakie różnice. Jednakże terminy związane z dokumentacją mogą być używane zamiennie; Zajmiemy się nimi także. Zacznijmy więc od zdefiniowania najbardziej ogólnego terminu w tym temacie:<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Uzyskaj więcej informacji na temat <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/what-exactly-is-a-user-manual-and-why-is-it-so-important-?lang=en">znaczenia instrukcji obsługi</a> dla Twojej firmy.</div></aside>&nbsp;<h2 id="dokumentacja">Dokumentacja</h2>&nbsp;Dokumentacja to materiał przekazywany, który formalnie dostarcza informacji do wprowadzenia, opisu, szkolenia i instrukcji dotyczących systemu, produktu, usługi, organizacji, procedury lub procesu technicznego. W wielu przypadkach te dokumenty formalne i informacyjne nazywane są także podręcznikami.Przejdźmy na następny poziom.Omawiając produkt lub usługę, dobra klasyfikacja może podzielić dokumentację lub podręczniki na dwie główne grupy; Dokumentacja techniczna i dokumentacja użytkownika . Inna kategoria może dzielić dokumenty na Dokumentację Produktu i Dokumentację Procesu, podobnie jak pierwsza kategoria. Inną rozsądną metodą klasyfikacji dokumentacji, zwłaszcza dotyczącej ustawień organizacyjnych, jest organizowanie dokumentacji w oparciu o to, czy jest ona wewnętrzna , czy zewnętrzna.Omówimy je wszystkie i zaczniemy od najszerszego.<h3>Dokumentacja zewnętrzna <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp" alt="Dokumentacja zewnętrzna" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/b7d147a6-9112-4fa8-979a-c118c53c9d9d.webp?width=350 350w" sizes="100vw" width="350"></h3>Jak można się domyślić z nazwy, dokumentacja zewnętrzna przeznaczona jest do udostępniania osobom spoza organizacji (firmy, jednostki biznesowej itp.) w celu dostarczenia informacji i wskazówek dotyczących produktu lub usługi. Dlatego też dokumentację zewnętrzną można nazwać także Dokumentacją Produktu. Dokumentację zewnętrzną/produktową firmy można podzielić na Dokumentację użytkownika i Dokumentację systemu .<h4 style="text-align:justify;">A. Dokumentacja użytkownika</h4>Dokumentacja użytkownika, znana również jako dokumentacja użytkownika końcowego, jest przeznaczona dla użytkowników końcowych w celu zapewnienia kompleksowych informacji o produkcie lub usłudze. Dokumenty z tej grupy mogą być również nazywane Pomocą Użytkownika. Ich głównym celem jest dostarczenie użytkownikom przydatnych informacji o produkcie, takich jak ogólne wprowadzenie, opis jego funkcji oraz instrukcje dotyczące jego instalacji, użytkowania i konserwacji.Podręczniki z tej grupy uczą przedmiotów za pomocą wyjaśnień technicznych. Ponieważ jednak celem są użytkownicy końcowi, muszą oni ograniczać szczegółowe informacje techniczne i używać prostego języka zawierającego standardowe terminy i wyrażenia zamiast technicznego żargonu. Dlatego udostępniają przyjazne dla użytkownika przewodniki i instrukcje krok po kroku dotyczące praktycznego zastosowania. W związku z tym, chociaż dokumentacja użytkownika jest domeną <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">autora technicznego</a> (tego, który wykorzystuje informacje techniczne, rozumie je i tłumaczy na krótszą i prostszą treść dla użytkowników końcowych), nie zawsze jest uważana za dokumentację techniczną. Ponieważ zazwyczaj nie są one skierowane do ekspertów i profesjonalistów. Dokumentację techniczną omówimy w dalszej części tego artykułu.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Zaskakująco prosty sposób na utworzenie instrukcji obsługi za pomocą <a href="https://sonat.com/features/">bezpłatnych szablonów instrukcji firmy Sonat</a> .</div></aside>Przyjrzyjmy się różnym formom dokumentacji użytkownika:<ul><li>Instrukcja instalacji i konfiguracji<ul><li>Podręcznik instalacji i konfiguracji zawiera szczegółowe informacje na temat instalowania, konfigurowania i uruchamiania produktu.</li></ul></li><li>Instrukcja obsługi<ul><li>Instrukcja, która instruuje użytkowników, jak prawidłowo używać produktu.</li></ul></li><li>Instrukcja rozwiązywania problemów<ul><li>Podręcznik opisujący sposoby rozwiązywania typowych problemów z produktem.</li></ul></li><li>Instrukcja obsługi<ul><li>Typowa instrukcja obsługi często zawiera wszystkie wymienione powyżej poradniki w jednym miejscu. Instrukcje obsługi skupiają się na różnych użytkownikach, zarówno wykwalifikowanych, jak i niewykwalifikowanych, i zawierają instrukcje dotyczące konfiguracji, obsługi i konserwacji produktu. Przedstawiają produkt użytkownikom i opisują jego standardową funkcjonalność oraz różne funkcje i zastosowania. Zwykle zawierają one środki ostrożności dotyczące korzystania z produktu, ale mogą również zawierać podstawowe często zadawane pytania (FAQ) i rozwiązywanie problemów.</li></ul></li></ul>&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Dokumentacja systemu <img class="image-style-align-right" src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp" alt="Dokumentacja systemu" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/e8b3fdd5-e39f-46cf-ae19-729b487a0572.webp?width=400 400w" sizes="100vw" width="400"></h4>Dokumentacja systemu może mieć postać instrukcji serwisowej lub instrukcji naprawy . Dokumentacja systemu zawiera przegląd podstawowych systemów, bardziej szczegółowe informacje techniczne i instrukcje naprawy, które pomagają mechanikom, inżynierom i innym zaawansowanym użytkownikom w naprawie produktu.<h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">&nbsp;</h3><h3 style="text-align:justify;">Dokumentacja wewnętrzna</h3>Dokumentacja wewnętrzna nie jest przeznaczona do udostępniania na zewnątrz. Zawiera szczegóły techniczne i politykę organizacyjną, procedury itp., które są niepotrzebne lub produktywne dla użytkowników. Ogólnie rzecz biorąc, dokumenty w tej grupie służą jako odniesienie dla pracowników, zespołów technicznych, menedżerów i innych pracowników biurowych, aby mogli wydajniej wykonywać swoją pracę. Jak wspomniano powyżej, dokumentację wewnętrzną można podzielić na dokumentację techniczną/procesową i dokumentację wspierającą organizację .&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">A. Dokumentacja techniczna</h4>Kiedy używamy terminu <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/who-is-a-technical-writer?lang=en">dokumentacja techniczna</a> , mamy na myśli dokumenty wewnętrzne rozpowszechniane głównie wśród zespołu technicznego organizacji. Obejmują takie tematy, jak plany testów, procesy rozwojowe, specyfikacje projektowe, plany projektu, konserwacja i doskonalenie systemu itp., a także wiele terminów technicznych. Termin Dokumentacja Procesu odnosi się prawie do tego samego rodzaju dokumentów. Dokumentację techniczną i procesową można stosować zamiennie.&nbsp;<h4 style="text-align:justify;">B. Dokumentacja wspierająca organizację</h4>W każdej organizacji istnieją różne podręczniki i dokumentacja dotycząca szkolenia pracowników i definiowania wewnętrznych wytycznych organizacyjnych, a większość z tych dokumentów dotyczy <a href="https://resources.workable.com/hr-manager-job-description">obszaru HR</a> . Omówmy niektóre z najczęstszych terminów związanych z podręcznikami, z którymi spotykasz się w organizacji:1. Instrukcja obsługi:Podręcznik ten zawiera standardy i wytyczne firmy, które określają, co i jak należy zrobić. Dzięki temu pomaga pracownikom wykonywać swoją pracę bardziej poprawnie i efektywnie, szczególnie w zakresie jakości i bezpieczeństwa towarów i usług.2. Podręcznik zarządzania kryzysowego:Instruowanie pracowników, jak reagować na sytuacje kryzysowe w miejscu pracy, jest podręcznikiem.3. Podręcznik audytu:Opisuje zasady i procedury audytu firmy.4. Podręcznik szkoleniowy:Podręcznik szkoleniowy ma przede wszystkim na celu doskonalenie wykonywanych zadań i może zawierać instrukcje dotyczące szkolenia pracowników. Podręczniki szkoleniowe mogą służyć jako podręczniki zarówno dla początkujących, jak i znanych/doświadczonych pracowników.<aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Przeczytaj <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/top-13-rules-to-create-a-user-manual?lang=en">13 sprawdzonych zasad, aby łatwo stworzyć swoją instrukcję obsługi</a> .</div></aside>5. Podręcznik zasad:Podręcznik polityki lub podręcznik polityki i procedur jest zwykle dobrym źródłem informacji dla menedżerów i przełożonych, pomagającym im w podejmowaniu decyzji i skutecznym prowadzeniu firmy. Zawiera wszystkie wytyczne, zasady i zasady firmy, a także dokładne procedury postępowania zgodnie z tymi zasadami i standardami.6. Podręcznik organizacyjny:Definiuje strukturę organizacyjną i zawiera wszystkie informacje dotyczące stanowisk, zadań, obowiązków, opisów stanowisk, odpowiedzialności, relacji i hierarchii w organizacji. Pomaga więc pracownikom lepiej poznać i wykonywać swoje stanowisko pracy.&nbsp;<h2 id="przewodniki">Przewodniki</h2>&nbsp;Czym jest przewodnik?W porównaniu do terminów podręcznika, które omówiliśmy, przewodnik jest terminem bardziej ogólnym i odnosi się do dowolnego podręcznika zawierającego przewodniki i pomoc. Przewodnik niekoniecznie dotyczy korzystania z produktu. Podręcznik użytkownika nie musi być obszerny i może być tak prosty jak karta zawierająca przydatne instrukcje.&nbsp;&nbsp;<aside class="template-box note-template-box" variant="note"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">Terminy instrukcja obsługi, instrukcja obsługi, instrukcja obsługi i instrukcja obsługi są często używane zamiennie, ponieważ ich głównym celem jest pomoc w prawidłowym użytkowaniu produktu.</div></aside>&nbsp;<h2 id="wniosek">Wniosek</h2>&nbsp;Dokumentację organizacji można podzielić na różne kategorie. Jedną z metod jest podjęcie decyzji, które dokumenty będą udostępniane na zewnątrz, a które nie. Szczegółowe zasady i procedury techniczne oraz firmowe nie są przeznaczone do rozpowszechniania wśród osób trzecich. Z drugiej strony dokumentacja systemu i użytkownika może pomóc użytkownikom w poznaniu produktu firmy, jeśli zajdzie taka potrzeba. Przyjrzyjmy się więc szybko głównym punktom:<figure class="image"><img src="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp" alt="Klasyfikacja dokumentacji" srcset="/api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=320 320w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=640 640w, /api/document/image/76d874ef-ee68-4a00-952c-78af67ead707/4845a450-3161-45c7-9f20-f05167cd06cf/5d3c8c6a-39d6-4cb3-bf5a-95e41930cbdc.webp?width=800 800w" sizes="100vw" width="800"></figure>&nbsp;<figure class="table"><table><thead><tr><th colspan="4">Dokumentacja: Formalne dokumenty opisowo-informacyjne</th></tr></thead><tbody><tr><td colspan="2">Dokumentacja wewnętrzna : dotyczy osób w organizacji, w tym personelu technicznego i biurowego.</td><td colspan="2">Dokumentacja zewnętrzna/produktu : skierowana do użytkowników i osób z zewnątrz</td></tr><tr><td>Dokumentacja techniczna/procesowa : obejmuje plany projektów i testów, projekty i prace rozwojowe udostępniane wewnętrznie zespołowi technicznemu.</td><td>Dokumentacja wspierająca organizację: Polityka, procedury, standardy, schematy organizacyjne i materiały szkoleniowe firmy.</td><td>Dokumentacja użytkownika: skierowana do użytkowników końcowych; najpowszechniejszą formą jest instrukcja obsługi.</td><td>Dokumentacja systemu: przeznaczona dla zaawansowanych użytkowników (inżynierów i personelu konserwacyjnego)</td></tr></tbody></table></figure>Dokumentacja użytkownika składa się głównie z następujących elementów:<ul><li>Instrukcja obsługi</li><li>Instrukcja instalacji</li><li>Instrukcja rozwiązywania problemów</li><li>Instrukcja obsługi</li></ul>Celem dokumentacji użytkownika jest:Pomóż użytkownikom poznać produkt i dowiedzieć się, jak:<ul><li>zainstalować</li><li>Działać</li><li>Rozwiązywanie problemów</li><li>Trzymaj użytkowników z dala od możliwego niebezpieczeństwa</li></ul>Dokumentacja techniczna obejmuje głównie:<ul><li>Plany testowe</li><li>Specyfikacja projektu technicznego</li><li>Plany projektu</li></ul>Celem dokumentacji technicznej jest:Prowadź dokumentację procesu technicznego i wdrażania techników w organizacji przez:<ul><li>rozwój</li><li>Testowanie</li><li>Konserwacja</li><li>Poprawa</li></ul><aside class="template-box extra-template-box" variant="extra"><div class="template-box-title">&nbsp;</div><div class="template-box-description">100% gwarancji, 100% bezpłatne szablony instrukcji obsługi pomogą Ci napisać instrukcję od zera. <a href="https://editor.sonat.com/auth/signup">Zapisać się</a>&nbsp;&nbsp; oraz <a href="https://sonat.com/@sonat/articles/free-user-manual-template?lang=en">Napisz profesjonalną instrukcję, korzystając z bezpłatnych szablonów instrukcji obsługi</a> .</div></aside>

13 najlepszych prostych, ale skutecznych zasad tworzenia instrukcji obsługi

Napisz profesjonalną instrukcję korzystając z bezpłatnych szablonów instrukcji obsługi

Czym właściwie jest instrukcja obsługi i dlaczego jest tak ważna?

Jak stworzyć profesjonalną instrukcję obsługi

Dlaczego powinieneś przestać pisać instrukcje obsługi w programie Microsoft Word

Co to jest pisanie techniczne i kto jest pisarzem technicznym

Jakie jest najlepsze podejście do tworzenia instrukcji obsługi?

Co to jest instrukcja obsługi online? Uzyskaj odpowiedź tutaj!

Jak napisać samouczek dla swojego oprogramowania: przewodnik krok po kroku

Kreator samouczków online: jak tworzyć angażujące i skuteczne samouczki online

Samouczek krok po kroku, często zadawane pytania

Home