Topp 13 enkla men kraftfulla regler för att skapa användarmanualer

En användarmanual skapas i första hand för att stödja användarna i hur man använder en produkt och löser problem. Perfekta användarguider och kundsupport är avgörande vid många köp, och det är därför det inte är ett engångsjobb att skapa en användarmanual.

Tvärtom är det ett pågående projekt som pågår så länge en produkt existerar. Därför är uppdaterade och lättillgängliga manualer och interaktiva användarguider viktiga för alla företag. Vi kommer att diskutera användarmanualens livscykel i en separat artikel, men i den här kommer vi att prata om faktorer som påverkar användbarheten och populariteten för teknisk dokumentation , vilket kan leda till att dina tjänster och produkter blir mer kända.

Här är de 13 bästa enkla men kraftfulla tipsen som alla tekniska skribenter måste tänka på när de skapar en användarguide. Vi kommer också att lära oss hur Sonat hjälper oss att göra en enorm skillnad och skapa en onlineanvändarguide som sticker ut och ger våra kunder en fantastisk användarupplevelse.

1. Se till att du helt känner till din produkt

Omfattande kunskaper i ämnet du skriver om är ett måste.

Du kan inte instruera människor hur de ska använda en produkt och lösa deras problem om du inte känner till den produkten.

Även om du alltid kan vända dig till experterna för mer djupgående kunskap, måste du se till att du känner till produkten väl och har praktisk erfarenhet för att lära ut och ge tydliga instruktioner.

Du kan inte instruera människor hur de ska använda en produkt om du inte känner till den helt.

Här är några tips som hjälper dig att skriva en lättförståelig användarinstruktion:

• Utför proceduren du skriver om steg för steg.
• Att undervisa i ett ämne är ett smart sätt att bemästra det. Försök lära ut proceduren, be om feedback och gör sedan förbättringar och ta bort oklarheter baserat på indata.
• Tveka inte att söka expertutlåtande om det finns delar du inte är 100% säker på.

2. Identifiera din målgrupp

Att identifiera din målgrupp och anpassa efter deras behov är grundläggande innan du utarbetar en bruksanvisning. Du bör noga bestämma vem du vänder dig till. Tänk på deras bakgrund, kunskap, professionellhetsnivå och anledningen till att de hänvisar till din guide.

Dina användare kan vara:

• En förstagångsanvändare; obekant med din produkt.
• Befintliga kunder som inte är bekanta med vissa funktioner.
• Professionella användare som ibland stöter på några oväntade problem eller glömmer hur man använder vissa specifika funktioner.

Därför måste du sätta dig själv i dina användares skor för att upptäcka vad de kan behöva och hur du kan tillgodose deras behov bäst. Det skulle också hjälpa dig att ha ett klokt val av ord.

När du skriver för en allmän användare måste du minimera användningen av teknisk terminologi, akronymer och jargong så att du inte skulle förvirra och skrämma dina kunder. Att tillhandahålla en ordlista skulle vara till hjälp om det är oundvikligt att använda teknisk terminologi.

Glöm inte att du skriver för dina användare som letar efter en knapp för att få din produkt, inte för utvecklarna eller experterna. Och återigen, kom ihåg att du inte skapar en användarmanual för att imponera på människor genom att använda stora ord; detta är för att informera dina användare. Därför måste du göra det så begripligt som möjligt.

Vissa saker kan vara uppenbara för dig och andra experter, men ändå ett frågetecken för dina användare. Att titta på en faktisk användare som använder din produkt kan ge dig en bra uppfattning om specifika saker som du har ignorerat.

Identifiera din publik, skapa en persona, sätt dig själv i deras skor och tänk som de gör.

Här är några tips att tänka på när du definierar din målgrupp:

• Tänk på användarnas specifikationer, deras behov och de frågor de kan ha.
• Om din publik inte är teknisk, minimera användningen av tekniska termer och förklara för dem om du måste använda några.
• Skriv steg-för-steg-instruktioner på ett enkelt språk.

3. Använd en lämplig och konsekvent skrivstil

Välj en lämplig skrivstil. I allmänhet kan en semi-formell eller formell stil som följer en etablerad standard hjälpa dig att dela informationen effektivt i din manual.

Kom ihåg att detta är en instruktionsguide vars primära syfte är att informera läsarna och hjälpa dem att lösa de problem de kan stöta på. Det är inte en bra tid att använda en humoristisk ton eller överdriven informalitet, vilket kan leda till att huvudpoängen går förlorad.

Att skriva med en aktiv röst och fokusera på dina läsare är en viktig faktor du måste tänka på eftersom det är mycket lättare att förstå. Eftersom en aktiv röst specificerar ämnet tydligare, minimerar den förvirring, särskilt när en åtgärd måste utföras av användarna själva.

Att etablera standarder kan hjälpa dig att oroa dig mindre för vad du ska bestämma där det finns olika sätt att använda ord eller presentera illustrationer och diagram.

4. Ge raka och exakta instruktioner på ett enkelt språk

Du skriver en bruksanvisning för att hjälpa användare att enkelt svara på sina frågor, åtgärda ett problem eller lära sig hur man använder produkten korrekt och säkert. Ge tydliga och exakta instruktioner med ett enkelt språk.

Här är några tips:

• Håll det kortfattat. Undvik att fylla dina meningar med onödiga detaljer och upprepade påståenden.
• Använd tydliga och enkla ord.
• Dela upp en komplicerad process i mindre bitar och ge steg-för-steg och lätta att följa instruktioner.

5. Strukturera och designa din guide

Din bruksanvisnings layout och design har en enorm effekt på dess funktionalitet. Formatera din manual på ett sätt som hjälper användare att hitta det de letar efter ganska enkelt. Du kan nå detta mål genom att infoga en innehållsförteckning som adresserar alla rubriker och underrubriker på första sidan i din manual.

Sonat är en gratis skapande av användarmanualer online . Den genererar automatiskt en PDF-version av din användarmanual med en innehållsförteckning.

Använd en konsekvent layout genom hela texten. Att designa och använda en mall kan hjälpa till att följa samma standard.

Undvik att presentera en skrämmande och förvirrande manual med fullproppad tråkig text. Använd olika färger, typsnitt, illustrationer och visuella mönster för att hjälpa dina användare att följa stegen och skilja mellan flera procedurer, vikten av andra ämnen, varningar och så vidare.

När allt kommer omkring ska din manuals format och design ge den ett användarvänligt utseende så att dina kunder finner den både lätt att följa och tilltalande för ögat.

Att använda en standardmall för användarmanual kan ge dig ett förberett format och design för att säkerställa att du är på rätt väg och inte missar en viktig rubrik. Det kan spara mycket tid och energi.

Sonat ger dig också olika alternativ för att göra en interaktiv design för din användarmanual. Du kan ha ett obegränsat antal hierarkiska ämnen. Du kan välja mellan typsnitt, stilar, färger, citatblock, kodblock och många fler. Användare har möjlighet att se manualen i mörkt läge eller ljust läge.

När det gäller branding, med Sonat kan du välja ett specifikt tema, varumärkesfärg och logotyp för varje användarmanual. Du kan börja använda Sonat för att skriva produktdokumentation, en användarmanual eller en handledning för din publik gratis.

6. Använd bilder för mer förtydligande

Presentera dina manualer med tydliga bilder. Vanligtvis är instruktioner för visuellt innehåll, inklusive illustrationer, foton, skärmdumpar, symboler och korta instruktionsvideor, mycket lättare att följa och ta till sig. Endast textbaserade manualer kan tråka ut eller skrämma användare.

Dessutom kan visuell design också tjäna som en kostnadsbesparing eftersom det minskar översättningsarbetet.

Här är några tips att komma ihåg när du lägger till bilder:

• Använd foton av hög kvalitet.
• Använd enkla illustrationer snarare än komplexa bilder.
• Infoga korta filmer.
• Lägg till bildtexter till dina videor för indexering och sökning.

Du kan infoga och redigera alla typer av bilder med Sonat. Det låter dig också enkelt bädda in YouTube-, Vimeo- och DailyMotion-videor i din användarhandbok.

7. Skriv om, redigera och korrekturläs din manual

För det mesta behöver du läsa, skriva om, redigera och korrekturläsa allt innehåll du skapar innan du publicerar. bruksanvisningar är inget undantag.

Redigering och revidering kan behövas i olika aspekter av stilen och språket, inklusive grammatik, stavning och skiljetecken.

Vanligtvis arbetar ett team av tekniska skribenter tillsammans för att skapa en bra användarguide samtidigt som de ständigt söker experters åsikter. Dessutom kan en grupp översättare också läggas till i teamet. När en sådan grupp arbetar med ett projekt finns det inget viktigare än att dela olika typer av dokumentation med teamet för granskning och redigering. Så att alla medlemmar kan samarbeta för att förbättra texten samtidigt.

Genom att använda Sonat kan du njuta av en centraliserad delad plattform för att arbeta, läsa, redigera och samarbeta i dokument. Vi kommer att utrusta den med en stavnings- och grammatikkontroll på 18 språk.

Fortfarande i tvivel? Läs Vad exakt är en användarmanual och varför är den så viktig? Det är nyckelhemligheten för att tillfredsställa dina användare!

Sonat ger dig två olika världar; "Utkastvärlden" är faktiskt bakom kulisserna, där bara du och ditt team har tillgång, och ni kan alla redigera och redigera så många gånger som behövs innan ni publicerar ert arbete.

Och så finns det "publiceringsvärlden" som exponeras för dina användare och är vad din publik äntligen ser. Men eftersom det är lika enkelt att släppa dina manuella uppdateringar av Sonat som att klicka på publicera-knappen, kan du redigera, uppdatera och publicera dina nya versioner. Du kan alltid komma åt utkastvärlden, där historikfunktionen hjälper dig att hålla reda på alla ändringar.

8. Överväg översättning och språklokalisering

För att få ditt företag att växa, skulle du definitivt älska att imponera på dina kunder var som helst i världen och uppfylla deras förväntningar. Därför bestämmer du dig mest för att få din bruksanvisning översatt till andra språk.

Sonat ger dig denna möjlighet att introducera upp till 184 språk i en enda manual.

Manualen skapad av Sonat skulle visas för dina användare baserat på deras lokala språk i deras webbläsare. Men om du inte har tillhandahållit översättningar på det specifika språket, kommer din manuals standardspråk att visas för dina användare.

Här är en anteckning att komma ihåg när du försöker tillhandahålla en översättning av ditt innehåll:

Glöm inte att ta hand om språklokalisering för att kommunicera effektivt. Språklokalisering är mer än bara översättning, med tanke på att det innebär en djupgående kunskap om målkulturen så att produkten effektivt skulle anpassa sig till lokala behov. Detta kan göras som ett separat steg efter översättning. Att rekrytera professionella översättare med en utmärkt förståelse för målspråket och kulturen i första hand, helst med modersmål, skulle dock alltid göra denna process mycket enklare.

9. Inkludera referenser och tillhandahåll länkar till andra resurser

Ett avgörande steg är att tillhandahålla länkar till din organisations resurser så att dina användare enkelt kan komma åt relevant information. Detta kan tillhandahållas i onlinehandböcker, vilket gör det enkelt att söka information. Med Sonat kan du enkelt skapa interna och externa länkar i din onlinemanual.

10. Be om feedback

Du skriver en användarmanual för att hjälpa kunder att använda din produkt enkelt. Det är därför du inte kan skapa en perfekt guide innan du får feedback från personer som använder din produkt.

Innan publicering

Innan din användarhandbok blir offentlig, testa manualen med några riktiga användare från din organisation, betatestare eller till och med anställda med minsta kunskap om din produkt och be om feedback. Det hjälper dig att upptäcka dina sjukdomar för att tillgodose deras behov.

Vänligen notera de delar som de kan ha svårt att följa din guide. Det skulle hjälpa om du också bad om feedback från experter och utvecklare. De känner produkten bäst och kan ge dig värdefulla tips ur ett proffsperspektiv.

Här är en annan tid då Sonat kan vara ett gyllene verktyg för dig. Kom ihåg de två separata världarna i Sonat vi diskuterade tidigare; Utkast och publicera. Utkastvärlden skulle kunna tillåta ett team av författare att redigera och förbättra otaliga. Tja, den här världen är inte begränsad till tekniska skribenter och redaktörer. Du kan ge tillgång till en grupp betatestare och be om feedback innan du publicerar ditt arbete.

Efter publicering

du kommer att få feedback efter att du har publicerat din manual. Användare kan lämna kommentarer om varje fall och dela sina erfarenheter av din produkt. Det hjälper dig att ständigt övervaka användarnas åsikter, känna igen dina nackdelar och förbättra den relevanta delen omedelbart.

11. Gör den tillgänglig

När du har skapat din användarmanual är det dags att presentera den för dina slutanvändare. Det bästa sättet att distribuera din bruksanvisning är att publicera den online. Även om du också kan erbjuda en tryckt version, har onlinehandböcker många fördelar jämfört med guider som endast kan skrivas ut.

För att nämna några, använder många människor att söka på nätet och leta efter information. Utan tvekan är onlinehandböcker också lättare att uppdatera och dela. Dessutom skulle det vara bäst att överväga tillgängligheten för dina funktionshindrade kunder; elektroniska versioner ger bättre tillgänglighet för användare med funktionshinder som synnedsättning eller svaga färdigheter i handmanipulation.

Du bör tillhandahålla sökalternativ i din manual, använda ett användarvänligt gränssnitt (UI) och se till att det ser bra ut på surfplattor och mobiltelefoner. Sonat kan ge dig alla dessa funktioner samtidigt som det ger användarna möjlighet att ladda ner en PDF-version och spara den till senare. Därför kan dina användare komma åt manualen, även om de inte har tillgång till internet.

12. Håll manualen uppdaterad

Håll innehållet i din manual uppdaterat. Uppmuntra dina användare att dela sina erfarenheter, rekommendationer och idéer. Använd användbar feedback och förslag för att förbättra ditt innehåll för bättre förståelse. Det visar dina användare att du ständigt förbättrar dina produkter, ännu viktigare, tar hand om och respekterar deras idéer.

Online-manualer har en anmärkningsvärd fördel i detta avseende, med tanke på att uppdaterade versioner kan vara tillgängliga för alla med ett klick.

13. Underskatta inte dess marknadsföringspotential

Även om användarinstruktionens primära mål är att dela användbar information, försumma inte dess marknadsföringspotential. Naturligtvis bör direktmarknadsföring och försäljningsinformation undvikas i manualer, men bra användarstöd kommer att leda till fler köp.

Dina onlinehandböcker och produktdokumentation kan vara ett av de viktigaste verktygen för att förbättra sökrankningen och generera potentiella kunder för din webbplats.

Sonat kan tjäna dina marknadsföringsmål med robusta SEO-funktioner inklusive men inte begränsat till:

• Integrering av Google Search Console
• Integrering med Bing Search Console
• Beskrivning metatagg
• Användbar URL för dokument, dokumentvarianter och ämnen
• Använder rubriker
• Integrering av Google Analytics
• CDN, Sonat använder ett kraftfullt Content Delivery Network som minskar innehållets laddningstid och kommer att leda till en bättre effekt på sökmotorerna, vilket resulterar i en bättre sökrankning.
• Använd din onlinemanual som ett värdefullt verktyg för att tjäna dina marknadsföringsmål.
• Förbättra din sökrankning och generera potentiella kunder för din webbplats med hjälp av din användarmanual.

Vad är nästa steg?

Är du redo att börja skriva din manual? Låt oss gå djupare och lära oss om dess avsnitt, rubriker, komponenter och innehåll. Läs här: Hur du skapar en professionell användarmanual.

Rädd för att skriva från grunden? Mallar gör underverk. Bli Medlem och Skriv en professionell manual med gratis mallar för användarmanualer .