Documentação interna, externa, de produto, de processo, técnica e de usuário

Você sempre precisou de esclarecimentos com muitos termos referentes a diferentes tipos de documentação? Dê uma olhada nas seguintes perguntas.

O que significam o manual e a documentação do usuário? O que é um manual do usuário? Escrever um manual do usuário é considerado documentação técnica? Quais são as diferenças entre um manual de treinamento e um manual de instruções? Documentação externa e interna? Documentação de produtos e processos?

Aqui classificaremos e definiremos todos esses termos relacionados da maneira que fizer mais sentido, para que você aprenda como eles são semelhantes ou diferentes. Contudo, os termos de documentação podem ser usados ​​de forma intercambiável; Nós os cobriremos também. Então, vamos começar definindo o termo mais geral neste assunto:

Documentação

Documentação é material comunicável que fornece formalmente informações para introdução, descrição, treinamento e instrução sobre um sistema, produto, serviço, organização, procedimento ou processo técnico. Em muitos casos, estes documentos formais e informativos também são conhecidos como Manuais.

Vamos para o próximo nível.

Ao discutir um produto ou serviço, uma boa classificação pode dividir a documentação ou manuais em dois grupos principais; Documentação Técnica e Documentação do Usuário . Outra categoria pode dividir os documentos em Documentação do Produto e Documentação do Processo, semelhante à primeira categoria. Outro método razoável para classificar a documentação, especialmente no que diz respeito às configurações organizacionais, é organizar a documentação com base em ser Interna ou Externa.

Discutiremos todos eles e começaremos com o mais amplo.

Documentação Externa

Como você pode imaginar pelo nome, a documentação externa destina-se a ser compartilhada com pessoas de fora da organização (empresa, unidade de negócios, etc.) para fornecer informações e guias sobre um produto ou serviço. Portanto, a documentação externa também poderia ser chamada de Documentação do Produto. A documentação externa/do produto de uma empresa pode ser dividida em Documentação do Usuário e Documentação do Sistema .

A. Documentação do usuário

A documentação do usuário, também conhecida como Documentação do usuário final, visa os usuários finais para fornecer informações abrangentes sobre um produto ou serviço. Os documentos deste grupo também podem ser chamados de Assistência ao Usuário. Seu objetivo principal é ajudar os usuários com informações úteis sobre um produto, como uma introdução geral, descrição de seus recursos e instruções sobre instalação, uso e manutenção.

Os manuais deste grupo ensinam assuntos por meio de algumas explicações técnicas. Ainda assim, uma vez que o alvo são os utilizadores finais, estes devem limitar informações técnicas detalhadas e utilizar uma linguagem simples com termos e expressões padrão em vez de jargão técnico. Portanto, eles fornecem guias fáceis de usar e instruções passo a passo para uso prático. Conseqüentemente, embora a documentação do usuário esteja na esfera de um redator técnico (aquele que usa as informações técnicas, as entende e as traduz em um conteúdo mais curto e simples para os usuários finais), nem sempre é considerada documentação técnica. Uma vez que geralmente não têm como alvo especialistas e profissionais. Discutiremos a documentação técnica posteriormente neste artigo.

Vamos revisar diferentes formas de documentação do usuário:

• Manual de instalação e configuração
  • O Manual de Instalação e Configuração inclui informações detalhadas sobre instalação, configuração e inicialização de um produto.
• Manual de instruções
  • Um manual que instrui os usuários sobre como usar o produto de forma adequada.
• Manual de solução de problemas

  • Um manual que aborda como corrigir problemas comuns do produto.

• Manual do usuário
  • Um manual do usuário típico geralmente inclui todos os guias mencionados acima em um só lugar. Os manuais do usuário concentram-se em diferentes usuários, incluindo qualificados e não qualificados, fornecendo instruções sobre a configuração, operação e manutenção do produto. Eles apresentam o produto aos usuários e descrevem sua funcionalidade padrão e seus diferentes recursos e aplicações. Eles geralmente incluem precauções relacionadas ao uso do produto e também podem incluir perguntas frequentes básicas e solução de problemas.

B. Documentação do sistema

A documentação do sistema pode vir como um Manual de Serviço ou um Manual de Reparo . A documentação do sistema inclui uma visão geral dos sistemas subjacentes, informações técnicas mais detalhadas e instruções de reparo para ajudar mecânicos, engenheiros e outros usuários avançados a reparar o produto.

Documentação Interna

A documentação interna não deve ser compartilhada externamente. Inclui detalhes técnicos e políticas organizacionais, procedimentos, etc., que são desnecessários ou produtivos para os usuários. Geralmente, os documentos deste grupo funcionam como referência para funcionários, equipes técnicas, gestores ou demais funcionários de escritório, para realizarem seu trabalho com mais eficiência. Conforme mencionado acima, a documentação interna pode ser dividida em documentação técnica/de processo e documentação de suporte à organização .

A. Documentação Técnica

Quando utilizamos o termo documentação técnica , queremos dizer aqueles documentos internos distribuídos principalmente entre a equipe técnica de uma organização. Eles cobrem assuntos como planos de teste, processos de desenvolvimento, especificações de design, planos de projeto, manutenção e melhoria do sistema, etc., e muitos termos técnicos. O termo Documentação de Processo quase se refere ao mesmo tipo de documento. A documentação técnica e de processo podem ser usadas de forma intercambiável.

B. Documentação de Apoio à Organização

Em qualquer organização existem diversos manuais e documentações para treinamento de funcionários e definição de diretrizes organizacionais internas, e a maioria desses documentos está na área de RH . Vamos discutir alguns dos termos mais comuns relacionados ao manual que você encontra em uma organização:

1. Manual de operação:

Este manual inclui padrões e diretrizes de uma empresa que descreve o que e como deve ser feito. Portanto, ajuda os funcionários a realizarem seu trabalho de forma mais correta e eficiente, principalmente no que diz respeito à qualidade e segurança de bens e serviços.

2. Manual de Gestão de Crises:

É um manual para instruir os funcionários sobre como responder às crises no local de trabalho.

3. Manual de Auditoria:

Descreve as políticas e procedimentos de auditoria de uma empresa.

4. Manual de Treinamento:

Um manual de treinamento é projetado principalmente para melhorar as tarefas executadas e pode incluir instruções para treinar funcionários. Os Manuais de Treinamento podem ser usados ​​como guias de referência tanto para iniciantes quanto para funcionários familiarizados/experientes.

5. Manual de Políticas:

Um manual de políticas ou um manual de políticas e procedimentos é geralmente uma boa referência para gerentes e supervisores, para ajudá-los a tomar decisões e administrar o negócio de maneira eficaz. Ele contém todas as diretrizes, regras e políticas da empresa, bem como os procedimentos exatos para seguir essas políticas e padrões.

6. Manual Organizacional:

Ele define a estrutura organizacional e inclui todas as informações sobre os cargos, tarefas, deveres, descrições de cargos, responsabilidades, relações e hierarquias de uma organização. Assim, ajuda os funcionários a conhecer e desempenhar melhor seu cargo.

Guias

Agora, o que é um guia?

Comparado aos termos manuais que discutimos, guia é um termo mais geral, referindo-se a qualquer manual com guias e ajuda. Um guia não trata necessariamente do uso de um produto. Um guia do usuário não precisa ser abrangente e pode ser tão simples quanto um cartão, fornecendo aos usuários algumas instruções úteis.  

Conclusão

A documentação de uma organização pode ser categorizada de diferentes métodos. Um método é decidir quais documentos serão compartilhados externamente e quais não serão. As políticas e procedimentos técnicos e empresariais detalhados não se destinam a ser distribuídos a terceiros. Por outro lado, a documentação do sistema e do usuário pode ajudar os usuários a aprender sobre o produto de uma empresa conforme necessário. Então, vamos fazer uma rápida revisão dos pontos principais:

A documentação do usuário consiste principalmente no seguinte:

• Manual de instruções
• Manual de instalação
• Manual de solução de problemas
• Manual do usuário

O objetivo da documentação do usuário é:

Ajude os usuários a aprender sobre um produto e como:

• Instalar
• Operar
• Solucionar problemas
• Mantenha os usuários longe de possíveis perigos

A documentação técnica cobre principalmente:

• Planos de teste
• Especificação de projeto técnico
• Planos de projeto

O objetivo da documentação técnica é:

Mantenha registros do processo técnico e dos técnicos de integração de uma organização para:

• desenvolvimento
• Teste
• Manutenção
• Melhoria