Внутренняя, внешняя, продуктовая, процессная, техническая и пользовательская документация

Вам всегда требовались разъяснения множества терминов, относящихся к разным видам документации? Взгляните на следующие вопросы.

Что означают руководство и пользовательская документация? Что такое руководство пользователя? Является ли написание руководства пользователя технической документацией? В чем разница между учебным пособием и инструкцией по эксплуатации? Внешняя и внутренняя документация? Документация на продукцию и процесс?

Здесь мы классифицируем и определим все эти связанные термины таким образом, чтобы это имело наибольший смысл, чтобы вы узнали, чем они похожи или различаются. Однако термины документации можно использовать как взаимозаменяемые; Мы их тоже прикроем. Итак, начнем с определения самого общего термина в этой теме:

Документация

Документация — это передаваемый материал, который формально предоставляет информацию для введения, описания, обучения и инструкций относительно системы, продукта, услуги, организации, процедуры или технического процесса. Во многих случаях эти формальные и информативные документы также известны как Руководства.

Перейдем на следующий уровень.

При обсуждении продукта или услуги хорошая классификация может разделить документацию или руководства на две основные группы; Техническая документация и Пользовательская документация . Другая категория может делить документы на документацию по продукции и документацию по процессам, аналогично первой категории. Другой разумный метод классификации документации, особенно касающейся организационных параметров, — это организовать документацию по принципу «внутренняя» или «внешняя».

Мы обсудим их все и начнем с самого широкого.

Внешняя документация

Как можно догадаться по названию, внешняя документация предназначена для обмена с людьми за пределами организации (компании, подразделения и т. д.) для предоставления информации и руководств относительно продукта или услуги. Следовательно, внешнюю документацию можно также назвать документацией по продукту. Внешнюю документацию компании/продукт можно разделить на пользовательскую документацию и системную документацию .

А. Пользовательская документация

Пользовательская документация, также известная как «Документация для конечного пользователя», предназначена для предоставления конечным пользователям исчерпывающей информации о продукте или услуге. Документы этой группы также могут называться «Помощь пользователю». Их основная цель — предоставить пользователям полезную информацию о продукте, например общее введение, описание его функций и инструкции по его установке, использованию и обслуживанию.

В пособиях этой группы предметы преподаются с помощью некоторых технических объяснений. Тем не менее, поскольку целью являются конечные пользователи, они должны ограничить подробную техническую информацию и использовать простой язык со стандартными терминами и выражениями вместо технического жаргона. Поэтому они предоставляют удобные руководства и пошаговые инструкции для практического использования. Соответственно, хотя пользовательская документация находится в компетенции технического писателя (того, кто использует техническую информацию, понимает ее и переводит ее в более короткий и простой контент для конечных пользователей), она не всегда считается технической документацией. Поскольку они обычно не нацелены на экспертов и профессиональных людей. Техническую документацию мы обсудим позже в этой статье.

Давайте рассмотрим различные формы пользовательской документации:

• Руководство по установке и настройке
  • Руководство по установке и настройке содержит подробную информацию об установке, настройке и запуске продукта.
• Инструкция по эксплуатации
  • Руководство, которое инструктирует пользователей, как правильно использовать продукт.
• Руководство по устранению неполадок

  • Руководство, описывающее способы устранения распространенных проблем с продуктом.

• Руководство пользователя
  • Типичное руководство пользователя часто включает в себя все упомянутые выше руководства в одном месте. Руководства пользователя ориентированы на различных пользователей, в том числе опытных и неквалифицированных, и содержат инструкции по настройке, эксплуатации и обслуживанию продукта. Они знакомят пользователей с продуктом и описывают его стандартную функциональность, а также различные функции и приложения. Обычно они включают меры предосторожности при использовании продукта, а также могут включать основные часто задаваемые вопросы и способы устранения неполадок.

Б. Системная документация

Системная документация может представлять собой руководство по обслуживанию или руководство по ремонту . Системная документация включает обзор основных систем, более подробную техническую информацию и инструкции по ремонту, которые помогут механикам, инженерам и другим опытным пользователям отремонтировать продукт.

Внутренняя документация

Внутренняя документация не предназначена для совместного использования извне. Он включает технические детали и организационную политику, процедуры и т. д., которые не нужны или продуктивны для пользователей. Как правило, документы этой группы служат справочником для сотрудников, технических групп, менеджеров и других офисных работников, помогая им выполнять свою работу более эффективно. Как упоминалось выше, внутреннюю документацию можно разделить на техническую/технологическую документацию и организационно-вспомогательную документацию .

А. Техническая документация

Когда мы используем термин техническая документация , мы имеем в виду те внутренние документы, которые распространяются преимущественно среди технического коллектива организации. Они охватывают такие темы, как планы испытаний, процессы разработки, спецификации проектирования, планы проектов, обслуживание и улучшение системы и т. д., а также множество технических терминов. Термин «Процессуальная документация» почти относится к тому же типу документов. Техническая и технологическая документация могут использоваться как взаимозаменяемые.

B. Вспомогательная документация организации

В любой организации существуют различные руководства и документация по обучению сотрудников и определению внутренних организационных принципов, и большая часть этих документов относится к сфере управления персоналом . Давайте обсудим некоторые из наиболее распространенных терминов, связанных с руководствами, с которыми вы сталкиваетесь в организации:

1. Руководство по эксплуатации:

В данное руководство включены стандарты и рекомендации компании, в которых указано, что и как следует делать. Следовательно, это помогает персоналу более правильно и эффективно выполнять свою работу, особенно в части качества и безопасности товаров и услуг.

2. Руководство по антикризисному управлению:

Это руководство инструктирует сотрудников о том, как реагировать на кризисы на рабочем месте.

3. Руководство по аудиту:

Он описывает политику и процедуры аудита компании.

4. Учебное пособие:

Учебное пособие предназначено в первую очередь для улучшения выполняемых задач и может включать инструкции по обучению сотрудников. Учебные пособия могут использоваться в качестве справочных материалов как для новичков, так и для знакомых/опытных сотрудников.

5. Руководство по политике:

Руководство по политике или руководство по политике и процедурам обычно является хорошим справочным материалом для менеджеров и руководителей, помогающим им принимать решения и эффективно управлять бизнесом. Он содержит все руководства, правила и политики компании, а также точные процедуры следования этим политикам и стандартам.

6. Организационное руководство:

Он определяет организационную структуру и включает всю информацию о должностях, задачах, обязанностях, должностных инструкциях, обязанностях, отношениях и иерархии организации. Таким образом, это помогает сотрудникам лучше знать и выполнять свою работу.

Путеводители

Итак, что такое руководство?

По сравнению с терминами руководства, которые мы обсуждали, руководство — это более общий термин, относящийся к любому руководству с руководствами и справкой. Руководство не обязательно посвящено использованию продукта. Руководство пользователя не обязательно должно быть исчерпывающим и может быть простым, как карточка, содержащая несколько полезных инструкций.  

Заключение

Документацию организации можно классифицировать по разным критериям. Один из способов — решить, какие документы будут доступны для внешнего доступа, а какие нет. Подробные технические и корпоративные политики и процедуры не предназначены для распространения среди посторонних. С другой стороны, системная и пользовательская документация может помочь пользователям узнать о продукте компании по мере необходимости. Итак, давайте кратко пробежимся по основным моментам:

Пользовательская документация в основном состоит из следующего:

• Инструкция по эксплуатации
• Инструкция по установке
• Руководство по устранению неполадок
• Руководство пользователя

Цель пользовательской документации:

Помогите пользователям узнать о продукте и о том, как:

• Установить
• Работать
• Устранение неполадок
• Держите пользователей подальше от возможной опасности

Техническая документация в основном охватывает:

• Планы испытаний
• Техническое задание на проектирование
• Планы проекта

Целью технической документации является:

Вести учет технического процесса и приема на работу технических специалистов организации для:

• разработка
• Тестирование
• Обслуживание
• Улучшение