Intern, Extern, Produkt-, Process-, Teknisk och Användardokumentation

Har du alltid behövt förtydligas med många termer som hänvisar till olika typer av dokumentation? Ta en titt på följande frågor.

Vad betyder manual och användardokumentation? Vad är en användarmanual? Anses skrivandet av en användarmanual som teknisk dokumentation? Vad är skillnaden mellan en utbildningsmanual och en bruksanvisning? Extern och intern dokumentation? Produkt- och processdokumentation?

Här kommer vi att klassificera och definiera alla dessa relaterade termer på ett sätt som är mest meningsfullt, så att du kommer att lära dig hur de är lika eller olika. Dock kan dokumentationstermer användas omväxlande; Vi täcker dem också. Så låt oss börja med att definiera den mest allmänna termen i detta ämne:

Dokumentation

Dokumentation är överförbart material som formellt ger information för introduktion, beskrivning, utbildning och instruktion om ett system, produkt, tjänst, organisation, procedur eller teknisk process. I många fall är dessa formella och informativa dokument även kända som manualer.

Låt oss gå till nästa nivå.

När man diskuterar en produkt eller tjänst kan en bra klassificering dela upp dokumentation eller manualer i två huvudgrupper; Teknisk dokumentation och användardokumentation . En annan kategori kan dela in dokument i produktdokumentation och processdokumentation, liknande den första kategorin. En annan rimlig metod för att klassificera dokumentation, särskilt vad gäller organisatoriska inställningar, är att organisera dokumentation utifrån att den är intern eller extern.

Vi kommer att diskutera dem alla och börja med den bredaste.

Extern dokumentation

Som du kan gissa på dess namn är extern dokumentation avsedd att delas med personer utanför en organisation (företag, affärsenhet, etc.) för att ge information och guider angående en produkt eller tjänst. Därför skulle extern dokumentation också kunna kallas Produktdokumentation. Ett företags externa/produktdokumentation skulle kunna delas upp i Användardokumentation och Systemdokumentation .

A. Användardokumentation

Användardokumentation, även känd som slutanvändardokumentation, riktar sig till slutanvändare för att tillhandahålla omfattande information om en produkt eller tjänst. Dokument i denna grupp kan också kallas för användarhjälp. Deras primära syfte är att hjälpa användarna med användbar information om en produkt, såsom en allmän introduktion, beskrivning av dess funktioner och instruktioner om installation, användning och underhåll av den.

Manualer i denna grupp lär ut ämnen genom någon teknisk förklaring. Ändå, eftersom målet är slutanvändare måste de begränsa detaljerad teknisk information och använda ett enkelt språk med standardtermer och uttryck istället för teknisk jargong. Därför tillhandahåller de användarvänliga guider och steg-för-steg-instruktioner för praktisk användning. Följaktligen, även om användardokumentation tillhör en teknisk skribent (en som använder den tekniska informationen, förstår den och översätter den till kortare och enklare innehåll för slutanvändarna), anses den inte alltid vara teknisk dokumentation. Eftersom de vanligtvis inte riktar sig till experter och professionella människor. Vi kommer att diskutera teknisk dokumentation senare i den här artikeln.

Låt oss granska olika former av användardokumentation:

• Installations- och inställningsmanual
  • Installations- och installationsmanualen innehåller detaljerad information om installation, konfigurering och start av en produkt.
• Instruktionsmanual
  • En manual som instruerar användarna hur de ska använda produkten på rätt sätt.
• Felsökningsmanual

  • En manual som tar upp hur man åtgärdar vanliga problem med produkten.

• Användarmanual
  • En typisk bruksanvisning innehåller ofta alla guider som nämns ovan på ett ställe. Användarmanualer fokuserar på olika användare, inklusive skickliga och outbildade, och ger instruktioner om produktens installation, drift och underhåll. De introducerar produkten för användarna och beskriver dess standardfunktionalitet och dess olika funktioner och applikationer. De inkluderar vanligtvis försiktighetsåtgärder angående användning av produkten och kan också inkludera grundläggande FAQ och felsökning.

B. Systemdokumentation

Systemdokumentationen kan komma som en servicemanual eller en reparationsmanual . Systemdokumentationen innehåller en översikt över de underliggande systemen, mer detaljerad teknisk information och reparationsinstruktioner för att hjälpa mekaniker, ingenjörer och andra avancerade användare att reparera produkten.

Intern dokumentation

Intern dokumentation är inte avsedd att delas externt. Det inkluderar tekniska detaljer och organisationspolicy, procedurer etc. som är onödiga eller produktiva för användarna. I allmänhet fungerar dokument i denna grupp som en referens för anställda, tekniska team, chefer eller andra kontorsanställda för att få sitt jobb gjort mer effektivt. Som nämnts ovan kan intern dokumentation delas in i Teknisk/Processdokumentation och Organisation-Support Documentation .

A. Teknisk dokumentation

När vi använder termen teknisk dokumentation avser vi de interna dokument som huvudsakligen distribueras till en organisations tekniska team. De täcker ämnen som testplaner, utvecklingsprocesser, designspecifikationer, projektplaner, underhåll och förbättring av systemet, etc., och många tekniska termer. Begreppet processdokumentation syftar nästan på samma typ av dokument. Teknisk dokumentation och processdokumentation kan användas omväxlande.

B. Organisation-supportdokumentation

I alla organisationer finns det olika manualer och dokumentation för att utbilda anställda och definiera interna organisatoriska riktlinjer, och de flesta av dessa dokument är inom HR-området . Låt oss diskutera några av de vanligaste manualrelaterade termerna du stöter på i en organisation:

1. Bruksanvisning:

Denna manual innehåller standarder och riktlinjer för ett företag som beskriver vad och hur som ska göras. Därför hjälper det personalen att göra sitt jobb mer korrekt och effektivt, särskilt när det gäller kvaliteten och säkerheten för varor och tjänster.

2. Krishanteringsmanual:

Det är en manual för att instruera anställda om hur de ska reagera på kriser på arbetsplatsen.

3. Revisionsmanual:

Den beskriver revisionspolicyer och rutiner för ett företag.

4. Utbildningshandbok:

En utbildningsmanual är i första hand utformad för att förbättra utförda uppgifter och kan innehålla instruktioner för utbildning av anställda. Utbildningshandböcker kan användas som referensguider för både nybörjare och bekanta/erfarna medarbetare.

5. Policymanual:

En policymanual eller en policy- och proceduremanual är vanligtvis en bra referens för chefer och arbetsledare för att hjälpa dem att fatta beslut och driva verksamheten effektivt. Den innehåller alla företagets riktlinjer, regler och policyer, samt de exakta procedurerna för att följa dessa policyer och standarder.

6. Organisationsmanual:

Den definierar organisationsstrukturen och inkluderar all information om en organisations positioner, uppgifter, uppgifter, arbetsbeskrivningar, ansvar, relationer och hierarkier. Så det hjälper anställda att känna till och utföra sin arbetsposition bättre.

Guider

Nu, vad är en guide?

Jämfört med de manuella termerna vi diskuterade är en guide en mer allmän term, som syftar på vilken manual som helst med guider och hjälp. En guide handlar inte nödvändigtvis om att använda en produkt. En användarhandbok behöver inte vara heltäckande och kan vara så enkel som ett kort och ge användarna några användbara instruktioner.  

Slutsats

Dokumentation av en organisation kan kategoriseras i olika metoder. En metod är att bestämma vilka dokument som ska delas externt och vilka som inte gör det. Detaljerade tekniska och företagspolicyer och procedurer är inte avsedda att distribueras till utomstående. Å andra sidan kan system- och användardokumentation hjälpa användare att lära sig om ett företags produkt efter behov. Så låt oss ta en snabb genomgång av huvudpunkterna:

Användardokumentationen består huvudsakligen av följande:

• Instruktionsmanual
• Installationsmanual
• Felsökningsmanual
• Användarmanual

Mål för användardokumentation är:

Hjälp användare att lära sig om en produkt och hur man:

• Installera
• Fungera
• Felsökning
• Håll användarna borta från möjlig fara

Teknisk dokumentation omfattar huvudsakligen:

• Testplaner
• Teknisk designspecifikation
• Projektplaner

Mål för teknisk dokumentation är:

Håll register över den tekniska processen och introduktionstekniker i en organisation för:

• utveckling
• Testning
• Underhåll
• Förbättring