Внутренняя, внешняя, продуктовая, процессная, техническая и пользовательская документация
Вам всегда требовались разъяснения множества терминов, относящихся к разным видам документации? Взгляните на следующие вопросы.
Что означают руководство и пользовательская документация? Что такое руководство пользователя? Является ли написание руководства пользователя технической документацией? В чем разница между учебным пособием и инструкцией по эксплуатации? Внешняя и внутренняя документация? Документация на продукцию и процесс?
Здесь мы классифицируем и определим все эти связанные термины таким образом, чтобы это имело наибольший смысл, чтобы вы узнали, чем они похожи или различаются. Однако термины документации можно использовать как взаимозаменяемые; Мы их тоже прикроем. Итак, начнем с определения самого общего термина в этой теме:
Документация
Документация — это передаваемый материал, который формально предоставляет информацию для введения, описания, обучения и инструкций относительно системы, продукта, услуги, организации, процедуры или технического процесса. Во многих случаях эти формальные и информативные документы также известны как Руководства.
Перейдем на следующий уровень.
При обсуждении продукта или услуги хорошая классификация может разделить документацию или руководства на две основные группы; Техническая документация и Пользовательская документация . Другая категория может делить документы на документацию по продукции и документацию по процессам, аналогично первой категории. Другой разумный метод классификации документации, особенно касающейся организационных параметров, — это организовать документацию по принципу «внутренняя» или «внешняя».
Мы обсудим их все и начнем с самого широкого.
Внешняя документация 
Как можно догадаться по названию, внешняя документация предназначена для обмена с людьми за пределами организации (компании, подразделения и т. д.) для предоставления информации и руководств относительно продукта или услуги. Следовательно, внешнюю документацию можно также назвать документацией по продукту. Внешнюю документацию компании/продукт можно разделить на пользовательскую документацию и системную документацию .
А. Пользовательская документация
Пользовательская документация, также известная как «Документация для конечного пользователя», предназначена для предоставления конечным пользователям исчерпывающей информации о продукте или услуге. Документы этой группы также могут называться «Помощь пользователю». Их основная цель — предоставить пользователям полезную информацию о продукте, например общее введение, описание его функций и инструкции по его установке, использованию и обслуживанию.
В пособиях этой группы предметы преподаются с помощью некоторых технических объяснений. Тем не менее, поскольку целью являются конечные пользователи, они должны ограничить подробную техническую информацию и использовать простой язык со стандартными терминами и выражениями вместо технического жаргона. Поэтому они предоставляют удобные руководства и пошаговые инструкции для практического использования. Соответственно, хотя пользовательская документация находится в компетенции технического писателя (того, кто использует техническую информацию, понимает ее и переводит ее в более короткий и простой контент для конечных пользователей), она не всегда считается технической документацией. Поскольку они обычно не нацелены на экспертов и профессиональных людей. Техническую документацию мы обсудим позже в этой статье.
Давайте рассмотрим различные формы пользовательской документации:
- Руководство по установке и настройке
- Руководство по установке и настройке содержит подробную информацию об установке, настройке и запуске продукта.
- Инструкция по эксплуатации
- Руководство, которое инструктирует пользователей, как правильно использовать продукт.
- Руководство по устранению неполадок
Руководство, описывающее способы устранения распространенных проблем с продуктом.
- Руководство пользователя
- Типичное руководство пользователя часто включает в себя все упомянутые выше руководства в одном месте. Руководства пользователя ориентированы на различных пользователей, в том числе опытных и неквалифицированных, и содержат инструкции по настройке, эксплуатации и обслуживанию продукта. Они знакомят пользователей с продуктом и описывают его стандартную функциональность, а также различные функции и приложения. Обычно они включают меры предосторожности при использовании продукта, а также могут включать основные часто задаваемые вопросы и способы устранения неполадок.
Б. Системная документация 
Системная документация может представлять собой руководство по обслуживанию или руководство по ремонту . Системная документация включает обзор основных систем, более подробную техническую информацию и инструкции по ремонту, которые помогут механикам, инженерам и другим опытным пользователям отремонтировать продукт.
Внутренняя документация
Внутренняя документация не предназначена для совместного использования извне. Он включает технические детали и организационную политику, процедуры и т. д., которые не нужны или продуктивны для пользователей. Как правило, документы этой группы служат справочником для сотрудников, технических групп, менеджеров и других офисных работников, помогая им выполнять свою работу более эффективно. Как упоминалось выше, внутреннюю документацию можно разделить на техническую/технологическую документацию и организационно-вспомогательную документацию .
А. Техническая документация
Когда мы используем термин техническая документация , мы имеем в виду те внутренние документы, которые распространяются преимущественно среди технического коллектива организации. Они охватывают такие темы, как планы испытаний, процессы разработки, спецификации проектирования, планы проектов, обслуживание и улучшение системы и т. д., а также множество технических терминов. Термин «Процессуальная документация» почти относится к тому же типу документов. Техническая и технологическая документация могут использоваться как взаимозаменяемые.
B. Вспомогательная документация организации
В любой организации существуют различные руководства и документация по обучению сотрудников и определению внутренних организационных принципов, и большая часть этих документов относится к сфере управления персоналом . Давайте обсудим некоторые из наиболее распространенных терминов, связанных с руководствами, с которыми вы сталкиваетесь в организации:
1. Руководство по эксплуатации:
В данное руководство включены стандарты и рекомендации компании, в которых указано, что и как следует делать. Следовательно, это помогает персоналу более правильно и эффективно выполнять свою работу, особенно в части качества и безопасности товаров и услуг.
2. Руководство по антикризисному управлению:
Это руководство инструктирует сотрудников о том, как реагировать на кризисы на рабочем месте.
3. Руководство по аудиту:
Он описывает политику и процедуры аудита компании.
4. Учебное пособие:
Учебное пособие предназначено в первую очередь для улучшения выполняемых задач и может включать инструкции по обучению сотрудников. Учебные пособия могут использоваться в качестве справочных материалов как для новичков, так и для знакомых/опытных сотрудников.
5. Руководство по политике:
Руководство по политике или руководство по политике и процедурам обычно является хорошим справочным материалом для менеджеров и руководителей, помогающим им принимать решения и эффективно управлять бизнесом. Он содержит все руководства, правила и политики компании, а также точные процедуры следования этим политикам и стандартам.
6. Организационное руководство:
Он определяет организационную структуру и включает всю информацию о должностях, задачах, обязанностях, должностных инструкциях, обязанностях, отношениях и иерархии организации. Таким образом, это помогает сотрудникам лучше знать и выполнять свою работу.
Путеводители
Итак, что такое руководство?
По сравнению с терминами руководства, которые мы обсуждали, руководство — это более общий термин, относящийся к любому руководству с руководствами и справкой. Руководство не обязательно посвящено использованию продукта. Руководство пользователя не обязательно должно быть исчерпывающим и может быть простым, как карточка, содержащая несколько полезных инструкций.
Заключение
Документацию организации можно классифицировать по разным критериям. Один из способов — решить, какие документы будут доступны для внешнего доступа, а какие нет. Подробные технические и корпоративные политики и процедуры не предназначены для распространения среди посторонних. С другой стороны, системная и пользовательская документация может помочь пользователям узнать о продукте компании по мере необходимости. Итак, давайте кратко пробежимся по основным моментам:

Документация: Официальные описательно-информационные документы. | |||
|---|---|---|---|
| Внутренняя документация : предназначена для людей внутри организации, включая технический и офисный персонал. | Внешняя документация/документация продукта : предназначена для пользователей и посторонних лиц. | ||
| Техническая/технологическая документация : включает планы проектов и испытаний, проекты и разработки, которыми обменивается внутренняя техническая группа. | Документация организационной поддержки: политика, процедуры, стандарты, организационные схемы и учебные материалы компании. | Пользовательская документация: предназначена для конечных пользователей; наиболее распространенной формой является руководство пользователя. | Системная документация: предназначена для опытных пользователей (инженеров и обслуживающего персонала). |
Пользовательская документация в основном состоит из следующего:
- Инструкция по эксплуатации
- Инструкция по установке
- Руководство по устранению неполадок
- Руководство пользователя
Цель пользовательской документации:
Помогите пользователям узнать о продукте и о том, как:
- Установить
- Работать
- Устранение неполадок
- Держите пользователей подальше от возможной опасности
Техническая документация в основном охватывает:
- Планы испытаний
- Техническое задание на проектирование
- Планы проекта
Целью технической документации является:
Вести учет технического процесса и приема на работу технических специалистов организации для:
- разработка
- Тестирование
- Обслуживание
- Улучшение